Avec nos chefs de projet.
Optimisation et réorganisation de l’espace de vos locaux.
Archivage Physique
Externalisez vos archives et gagnez des m2 !
Tout savoir sur l'expertise
Un manque d’espace de plus en plus important
La gestion et la conservation des archives sont devenues des enjeux majeurs au sein des entreprises et des administrations publiques.
Vos archives physiques augmentent de jour en jour et votre entité manque de place pour les conserver ?
Vous n’avez pas les infrastructures spécifiques pour conserver vos sauvegardes informatiques ou vos archives audiovisuels ?
Vous cherchez une solution pour externaliser vos archives physiques ?
Xelians, leader français de l’archivage physique en France depuis plus de 45 ans vous propose une solution complète d’externalisation adaptée à tous types d’archives.
Que sont les archives physiques ?
Les archives physiques représentent l’ensemble des documents, quelle que soit :
- leur date ;
- leur forme ;
- leur support matériel.
Elles sont produites ou reçues par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de leur activité.
Délais de conservation de vos documents
| Type de document | Délai de conservation selon le document |
| Documents civils et commerciaux (Contrats signés, police d’assurance, …) |
De 2 à 30 ans |
| Documents fiscaux (Impôts, taxes, CVAE, …) |
6 à 10 ans (en cas d’activité occulte de l’entreprise) |
| Documents sociaux (Statuts, registres, compte annuel, …) |
Des 3 derniers exercices à 10 ans |
| Document de gestion du personnel (Contrats de travail, bulletins de paie, registre unique du personnel, …) |
De 1 à 5 ans |
| Archives médicales (Dossiers médicaux publics, privés, partagés, …) |
De 10 à 20 ans |
Les bénéfices
Gain de place
Réduction des coûts
Économie en matière de charges immobilières et d’exploitation.
Productivité
Gain de temps dans la recherche et la consultation de vos documents.
Souveraineté
Espaces de stockage basés en France.
À quelle catégorie d’archivages vos documents appartiennent ?
Archives intermédiaires
Ces archives sont constituées de documents n’étant plus d’usage courant et qui doivent être conservés pour une durée limitée. (Pièces comptables, documents commerciaux, etc.)
Nous vous proposons une livraison rapide du document pour consultation physique ou numérique.
Dossiers vivants
Ce sont des dossiers d’utilisation courante, non clôturés du type : dossiers clients, RH, contentieux, auxquels vous devez accéder rapidement.
Plusieurs de nos sites de conservation sont en capacité d’accueillir vos dossiers vivants dans des conditions adaptées avec un rayonnage à hauteur d’homme pour faciliter l’accès aux documents.
Nos salles sont dédiées et ultra-sécurisées, accessibles uniquement au personnel habilité.
Archives sensibles
Documents dont la diffusion ou la perte serait grandement dommageable pour l’entreprise ou l’administration publique, que ce soit du point de vue légal ou financier.
Ces documents peuvent être sur tous les supports : papier, CD, microfiches… Document sur une fusion/acquisition, documents à forte valeur économique (brevet, copie exécutoire.)
Nos experts vous accompagnent dans les étapes de préparation à l’externalisation de vos archives ...
Audit de votre organisation documentaire
Audit de votre organisation documentaire
Politique d'archivage
Politique d'archivage
Conception de votre politique d’archivage.
Conditions de conservation
Conditions de conservation
Définition des conditions de conservation de vos documents et autres supports.
Réalisation d'opérations
Réalisation d'opérations
De tri, classement, échantillonnage, ou encore préparation à la numérisation par nos archivistes techniciens.
Gestion de projet
Gestion de projet
Chefferie de projets, logistique, accompagnement, points de cadrage, destruction, etc.
Traitement documentaire
Traitement documentaire
Inventaire, cartographie, récolement, analyse de fonds, indexation, projet de déménagement ou réaménagement de locaux.
.. Une fois vos archives prêtes pour l'externalisation, voici le processus de prise en charge des archives ...
Préparation des archives
Préparation des archives
Xelians peut mettre à votre disposition son équipe d’archivistes pour des missions de tri d’archives, indexation (inventaire depuis l’outil de gestion) et mise en conteneurs.
Manutention et transport
Manutention et transport
Xelians prendra directement en charge les conteneurs.
Nos conditions de transfert logistique sont ainsi adaptées à la nature de votre patrimoine.
Entrée en stock
Entrée en stock
Suite à l’arrivée des conteneurs sur le site de conservation, ceux-ci munis d’un code-barres, sont stockés dans l’environnement convenu avec vous.
Contrôles et traçabilité
Contrôles et traçabilité
La traçabilité des conteneurs est assurée par des contrôles réalisés par Xelians sur son site de conservation.
Conservation
Conservation
Nos conditions de conservation sont optimales.
La température et l’hygrométrie y sont strictement contrôlées.
De plus, nos salles disposent d’un niveau de sécurité optimum : détection anti-intrusion, surveillance vidéo 24h/24.
Quels autres types de documents pouvez-vous externaliser ?
Supports audiovisuels
On peut citer les :
- cassettes vidéo (VHS, betacam …);
- supports électroniques (disques, CD/DVD, les microfilms);
- supports filmiques (les pellicules 16mm, 35mm.)
Sauvegardes informatiques
Réduisez vos risques informatiques (perte de données…) en externalisant vos sauvegardes informatiques :
- LTO;
- disques durs.
Objets divers
Xelians peut prendre en charge vos objets de collection.
Nous pouvons conserver par exemple des :
- collections de vêtements de haute couture;
- modèles;
- échantillons;
- manuscrits;
- affiches publicitaires;
- tableaux;
- artefacts;
- bibliothèques.
Quelles sont nos prestations spécifiques pour l’archivage physique ?
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Fonctionnalités
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Archives papiers
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Objets divers
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Sauvegardes informatiques
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Archives audiovisuels
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Prise en charge totale de vos archives
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Certification NF 342 NF Z 40-350
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Agrément SIAF (26 sites)
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Haut niveau de sécurité sur les sites
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Restitution physique
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Restitution dématérialisée
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Température contrôlée, hygrométrie entre 40 et 50 %
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Salles dédiées
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Rotations réalisées 5 jours sur 7
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Les forces de Xelians
Pour aller + loin
