Gestion Electronique des Documents (GED)

Dématérialisation des factures et traitements des opérations comptables

• Prise en charge du format facture-X (compatible avec le portail Chorus-Pro et plateforme partenaire PDP) pour respecter la réglementation sur la facture électronique 2026 
• Association automatique de la facture aux bons de commande correspondants 
• Envoi de notifications aux parties prenantes pour la validation des factures et le suivi des approbations 
• Connexion avec les ERP comptables pour synchroniser les données et éviter la saisie manuelle 

Gestion des délais de traitement, des dossiers et de la relation client

• Historique complet des interactions, documents et paiements accessible en temps réel pour chaque client ou fournisseur 
• Notifications automatiques des dates limites de paiement des factures rappels pour éviter les retards et les pénalités 
• Relances des factures impayés automatisés avec la possibilité de personnaliser le message en fonction du client 

Respect des normes et réglementation dans la gestion des dossiers de comptabilité

• Préparation facilitée des audits avec des accès instantanés aux documents nécessaires
• Stockage des documents comptables selon les exigences légales (normes ISO, RGPD) et règles de conservation

Dématérialisation des factures

Optimisation du processus recrutements

• Collecte de données automatique via des formulaires de candidatures intégrées aux sites de recrutement
• Analyse par l’IA de la CV’thèque pour mettre en évidence les profils les plus pertinents en fonction du poste
• Complétude de dossier et reconnaissance intelligente (IA) des informations présentes sur les documents d’embauche (documents d’identité, contrats, mutuelles etc.)
• Traçabilité et compte rendu des entretiens
• Suppression des données personnelles des candidats conformes au règlement RGPD

Processus d’onboarding et gestion du collaborateur

• Signature électronique du contrat de travail et autres documents liés à l’embauche 
• Notification de préparation de l’onboarding : préparation du poste de travail, organisation avec les différents collaborateurs internes à l’entreprise etc. 
• Rappel de fin de validité de documents administratifs concernant le collaborateur 
• Rappel automatique avant la fin de période d’essai 
• Préparation et édition du solde de tout compte en cas de départ du collaborateur 

Digitalisation RH

Gestion des audits de certification qualité

• Alertes automatiques pour chaque étape du processus de validation
• Notification en cas de non-conformité d’un document ou d’une procédure
• Rapports d’audit et d’analyses pour évaluer la performance des processus qualité et identifier les domaines d’amélioration

Assurer la sécurité, la conformité et le respect de la norme ISO 9001 :2015

• Historique des versions des documents et gestion des accès par utilisateurs (consultation, modification etc.)
• Stockage des documents avec des copies de sauvegarde régulières pour éviter la perte de données

Gestion, suivi, révision et collaboration de la documentation Qualité

• Mise à disposition d’une bibliothèque de documents (templates) conforme à la charte graphique de l’entreprise et mise à disposition de tous les collaborateurs
• Complétude intelligente (IA) des index de titre de document et de versioning
• Possibilité de travailler simultanément sur les documents qualité (annotations, commentaires etc.)
• Tableau de bord avec visualisation de l’état d’avancement de chaque document, du nombre de révisions effectuées, des documents en attentes de validation

Simplification dans l’édition et la gestion des contrats

• Templates de documents juridiques disponibles dans une bibliothèque (ex : contrathèque) 
• Aide à la rédaction de contrats grâce à des formulaires de saisie et rédaction collaborative sur Microsoft 265 incluant le versioning et la traçabilité
• Détection automatique des informations clés présentes lors de l’import de contrat dans le portail

Suivi des contrats et collaboration optimisée

• Association des documents complémentaires au contrat (offres, devis, courriers etc.)
• Commentaires et annotations partagées instantanément entre les utilisateurs
• Création et indexation intelligente des fiches de synthèse
• Suivi des contrats et gestion des échéances avec alertes automatiques
• Tableau de bord de suivi par contrat et typologie de contrat

Accélération des temps de signatures

• Validation et signature électronique des contrats
• Suivi en temps réel des contrats et relance automatique des signataires