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    Gestion Electronique des Documents (GED)

    Exploitez vos documents numériques pour gagner en productivité !

    Tout savoir sur l'expertise

    Xelians, 1er intégrateur indépendant français de la GED DocuWare

    Xelians a choisi de collaborer avec DocuWare pour la gestion électronique des documents (GED), convaincu par la puissance du périmètre fonctionnel et la robustesse de sa solution éprouvée depuis 1988. 

    Depuis 25 années, Xelians intègre la solution GED DocuWare, lui conférant ainsi un réel savoir-faire et une légitimité sur le marché. Nous faisons partie du Diamond Club, en étant le 1er intégrateur indépendant Français et dans le top 5 des meilleurs vendeurs européens de la solution ! 

    Aujourd’hui, cette solide expérience nous a permis de développer de multiples portails spécifiques aux besoins de nos clients : 

    • Les secteurs : Public, Industrie, Banques / Assurances, Immobilier, etc. 
    • Les métiers transverses : Comptabilité / Finances, Ressources Humaines etc. 

    Contactez-nous

    Transformez votre gestion documentaire pour répondre aux nouveaux défis ! Les raisons d’adopter une solution GED

    L’intelligence artificielle révolutionne la Gestion Electronique de Docuware pour faciliter les usages métiers. La GED Docuware intègre l’IA pour répondre à vos enjeux : 

    • Automatisez vos processus pour réduire le temps consacré à vos tâches chronophages
    • Simplifiez et centralisez l’accès à vos documents
    • Assurez la sécurité et la conformité de vos données
    • Améliorez la collaboration entre vos services que vous soyez en déplacement, en télétravail ou dans vos locaux
    • Répondez aux nouveaux enjeux de traitement des flux financiers
    Offre GED

     

    Xelians vous accompagne

    Pourquoi opter pour un intégrateur DocuWare ?

    Chaque projet est unique et spécifique à l’organisation et aux enjeux métiers de nos clients. En prenant en compte vos exigences métier, nous garantissons une solution personnalisée.

    Xelians en tant qu’intégrateur de solutions GED apporte sa valeur ajoutée à la solution DocuWare en déployant la solution de A à Z :

    • Analyse de vos besoins
    • Paramétrage et personnalisation du logiciel
    • Gestion de l’interopérabilité avec vos infrastructures IT et vos systèmes d’information
    • Accompagnement au changement
    • Assure la maintenance et le support technique

    Cela vous permet d’automatiser les tâches récurrentes et d’optimiser les flux documentaires dans chaque service de votre organisation.

    Demandez une démo

    L'intelligence artificielle (IA) au service votre gestion documentaire

    Collectez et structurez

    Collectez et structurez

    Collectez et structurez
    Collectez et structurez
    • Capture multicanale : collecte d’informations d’un large éventail de sources (documents papier ou numériques, courriers etc.)
    • OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) : extraction automatique des métadonnées clés des documents
    • Tri, classement et indexation intelligente (IA) : regroupement et classement de documents par l’IA selon des critères prédéfinis (type de documents, de projets etc.)
    Consultez et exploitez

    Consultez et exploitez

    Consultez et exploitez
    Consultez et exploitez
    • Gestion de documents multiformats : possibilité d’importer, de lire et d’exploiter aussi bien les fichiers PDF, Word, Excel, ou tout autre format directement dans la GED 
    • Analyse intelligente des documents (IA) : interprétation automatisée des informations des documents importés dans votre portail 
    • Recherche intelligente : moteur de recherche multicritères (mots-clés, date, type de document etc.) rapide et précis 
    • Accès à distance : consultation des documents à tout moment depuis n’importe quel appareil (ordinateur, mobile) 
    • Collaboration en temps réel : partage sécurisé des documents et collaboration simultanée entre plusieurs utilisateurs, avec suivi des modifications, possibilité de définir des droits d’habilitations 
    Traitez et automatisez

