Archivage Physique
Externalisez vos archives et gagnez des m2
VOS enjeux
L’archivage physique des documents : bien plus qu’une obligation légale !
D’après les statistiques dégagées par le rapport InfoTrends, 30 %1 des principaux documents d’entreprise sont encore constitués d’imprimés.
Que ces documents papier aient été créés par votre organisation ou qu’ils proviennent de l’extérieur (factures, contrats, dossiers RH, dossiers patients, etc.), ils doivent être conservés en toute sécurité sur le long terme pour répondre aux obligations légales (10 ans pour une facture, 30 ans pour un contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers).
En plus d’un espace de stockage dédié dans vos locaux, ces archives doivent être bien organisées afin d’être facilement accessibles en cas d’audit par exemple.
1Roadmap 2006 : Image Scanning Trends
Nos points forts
- Certification NF 342 NF Z 40-350, prestation d’archivage et de gestion externalisée de documents
- 9000 kilomètres d’archives conservés et sécurisés (soit la distance Paris-Los Angeles)
- 35 sites de conservation répartis dans l’hexagone dont 11 agréés SIAF
- 7 sites de conservation pour les supports audiovisuels et les supports informatiques
- 350 000 supports informatiques conservés et sécurisés
- 400 000 supports audiovisuels conservés et sécurisés
- 40 salles de consultation
- Une équipe d’experts en traitement documentaire : Archivistes expérimentés, diplômés de l’enseignement supérieur avec une parfaite maîtrise des normes archivistiques et des règles d’indexation, chefs de projets, etc.
Notre offre
Archivage Physique
Confiez la sécurité de votre patrimoine documentaire à Xelians, leader français de l’archivage physique !
Notre offre en détail
Confiez la sécurité de votre patrimoine documentaire à Xelians, Leader français de l’archivage physique !
Nous vous proposons une solution complète d’externalisation adaptée à tous types d’archives (dossiers vivants, archives intermédiaires, archives publiques, archives sensibles, supports audiovisuels, etc.).
Vous bénéficiez en plus de prestations sur-mesure et parfaitement adaptées à vos enjeux métiers et à votre budget : prise en charge de vos archives dans vos locaux, conditionnement, transport, conservation sur un de nos sites basé en France, livraison physique ou numérique des documents, destruction avec délivrance d’un certificat.
Archivez vos documents intermédiaires
Pièces comptables, documents commerciaux, …. Nous vous proposons une solution adaptée sur l’un de nos 35 sites de conservation basés en France avec une livraison du document pour consultation physique ou numérique.
Sauvegardez vos Supports Audiovisuels
Bobine 35 mm, CD, Betacam, … nous disposons de vidéothèques sur 7 sites pour conserver ce type de supports dans des conditions spécifiques : un système de détection anti-intrusion, surveillance vidéo 24h/24, accès dédié avec contrôle renforcé, détection incendie, climatisation avec température contrôlée de 18° (+ ou- 2°), hygrométrie entre 40 et 50 %.
Des conditions de transport sont également adaptées : transporteur anonyme, conteneurs cadenassés, véhicules sécurisés, climatisés et géo localisés.
Sécurisez vos Sauvegardes Informatiques
Cartouches LTO, disques optiques, … nous vous offrons des salles dédiées sur 7 sites de conservation pour ce type de support dans des conditions spécifiques : climatisation avec température contrôlée de 18° (+ ou- 2°), hygrométrie entre 40 et 50 %, système de surveillance vidéo 24h/24, système de détection anti-intrusion.
Des conditions de transport adaptées : transporteur anonyme, conteneurs cadenassés, véhicules sécurisés, climatisés et géo localisés. Des rotations sont réalisées 5 jours sur 7 et calquées sur votre planning de sauvegardes.