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    qu-est-ce-qu-une-gestion-electronique-du-courrier

    Dématérialisation de processus

    • Qu’est-ce que la Gestion Électronique de Courrier ?

    Qu’est-ce que la Gestion Électronique de Courrier ?

    La Gestion Électronique de Courrier (GEC) est une gestion innovante du courrier. Elle résout le casse-tête de la gestion des correspondances papiers et numériques à capter, à traiter, à distribuer et à conserver. Comment ? En centralisant la gestion des courriers entrants, sortants et internes.

     

    Répondre aux défis de la digitalisation des échanges

    Plus de 60 % des informations entrantes sont des documents papiers ou numériques. Leur volume devrait être multiplié par 2 voire 4 d’ici 2021, sous l’effet de la digitalisation des échanges. Capturer l’information, être en mesure de la qualifier, de la diffuser largement et de la traiter n’importe où, n’importe quand…des étapes essentielles pour prendre des décisions éclairées, améliorer l’expérience client ou la relation usager, et accroître l’efficacité opérationnelle.

     

    Et à ceux de la dématérialisation des documents

    Aussi bien dans le secteur public que privé, la gestion du courrier est une fonction importante qui tend à être dématérialisée. C’est là qu’intervient la Gestion Electronique de Courrier (GEC) pour aider à gérer les flux d’informations entrants et sortants. A la clé, des gains importants en termes de délais de traitement des courriers, de leur distribution et de procédures de validation. Les fonctions d’indexation, de traçabilité et d’archivage offrent également un cadre sécurisé et pérenne à la dématérialisation des courriers. En outre, la GEC influe sur la qualité et l’efficacité dans les relations avec les usagers, les clients, les fournisseurs et les partenaires.

     

    Comment fonctionne une GEC ?

    Une GEC est un assemblage d’outils de numérisation, d’indexation, de workflow, d’édition et de messagerie. Elle permet de fluidifier les processus de traitement et de réponse des correspondances, au bureau ou à distance. Elle centralise tous les documents entrants qu’ils soient issus d’une numérisation, d’une boîte email, de formulaire de contact web, d’applications métiers…

     

    Quelles solutions de GEC choisir ?

    De nombreuses solutions GEC existent sur le marché soit en mode Open Source ou propriétaire. Elles sont en capacité de traiter le courrier dans ses multiples dimensions : indexation, bannettes électroniques, outils de recherche, parapheur électronique… Une solution, telle que Maarch Courrier, offre de nombreuses fonctionnalités, telles que  :

    • La traçabilité des courriers et des réponses ;
    • La facilitation des transmissions, des recherches et des annotations ;
    • Le suivi des délais de réponses ;
    • L’archivage des échanges.

     

    En savoir plus sur la GEC

    Sources des données chiffrées : études 2019 AIIM, Gartner, Markess by exægis
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