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    FAQ - Qu'est ce que la PAF

    Dématérialisation de processus

    • Qu’est-ce que la Piste d’Audit Fiable ?

    La Piste d’Audit Fiable (PAF) est un document qui sert à reconstituer, dans un ordre chronologique, la totalité du processus de facturation. Toutes les entreprises sont tenues de l’adopter dans le cadre du traitement de leurs factures.

    La Piste d’Audit Fiable reconstitue le processus documenté d’une opération et relie les différents documents de ce processus. Elle garantit que la facture émise ou reçue reflète l’opération qui a eu lieu.

    Elle justifie ainsi toute opération par une pièce d’origine, à partir de laquelle il doit être possible de remonter par un cheminement ininterrompu à la facture et réciproquement.

    Sa finalité : prévenir tout risque de fraude et s’assurer que l’opération a été réalisée, dans le respect des lois et règlements en vigueur.

    Quelle réglementation encadre la Piste d’Audit Fiable ?

    La PAF est obligatoire depuis l’entrée en vigueur de la directive européenne 2010/45/UE, transposée en France au 1er janvier 2014. Cette directive européenne et la Doctrine fiscale de 2013 propose 3 voies de facturation électronique :

      1. PDF simple (obligation d’établir une PAF) ;
      2. PDF signé ;
      3. EDI (impose l’utilisation de l’échange de données informatisées).

    Trois autres évolutions réglementaires sont venues encadrer la traçabilité des factures :

    • L’article 3 de l’ordonnance du 26 juin 2014 a prévu un passage progressif à la facturation électronique – du 1er janvier 2017 au 1er janvier 2020 – pour les entreprises facturant aux services du secteur public. Toutes les entreprises françaises sont donc à ce jour dans l’obligation d’adresser des factures numériques pour des contrats conclus avec l’Etat, les collectivités territoriales et les établissements publics.
    • Le décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016 (copie fiable) précise les modalités du procédé permettant de présumer la fiabilité de la copie réalisée, c’est-à-dire sa fidélité à l’original et son intégrité/incorruptibilité.
    • L’Arrêté du 22 Mars 2017 (l’archivage légal) autorise le réceptionnaire de la facture à produire des copies fiables en remplacement des originaux papier.

    Dans quel cas s’applique la Piste d’Audit Fiable ?

    Il est obligatoire de mettre en place une PAF pour les factures au format PDF simple ou au format papier. Les contrôles de lisibilité, d’intégrité et d’authenticité de la facture sont eux-aussi obligatoires.

    L’impression des factures électroniques n’est plus nécessaire. En effet, leur archivage doit être effectué dans le format d’origine.

    En cas de défaillance, des sanctions s’appliquent :

    • Pour les factures reçues : le rejet de la déduction de la TVA.
    • Pour les factures émises : pénalité de 50% du montant de l’opération (baissée à 5 % sur justification comptable de l’opération dans les 30 jours de la mise en demeure), plus 15 € pour chaque erreur constatée.

    La Piste d’Audit Fiable concerne-t-elle toutes les entreprises ?

    La PAF s’applique à toutes les entreprises qui reçoivent ou émettent les factures au format papier ou PDF simple. Mais six ans après l’entrée en vigueur de la réglementation, elle est toujours faiblement utilisée par les entreprises.

    D’après la seconde édition du baromètre sur la dématérialisation des factures, près de 4 entreprises sur 10 déclarent ne pas l’avoir mise en place.

    Les difficultés de mise en conformité des entreprises s’expliquent par :

    • un manque de compréhension de la PAF,
    • le caractère chronophage du projet,
    • et l’absence de redressement de la part de l’Etat.

    Pourquoi mettre en place une Piste d’Audit Fiable ?

    La mise en place de la PAF par les entreprises permet de répondre à de nombreux enjeux :

    • Renforcer la conformité : synthétiser les aspects règlementaires, organisation, processus, SI et contrôle interne.
    • Réduire les risques grâce à la traçabilité des flux et des accès.
    • Dématérialiser les processus pour maîtriser le traitement hétérogène des factures (papier, PDF simple, signés, EDI, XML, etc.).
    • Obtenir une vision complète, de bout en bout du processus P2P (Purchase-to-Pay) et des acteurs associés.

    Grâce à la PAF, elles sont capables d’effectuer des contrôles réguliers et documentés pour les factures au format PDF simple ou au format papier.

    Elles peuvent ainsi reconstituer dans un ordre chronologique la totalité du processus de facturation, avec une traçabilité de l’ensemble des opérations.

     

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