    Traitez et automatisez

    Traitez et automatisez
    Traitez et automatisez
    • Automatisation des workflows : validation, transfère et approbation de documents automatisée (ex. validation des factures ou des demandes d’achat)
    • Complétude des dossiers : vérification instantanée de la complétude des dossiers (ex. dossiers RH ou juridiques) avec des alertes en cas d’information manquante
    • Relance automatique : notifications pour les échéances, les validations en attente ou les retards de tâches à effectuer
    • Reporting et tableaux de bord : génération en temps réel de rapports et statistiques des flux documentaires pour une vue d’ensemble des performances
    Eliminez et sauvegardez

    Eliminez et sauvegardez

    Eliminez et sauvegardez
    Eliminez et sauvegardez
    • Gestion des versions : suivi automatique de l’historique des documents, garantissant que seules les versions les plus récentes soient exploitées 
    • Conformité RGPD : gestion stricte des données personnelles, et leur suppression automatique après la période de conservation définir par la réglementation 
    • Stockage de documents : sauvegarde des documents dans des environnements conformes aux normes légales, garantissant leur accessibilité 
    Des portails dédiés à vos enjeux métiers

    Service Comptabilité & Finance

    Dématérialisation des factures et traitements des opérations comptables

    • Prise en charge du format facture-X pour permettre la mise en application de la loi de finance 2026
    • Compatible avec le portail Chorus-Pro
    • Association automatique de la facture aux documents financiers pour le respect de la piste d’audit fiable
    • Envoi de notifications aux parties prenantes pour la validation des factures et le suivi des approbations 
    • Connexion avec les ERP comptables pour synchroniser les données et éviter la saisie manuelle par une écriture automatique ou semi-automatique (après validation)

    Gestion des délais de traitement, des dossiers et de la relation client

    • Historique complet des interactions, documents et paiements accessible en temps réel pour chaque client ou fournisseur 
    • Notifications automatiques des dates limites de paiement des factures rappels pour éviter les retards et les pénalités 
    • Relances des factures impayés automatisés avec la possibilité de personnaliser le message en fonction du client 

    Respect des normes et réglementation dans la gestion des dossiers de comptabilité

    • Préparation facilitée des audits avec des accès instantanés aux documents nécessaires
    • Stockage des documents comptables selon les exigences légales (normes ISO, RGPD) et règles de conservation

    Dématérialisation des factures

    Service Ressources Humaines

    Optimisation du processus recrutements

    • Collecte de données automatique via des formulaires de candidatures intégrées aux sites de recrutement
    • Analyse par l’IA de la CV’thèque pour mettre en évidence les profils les plus pertinents en fonction du poste
    • Complétude de dossier et reconnaissance intelligente (IA) des informations présentes sur les documents d’embauche (documents d’identité, contrats, mutuelles etc.)
    • Traçabilité et compte rendu des entretiens
    • Suppression des données personnelles des candidats conformes au règlement RGPD

    Processus d’onboarding et gestion du collaborateur

    • Signature électronique du contrat de travail et autres documents liés à l’embauche 
    • Notification de préparation de l’onboarding : préparation du poste de travail, organisation avec les différents collaborateurs internes à l’entreprise etc. 
    • Rappel de fin de validité de documents administratifs concernant le collaborateur 
    • Rappel automatique avant la fin de période d’essai 
    • Rappel de la fin de validité des autorisations spécifiques (droits d’accès aux sites sensibles, permis spéciaux, autorisations temporaires etc.)
    • Préparation et édition du solde de tout compte en cas de départ du collaborateur 

    Digitalisation RH

    Service Qualité

    Gestion des audits de certification qualité

    • Alertes automatiques pour chaque étape du processus de validation
    • Notification en cas de non-conformité d’un document ou d’une procédure
    • Rapports d’audit et d’analyses pour évaluer la performance des processus qualité et identifier les domaines d’amélioration

