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    Archivage Physique

    Externalisez vos archives et gagnez des m2 !

    Tout savoir sur l'expertise

    Un manque d’espace de plus en plus important

    La gestion et la conservation des archives sont devenues des enjeux majeurs au sein des entreprises et des administrations publiques.

    Vos archives physiques augmentent de jour en jour et votre entité manque de place pour les conserver ?

    Vous n’avez pas les infrastructures spécifiques pour conserver vos sauvegardes informatiques ou vos archives audiovisuels ?

    Vous cherchez une solution pour externaliser vos archives physiques ?

    Xelians, leader français de l’archivage physique en France depuis plus de 45 ans vous propose une solution complète d’externalisation adaptée à tous types d’archives.

     

    Que sont les archives physiques ?

    Les archives physiques représentent l’ensemble des documents, quelle que soit :

    • leur date ;
    • leur forme ;
    • leur support matériel.

    Elles sont produites ou reçues par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de leur activité.

     

    Délais de conservation de vos documents

    Type de document Délai de conservation selon le document
    Documents civils et commerciaux
    (Contrats signés, police d’assurance, …)
    De 2 à 30 ans
    Documents fiscaux
    (Impôts, taxes, CVAE, …)
    6 à 10 ans (en cas d’activité occulte de l’entreprise)
    Documents sociaux
    (Statuts, registres, compte annuel, …)
    Des 3 derniers exercices à 10 ans
    Document de gestion du personnel
    (Contrats de travail, bulletins de paie, registre unique   du personnel, …)
    De 1 à 5 ans
    Archives médicales
    (Dossiers médicaux publics, privés, partagés, …)
    De 10 à 20 ans

     

     

    Les bénéfices

    Stockage des archives

    Gain de place

    Optimisation et réorganisation de l’espace de vos locaux.

    Gestion et conservation des archives

    Réduction des coûts

    Économie en matière de charges immobilières et d’exploitation.

    Restitution et reporting

    Productivité

    Gain de temps dans la recherche et la consultation de vos documents.

    Conservation des dossiers

    Souveraineté

    Espaces de stockage basés en France.

    À quelle catégorie d’archivages vos documents appartiennent ?

    Archives intermédiaires

    Ces archives sont constituées de documents n’étant plus d’usage courant et qui doivent être conservés pour une durée limitée. (Pièces comptables, documents commerciaux, etc.)

     

    Nous vous proposons une livraison rapide du document pour consultation physique ou numérique.

    Archives sensibles

    Dossiers vivants

    Ce sont des dossiers d’utilisation courante, non clôturés du type : dossiers clients, RH, contentieux, auxquels vous devez accéder rapidement.

     

    Plusieurs de nos sites de conservation sont en capacité d’accueillir vos dossiers vivants dans des conditions adaptées avec un rayonnage à hauteur d’homme pour faciliter l’accès aux documents.

     

    Nos salles sont dédiées et ultra-sécurisées, accessibles uniquement au personnel habilité.

    Sécurité

    Archives sensibles

    Documents dont la diffusion ou la perte serait grandement dommageable pour l’entreprise ou l’administration publique, que ce soit du point de vue légal ou financier.

     

    Ces documents peuvent être sur tous les supports : papier, CD, microfiches… Document sur une fusion/acquisition, documents à forte valeur économique (brevet, copie exécutoire.)

     

    Xelians vous accompagne

    Nos experts vous accompagnent dans les étapes de préparation à l’externalisation de vos archives ...

    Audit de votre organisation documentaire

    Audit de votre organisation documentaire

    Audit de votre organisation documentaire
    Audit de votre organisation documentaire

    Avec nos chefs de projet.

    Politique d'archivage

    Politique d'archivage

    Politique d'archivage
    Politique d'archivage

    Conception de votre politique d’archivage.

    Conditions de conservation

    Conditions de conservation

    Conditions de conservation
    Conditions de conservation

    Définition des conditions de conservation de vos documents et autres supports.

    Réalisation d'opérations

    Réalisation d'opérations

    Réalisation d'opérations
    Réalisation d'opérations

    De tri, classement, échantillonnage, ou encore préparation à la numérisation par nos archivistes techniciens.

