- Flux Physiques : TSA, boite postale, enlèvement prise en charge, préparation, paramétrage de la chaîne de numérisation.
Numérisation fidèle
Renforcez la valeur probatoire de vos documents numérisés.
Tout savoir sur l'expertise
Entreprise, administration, facilitez l'accès à l'information tout en renforçant la pérennité et l'intégrité de vos copies numériques.
Contrats, factures, notes de frais, devis, bons de commande, CGV, dossiers du personnel, les originaux papier de certains de vos documents engageants doivent être conservés pour des raisons légales ou patrimoniales.
Dans le même temps, vos collaborateurs doivent pouvoir y accéder facilement au gré des besoins de votre organisation, y compris en situation de mobilité.
Il est primordial de simplifier la recherche des documents, mais également de garantir l’intégrité des informations tout en s’affranchissant du papier.
Qu'est ce que la numérisation fidèle ?
La numérisation fidèle garantit une reproduction à l’identique tant sur la forme que le fond de vos documents papier. Il s’agit de la première étape pour obtenir une copie fiable, qui donne une valeur probante aux documents numérisés.
Les copies numérisées « fidèles » peuvent être conservées de manière pérenne dans un Système d’archivage Electronique (SAE) certifié AFNOR NF 461 si le client opte pour ce service.
Ce qui vous permet d’être en conformité avec le RGPD.
Xelians vous accompagne
Faites confiance à Xelians, prestataire certifié NF Z42-026 pour les processus de numérisation fidèle.
Xelians qualifie et paramètre la chaîne de numérisation probante puis Xelians définit le cadre organisationnel et technique de la prestation dans la Convention de Numérisation (CDN). Nous formalisons des résultats lors de la qualification dans le PV de Conformité : nous définissons le lot, le profil de numérisation, les livrables numériques, les contrôle réalisés…
Vous pouvez présenter vos copies numériques fidèles comme élément de preuve en cas de perte, de vol ou de dégradation des originaux. Xelians est un opérateur certifié NF Z42 – 013 sur l’ensemble de la chaine documentaire.
Avec la numérisation fidèle, vous respectez les exigences règlementaires en matière de conservation des informations de votre secteur : RGPD, droit à l’oubli, confidentialité, données de santé, etc.
Une équipe projets expérimentée vous accompagne et pilote votre projet de numérisation dans le respect des exigences et recommandations de la norme NF Z42-026.
Processus
Les étapes clés
Capture de flux
Capture de flux
Numérisation à valeur probatoire, indexation
Numérisation à valeur probatoire, indexation
- Numérisation, indexation, contrôle NUMÉRISATION À VALEUR PROBATOIRE Traitement automatique des flux : LAD/RAD/OCR, vidéocodage, empreinte, horodatage, cachet électronique. attestation de numérisation fidèle, contrôles qualitatifs.
Mise à disposition
Mise à disposition
- Intégration GED, SI client, application métier, dépôt des documents dans des corbeilles virtuelles.
Archivage des originaux, restitution et reporting
Archivage des originaux, restitution et reporting
- Archivage numérique : archivage électronique à vocation probatoire NF Z42-013.
- Archivage Physique : archivage papier sécurisé (SIAF), reconditionnement, restitution ou destruction.
- Traçabilité de toutes les opérations, statistiques d’activité, suivi en temps réel des opérations.
Juridiques
Respectez les exigences règlementaires en matière de conservation des informations de votre secteur : RGPD, droit à l’oubli, confidentialité, données de santé, etc.
Protéger vos droits en cas de contentieux.
Justifier votre activité lors d’un contrôle fiscal par exemple.
Financiers
Réduisez votre temps consacré à la recherche d’archives : vous trouverez rapidement vos documents.
Limitez au maximum vos risques liés à la RGPD : pas de sanctions de la part de la CNIL sur un non-respect de la RGPD.
Historiques
Valorisez votre patrimoine historique.
Conservez vos copies numériques sur le long terme : vous assurez une conservation selon le nombre d’année que vous désirez pour vos copies numériques.
- Une chaîne de numérisation certifiée NF 544 conformément au Référentiel NF Z42-026 « Prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier », pour nos sites de numérisation.
- Une certification ISO 27001 pour le périmètre fourniture et maintien en condition opérationnelle de l’infrastructure destinée à héberger les applications éditées et fournies par Xelians.
- Une équipe projets expérimentée : Accompagnement, pilotage, suivi, dans le respect des exigences et recommandations de la norme NF Z42-026.
Beatrice Rault
Opératrice polyvalente
"Nous maitrisons parfaitement le processus de numérisation fidèle, notre chaîne de numérisation est certifiée NF 544. Nous mettons à disposition un horodatage par étape. Nous vous proposons du sur-mesure pour répondre à vos besoins."
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