De SharePoint à l’archivage électronique à valeur probante : une chaîne documentaire maîtrisée avec notre ETL Xelians Data Hub
Les environnements Microsoft 365, et en particulier SharePoint, sont devenus incontournables pour la collaboration et la gestion documentaire dans les entreprises. Ils centralisent aujourd’hui des volumes importants de documents sensibles, souvent à forte valeur juridique ou réglementaire.
Ce cas d’usage présente comment Xelians Data Hub, notre orchestrateur de flux de données (ETL), permet d’automatiser l’archivage des documents issus de SharePoint vers un système d’archivage électronique (SAE) souverain, tout en préservant les usages existants.
Concilier collaboration, conformité et souveraineté des données
De nombreuses organisations s’appuient sur SharePoint pour stocker et partager des documents métiers : contrats, documents RH, marchés publics ou encore dossiers financiers.
Ces contenus, souvent à forte valeur juridique ou réglementaire, restent hébergés dans un environnement cloud soumis à des réglementations extra-européennes. Ils ne bénéficient pas nativement d’une conservation probatoire conforme.
Les organisations doivent donc répondre à plusieurs enjeux simultanés, sans remettre en cause les usages collaboratifs de Microsoft 365 :
- Garantir la conformité réglementaire des documents sensibles,
- Assurer leur traçabilité et leur intégrité dans le temps,
- Répondre aux exigences de souveraineté et de maîtrise des données.
Xelians Data Hub : automatiser le versement des documents SharePoint vers le SAE
Le connecteur SharePoint de Xelians Data Hub permet d’automatiser les échanges entre SharePoint et le SAE Xelians Archives Management (X-AM).
Xelians Data Hub agit comme un orchestrateur de flux documentaires, sans imposer de changement aux utilisateurs finaux.
Concrètement, les documents sont collectés automatiquement depuis SharePoint selon des règles définies en amont. Ils sont ensuite transformés en paquets d’archives notamment conformes au standard SEDA pour le secteur public, puis versés automatiquement dans Xelians Archives Management, garantissant une conservation probatoire conforme et pérenne.
Un flux retour optionnel permet enfin de mettre à jour SharePoint après archivage. Des informations clés peuvent être ajoutées, telles que la date de versement, le statut d’archivage ou la référence de l’archive.
Cette approche garantit une traçabilité complète, tout en conservant une expérience utilisateur inchangée.
Des bénéfices concrets pour les environnements Microsoft 365
Cette intégration permet aux organisations de sécuriser et de fiabiliser durablement leurs flux documentaires issus de SharePoint.
Elle apporte notamment :
- Une automatisation complète des versements vers le SAE, sans intervention manuelle.
- Un archivage probatoire conforme, garantissant la valeur juridique des documents dans le temps.
- Une traçabilité de bout en bout, grâce aux mécanismes de preuve d’archivage.
- La préservation des usages Microsoft 365, sans impact pour les équipes métiers.
- Une meilleure maîtrise du cycle de vie documentaire, de la collaboration à la conservation long terme.