    Gestion de projet

    Gestion de projet

    Gestion de projet
    Gestion de projet

    Chefferie de projets, logistique, accompagnement, points de cadrage, destruction, etc.

    Traitement documentaire

    Traitement documentaire

    Traitement documentaire
    Traitement documentaire

    Inventaire, cartographie, récolement, analyse de fonds, indexation, projet de déménagement ou réaménagement de locaux.

    .. Une fois vos archives prêtes pour l'externalisation, voici le processus de prise en charge des archives ...

    Préparation des archives

    Préparation des archives

    Préparation des archives
    Préparation des archives

    Xelians peut mettre à votre disposition son équipe d’archivistes pour des missions de tri d’archives, indexation (inventaire depuis l’outil de gestion) et mise en conteneurs.

    Manutention et transport

    Manutention et transport

    Manutention et transport
    Manutention et transport

    Xelians prendra directement en charge les conteneurs.

    Nos conditions de transfert logistique sont ainsi adaptées à la nature de votre patrimoine.

    Entrée en stock

    Entrée en stock

    Entrée en stock
    Entrée en stock

    Suite à l’arrivée des conteneurs sur le site de conservation, ceux-ci munis d’un code-barres, sont stockés dans l’environnement convenu avec vous.

    Contrôles et traçabilité

    Contrôles et traçabilité

    Contrôles et traçabilité
    Contrôles et traçabilité

    La traçabilité des conteneurs est assurée par des contrôles réalisés par Xelians sur son site de conservation.

    Conservation

    Conservation

    Conservation
    Conservation

    Nos conditions de conservation sont optimales.

    La température et l’hygrométrie y sont strictement contrôlées.

    De plus, nos salles disposent d’un niveau de sécurité optimum : détection anti-intrusion, surveillance vidéo 24h/24.

    Quels autres types de documents pouvez-vous externaliser ?

    Supports audiovisuels

    On peut citer les :

    • cassettes vidéo (VHS, betacam …);
    • supports électroniques (disques, CD/DVD, les microfilms);
    • supports filmiques (les pellicules 16mm, 35mm.)
    Sauvegarde informatique

    Sauvegardes informatiques

    Réduisez vos risques informatiques (perte de données…) en externalisant vos sauvegardes informatiques :

    • LTO;
    • disques durs.

    Objets divers

    Xelians peut prendre en charge vos objets de collection.

    Nous pouvons conserver par exemple des :

    • collections de vêtements de haute couture;
    • modèles;
    • échantillons;
    • manuscrits;
    • affiches publicitaires;
    • tableaux;
    • artefacts;
    • bibliothèques.

    Quelles sont nos prestations spécifiques pour l’archivage physique ?

    Fonctionnalités
    Archives papiers
    Objets divers
    Sauvegardes informatiques
    Archives audiovisuels
    Prise en charge totale de vos archives
    Certification NF 342 NF Z 40-350
    Agrément SIAF (26 sites)
    Haut niveau de sécurité sur les sites
    Restitution physique
    Restitution dématérialisée
    Température contrôlée, hygrométrie entre 40 et 50 %
    -
    -
    Salles dédiées
    -
    -
    Rotations réalisées 5 jours sur 7
    -
    -
    -

    Les forces de Xelians

    Expertise

    45 ans d'expérience

     

    • Leader dans le traitement documentaire à 360°
    • Portefeuille varié de clients
      (Grands Groupe – PME – Professions libérales – Secteur public)
    • Interopérabilité des solutions

    Expérience optimale

    Complémentarité de nos offres

     

    • Chefferie de projet à 360°
    • Equipes d’experts pluridisciplinaires
    • Interopérabilité des solutions

    Interlocuteur unique

    De A à Z pour votre projet

     

    • Échanges simplifiés
    • Confiance
    • Proximité

    Adaptabilité

    Offre standard ou sur-mesure

     

    • Spécificités des besoins
    • Exigences sectorielles
    • Enjeux réglementaires

    Sécurité

    Tiers archiveur & de confiance

     

    • Confidentialité des archives
    • Hébergement des données sur le territoire français
    • Solutions et sites certifiés : ISO 27001 / HDS ; NF342 ; SIAF ; NF461…

     

    Pour aller + loin
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