    Assurer la sécurité, la conformité et le respect de la norme ISO 9001 :2015

    • Historique des versions des documents et gestion des accès par utilisateurs (consultation, modification etc.)
    • Stockage des documents avec des copies de sauvegarde régulières pour éviter la perte de données

    Gestion, suivi, révision et collaboration de la documentation Qualité

    • Mise à disposition d’une bibliothèque de documents (templates) conforme à la charte graphique de l’entreprise et mise à disposition de tous les collaborateurs
    • Complétude intelligente (IA) des index de titre de document et de versioning
    • Possibilité de travailler simultanément sur les documents qualité (annotations, commentaires etc.)
    • Tableau de bord avec visualisation de l’état d’avancement de chaque document, du nombre de révisions effectuées, des documents en attentes de validation

    Service Juridique

    Simplification dans l’édition et la gestion des contrats

    • Templates de documents juridiques disponibles dans une bibliothèque (ex : contrathèque) 
    • Aide à la rédaction de contrats grâce à des formulaires de saisie et rédaction collaborative sur Microsoft 265 incluant le versioning et la traçabilité
    • Détection automatique des informations clés présentes lors de l’import de contrat dans le portail

    Suivi des contrats et collaboration optimisée

    • Association des documents complémentaires au contrat (offres, devis, courriers etc.)
    • Commentaires et annotations partagées instantanément entre les utilisateurs
    • Création et indexation intelligente des fiches de synthèse
    • Suivi des contrats et gestion des échéances avec alertes automatiques
    • Tableau de bord de suivi par contrat et typologie de contrat

    Accélération des temps de signatures

    • Validation et signature électronique des contrats
    • Suivi en temps réel des contrats et relance automatique des signataires

    Les bénéfices

    Gestion et conservation des archives

    Productivité

    Automatisez vos processus pour limiter le nombre de tâches manuelles et répétitives réduisant le risque d’erreurs et temps consacré à ces tâches.

    Bilan de l'existant des archives

    Simplicité

    Accédez, classez, recherchez et partagez en quelques clics vos documents à tout moment et depuis n’importe où.

    Conservation probatoire et sécurisée

    Sécurité

    Traçabilité complète de vos flux documentaires, protection avec des droits d’accès, risque de perte d’information limité.

     

    Conformité réglementaire

    Respect des durées légales de conservation, conformité RGPD grâce à un paramétrage d’alertes spécifiques.

    ...au-delà d'une intégration logicielle

    Le cœur de métier de Xelians est de couvrir l’intégralité du cycle de vie du document, de sa capture à son archivage, que celui-ci soit physique et/ou électronique en passant par son intégration dans la GED et sa circulation via des workflows. 

    Ce large éventail de prestations (numérisation fidèle, externalisation des processus métiers, intégration de logiciels de gestion électronique de documents et Workflow, SAE), nous permet de vous accompagner plus loin, dans le virage digital ! 

    XVrac c'est l'expertise qui allie méthodologie et solutions logicielles
    Pour aller + loin

    Les forces de Xelians

    Expertise

    45 ans d'expérience

     

    • Leader dans le traitement documentaire à 360°
    • Portefeuille varié de clients
      (Grands Groupe – PME – Professions libérales – Secteur public)
    • Interopérabilité des solutions

    Expérience optimale

    Complémentarité de nos offres

     

    • Chefferie de projet à 360°
    • Equipes d’experts pluridisciplinaires
    • Interopérabilité des solutions

    Interlocuteur unique

    De A à Z pour votre projet

     

    • Échanges simplifiés
    • Confiance
    • Proximité

    Adaptabilité

    Offre standard ou sur-mesure

     

    • Spécificités des besoins
    • Exigences sectorielles
    • Enjeux réglementaires

    Sécurité

    Tiers archiveur & de confiance

     

    • Confidentialité des archives
    • Hébergement des données sur le territoire français
    • Solutions et sites certifiés : ISO 27001 / HDS ; NF342 ; SIAF ; NF461…
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