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    Archivage Électronique

    Gérez le cycle de vie et préservez la valeur probante de vos archives !

    Tout savoir sur l'expertise

    Une législation incitative

    L’évolution du cadre légal favorise la génération de documents numériques :

    La loi El Khomri démocratise le bulletin de paye électronique, la loi Macron généralise les factures dématérialisées, le règlement européen eIDAS promeut les services de confiance dont la signature électronique…

    De plus l’essor de la « numérisation fidèle » incite les entreprises à mettre en place un processus sécurisé. Conformément à la norme NF Z 42-026, il est indispensable de pérenniser les copies numériques dans un Système d’Archivage Électronique à vocation probatoire.

    Face à cette dématérialisation croissante des documents engageants, il devient impératif de s’équiper d’un réceptacle sécurisé qui assure pérennité et intégrité, tout au long de leur durée de conversation.

    Toute entreprises doit disposer des informations nécessaires à la bonne conduite de son activité pour :

    • Faire valoir ses droits en cas de contentieux;
    • Répondre à ses obligations légales de conservation des archives.

    Assurez la valeur probante de vos archives

    Centraliser vos documents engageants au sein d’un système d’archivage électronique (SAE) vous permet d’en assurer leur conservation sur le long terme et de les préserver de toute modification afin de pouvoir les fournir au titre de la preuve devant un tribunal, en cas de besoin.

    L’archivage électronique repose sur 4 piliers majeurs :
    – le respect de l’authenticité du document original;
    sa fiabilité;
    – son intégrité;
    – son exploitabilité dans le temps.

    Autant d’enjeux importants qui s’accompagnent de cadres réglementaires et normatifs spécifiques.

    S'assurer de la pérennité et de la sécurité des documents

    Il ne faut pas confondre :

    Archivage numérique et sauvegarde électronique

    Cette dernière permet de conserver un document qui peut être modifié ou remplacé, elle n’a donc pas la même valeur juridique que l’original. Son rôle n’est pas de garantir la confidentialité et l’intégrité des documents, ni même de contrôler les accès aux documents.

    Un SAE* et une GED*

    Cette dernière aura pour principale mission de simplifier le traitement des documents mais ne sera pas en capacité légale d’apporter une valeur probante aux documents sauvegardés.

    *SAE (système d’archivage électronique) / GED (gestion électronique de documents

    Cette dernière aura pour principale mission de simplifier le traitement des documents mais ne sera pas en capacité légale d’apporter une valeur probante aux documents sauvegardés.

    Le SAE quant à lui a pour vocation de préserver la valeur juridique des documents engageants de votre entreprise au-delà de la durée de vie des systèmes producteurs, qu’ils proviennent de la GED ou d’autres applications.

     

    Xelians vous accompagne

    Quels types de documents sécuriser dans un système d'archivage électronique ?

    Le champ d’action d’un SAE s’applique à tous les documents sensibles (contrat, accord, diagnostic…) dont l’état est figé, c’est-à-dire qui ne demande plus aucune modification.

    Ainsi ces documents sensibles et définitifs pourront être versés dans un Système d’Archivage Electronique afin de respecter le cycle de vie documentaire ou les durées de conservation légales.

    Conférence SAE Documation 2020

    Par exemple, un contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers devra être conservé 30 ans, un registre comptable 10 ans à partir de la clôture de l’exercice, 6 ans pour les éléments pouvant faire l’objet d’un contrôle de l’administration fiscale etc…

    Téléchargez notre guide de durées de conservation

    Comment maîtriser sa gouvernance informationnelle ?

    Capter

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    Capturer les flux métier engageants de votre Système d’Information

    Préserver

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    Garantir la valeur probatoire des documents dans la durée

    Consulter

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    Consulter facilement les documents, à tout moment de manière sécurisée

    Eliminer/Interopérer

    Eliminer/Interopérer

    Eliminer/Interopérer
    Eliminer/Interopérer

    Respecter le RGPD et manager le cycle de vie

     

     

    Le SAE permet de mettre en place une politique de records management, de gestion documentaire. Cela signifie que pour chaque typologique de document, il sera possible de définir : une durée de conservation, un niveau de confidentialité, etc….

    Ainsi, l’entreprise -mais également son écosystème- pourront : conserver, consulter et restituer les documents engageants tout en garantissant leur intégrité et leur pérennité.

    Quelles différences entre un système d’archivage électronique et un coffre-fort numérique ?

    SAE
    Coffre-fort numérique
    La mission
    Conserver l'information numérique dans le respect du cadre réglementaire
    Sécuriser les documents numériques produits par les applications
    Classement de l'information : typage et structuration
    Gestion du cycle de vie documentaire – des règles de conservation
    Recherche via les métadonnées
    Navigation dans le plan de classement
    Échéancier d'élimination, application du sort final
    Export, communication et transfert des archives
    Pérennité

    Considéré comme un composant du système d’archivage électronique, le cadre normatif du coffre-fort est différent de celui d’un système d’archivage électronique. Il est donc essentiel d’en tenir compte dans votre choix de solution, si vos enjeux sont légaux.

     

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