Grâce à la performance accrue de vos équipes en termes de gestion de données, gagnez du temps. De même, gagnez de l’espace dans votre cabinet grâce à l’externalisation de vos archives.
Avocats
Gagnez du temps en dématérialisant vos documents
Tout savoir sur le secteur
Un métier entre tradition et avant-gardisme
Jusqu’à récemment, le secteur juridique fonctionnait en grande partie sur papier. Quotidiennement, les avocats continuent à faire face à une forte quantité de documents, amenant à des armoires débordantes et des défis de gestion documentaire.
Cependant, les supports électroniques se sont multipliés et l’état encourage la digitalisation des métiers, notamment les professions libérales tels que : notaires, avocats, experts comptables. De fait, les documents dématérialisés, tels que les registres de sociétés ont la même valeur juridique que le papier.
Moderniser les usages métiers devient une réflexion récurrente auprès de nombreux avocats : En 2023, 25% du management des cabinets de demain est revu pour optimiser le fonctionnement des équipes selon l’observatoire national de la profession d’avocat.
Les attentes des cabinets d’avocats
Centralisation des données et fluidité des échanges
L’avènement du tout digital encourage les cabinets à se moderniser pour répondre aux nouveaux modes de travail. En effet, la dématérialisation permet de centraliser les données, de les consulter et de les partager à tout moment et en tous lieux
Gouvernance de l’information
Face au volume important de documents, le passage à la dématérialisation entraine une redéfinition de la gouvernance de l’information, ce qui permet de faire le tri, de déterminer une hiérarchisation de l’information et un plan de classement favorisant ainsi une gestion documentaire efficace de votre cabinet.
Préservation des règles de preuve
L’archivage est d’autant plus important pour les avocats car il permet également la préservation des règles de preuve. Cette conservation est cruciale pendant les délais imposés par la législation, notamment la loi du 17 juin 2008, c’est à dire 5 ans à 10 ans pour la plupart des pièces.
Xelians vous accompagne
Numérisation fiable
Elle permet de transformer les documents papier en copies numériques. Assurant ainsi pérennité et sécurité de votre patrimoine informationnel. Nous numérisons dans l’un de nos 8 centres BPO ou au sein de votre cabinet. A l’origine de la création de la nouvelle norme NF Z42-026, nous garantissons la valeur juridique de vos documents papier grâce à la numérisation fiable.
Gestion dématérialisée de vos registres de sociétés
Xelians avec sa solution SaaS Izikap, propose aux professionnels du droit et du chiffre la gestion dématérialisée des registres de sociétés. Le décret n° 2018-1226 du 24 décembre 2018 vient affirmer l’équivalence de la valeur juridique des registres de mouvements de titres dématérialisés et papiers. Avec Izikap, le gain de temps est garanti dans la gestion des mouvements de titres. De plus, la sécurité de vos données est assurée grâce au stockage des documents dans le coffre-fort numérique certifié et l’encrage de vos mouvements en blockchain.
Logiciel GED et workflow
Nos experts archivistes et digitaux sont en mesure de déployer dans votre cabinet la solution numérique la plus appropriée à vos besoins métier. Nous sommes dans le Top 3 européen des intégrateurs de la GED Docuware. Notre cœur de métier est de couvrir l’intégralité du cycle de vie de vos documents. A travers la GED, nous vous offrons un moyen d’accès et de gestion de vos documents numériques vivants.
Archivage électronique de vos documents numérisés (SAE)
Archivez dans notre SAE X-AM vous garantit la conservation pérenne de vos documents à valeur juridique. Récemment, X-AM a été homologué par le ministère de la justice dans le cadre du projet Axone visant à dématérialiser les activités juridiques liées au ministère. Notre SAE est certifié NF Z42-013, garantissant une conservation sécurisée des fichiers numériques.
Reprise de l’historique papier – confiez nous vos archives physiques
Externaliser les archives papiers sur un site dédié et sécurisé permet une optimisation de l’espace au sein du cabinet. Xelians, tiers archiveur de confiance est le leader français de la conservation des archives physiques. Nous bénéficions de 33 sites répartis sur toute la France dont 26 sont agrées par l’Etat français pour la conservation d’archives publiques.
Les bénéfices de la dématérialisation de votre cabinet
Economie
Productivité
Gagnez du temps dans la recherche de vos documents et recentrez-vous sur vos activités d’avocat grâce à la mise en place rigoureuse d’un système de gestion documentaire permettant une meilleure efficacité
Conformité
Soyez plus aisément en conformité RGPD grâce à une meilleure visibilité et gestion du cycle de vie du document numérique. Vos règles de conservation sont mieux respectées.
Sécurité
Bénéficiez du plus haut niveau de sécurité des données grâce aux nombreuses certifications, normes et labels qui traduise l’expertise et le niveau d’exigences de nos offres.
Pour aller + loin
Accompagnement à 360°
Les forces de Xelians