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    politique-de-confidentialité

    Politique de confidentialité

    Le groupe Xelians est engagé dans une démarche continue de protection des Données Personnelles qu’il traite, en conformité avec la Loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée (ci-après « LIL ») et le règlement n° 2016/679, dit règlement général sur la protection des données (ci-après dénommé « le RGPD »).

     

    Cette Politique adopte les principes fondamentaux du RGPD de l’Union Européenne comme norme minimale à laquelle le groupe Xelians, ses collaborateurs et ses prestataires concernés par un Traitement de Données Personnelles doivent se conformer.

     

    DÉFINITIONS

     

    Une Donnée Personnelle désigne toute information relative à une personne physique identifiée ou qui peut être identifiée, directement ou indirectement, par référence à un numéro d’identification ou à un ou plusieurs éléments qui lui sont propres (Identité, adresse personnelle, numéro de téléphone personnel, adresse mail personnelle, photographie etc.).

     

    Un Partenaire désigne, dans la présente Politique de Confidentialité toute entité (personne physique ou morale), en relation contractuelle commerciale avec une des entités du groupe Xelians.

     

    Le Responsable du traitement est selon le RGPD, la personne qui détermine les moyens et les finalités du Traitement.

     

    Le Sous-traitant est une personne traitant des Données Personnelles pour le compte du Responsable du traitement.

    Il agit sous l’autorité du Responsable du traitement et sur instructions de celui-ci.

     

    Un Traitement est une opération, ou ensemble d’opérations, portant sur des Données Personnelles, quel que soit le procédé utilisé (collecte, enregistrement organisation, conservation adaptation, modification, extraction consultation, utilisation, communication par transmission ou diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, rapprochement etc.).

     

     

    IDENTITÉ ET COORDONNÉES DU RESPONSABLE DU TRAITEMENT

     

    Dans le cadre de cette Politique, les sociétés du groupe Xelians, ci-dessous dénommées, collectent des Données Personnelles. La désignation du Responsable du traitement sera portée à la connaissance de la Personne Concernée, lors de la collecte de ses Données Personnelles.

     

    COORDONNÉES DU RESPONSABLE DU TRAITEMENT CONCERNE

     

    • XELIANS – SAS – RCS BOBIGNY : 450 943 204 – SIEGE SOCIAL : Zone Industrielle du Val de Seine 15 Avenue Marcelin Berthelot 92390 Villeneuve-la-Garenne

     

    • XELIANS ARCHIVAGE – SAS AU CAPITAL DE 1 495 475,00 € – RCS NANTERRE : 324 847 094 00277 – SIEGE SOCIAL : Zone Industrielle du Val de Seine 15 Avenue Marcelin Berthelot 92390 Villeneuve-la-Garenne

     

    • XELIANS DIGITAL – SAS au capital de 540 000 €, RCS VERSAILLES : B 409 874 625 – SIEGE SOCIAL : 606 RUE FOURNY, 78530 BUC

     

    • MAARCH – SAS au capital de 42 000 € RCS NANTERRE – SIRET 452 392 731, SIEGE SOCIAL 11 BD SUD EST, 92000 Nanterre

     

    TYPES DE DONNÉES TRAITÉES ET FINALITÉS DES DONNÉES COLLECTÉES

    Le Responsable du traitement est susceptible de collecter les données suivantes :

    • les Données Personnelles que vous nous fournissez, comme : votre nom, votre adresse postale, votre numéro de téléphone, votre email, votre profession, votre fonction et le nom de votre employeur, votre secteur d’activité, vos demandes et réclamations, toute donnée que vous décidez de nous fournir lorsque vous remplissez un formulaire de contact sur les sites internet du groupe Xelians, toute autre donnée que nous recevons lors de nos échanges par email, sites internet, et
    • Les Données Personnelles collectées automatiquement telle que votre adresse IP, votre navigateur, les cookies, l’historique de vos visites sur les sites, vos données de consultation et de navigation sur les sites, le suivi de vos actions à l’égard des emails que nous pouvons vous adresser.

     

    Données Personnelles des visiteurs des sites internet :

    Le recueil des Données Personnelles a pour fondement l’intérêt légitime du Responsable du traitement dans la mesure où les données collectées ont pour finalités principales de permettre l’amélioration de la navigation sur les sites internet du groupe Xelians.

     

    Données Personnelles de prospects :

    Le Responsable du traitement peut collecter des Données Personnelles de prospects nécessaires à la réalisation de Traitements relatifs à la prospection commerciale afin de proposer d’autres services et offres promotionnelles.

     

    Autres finalités envisageables :

    • la sélection de personnes pour réaliser des actions de fidélisation, d’étude, de sondage, de test produit et de promotion ;
    • l’élaboration de statistiques commerciales ;
    • l’organisation de toute opération promotionnelle et évènements.

    Chacun des courriers électroniques de prospection offrira la possibilité à la Personne Concernée de s’opposer au Traitement des données à des fins de prospection en cliquant sur un lien permettant de se désabonner.

    En outre, le prospect pourra, à tout moment, s’opposer à toute prospection par d’autres moyens dans les conditions prévues au chapitre « NOUS CONTACTER »

     

    Données Personnelles des contacts de Partenaires commerciaux :

    Les Données Personnelles des Partenaires commerciaux ou de contacts sont susceptibles d’être traitées par le Responsable du traitement.

    Dans ce cadre, les Données Personnelles collectées ont pour finalités principales la gestion administrative et le bon suivi de la relation contractuelle entre le Responsable du traitement et le Partenaire.

     

    Données Personnelles des candidats :

     

    Les données des candidats, et candidats potentiels, suivantes sont susceptibles d’être traitées par le Responsable du traitement :

    • Nom, prénom, adresse
    • Courriel, numéro de téléphone
    • contenu de vos C.V.

     

    Dans ce cadre, les Données Personnelles collectées ont pour finalités principales le recrutement, la communication auprès des candidats et la gestion administrative de leurs dossiers comprenant l’accomplissement de ses obligations légales et de contrôle interne.

     

    Ces Données Personnelles peuvent également être utilisées à des fins statistiques ou d’analyse. Ces données sont indispensables dans le cadre du processus de recrutement et sont destinées aux services concernés.

     

    Les candidats concernés sont informés qu’aucune décision emportant des effets juridiques à leur égard n’est prise par un Traitement exclusivement automatisé.

     

     

    DURÉE DE CONSERVATION DES DONNÉES

    Données Personnelles des visiteurs des sites internet :

    Les Données Personnelles sont conservées uniquement le temps nécessaire pour la finalité poursuivie par le Traitement des Données Personnelles :

    • Navigation sur le site et statistiques : 6 mois à compter de la dernière visite du visiteur
    • Collecte de Cookies : Se référer à la « Politique Cookies»

     

     

    Données Personnelles de prospects :

    • Abonnement aux newsletters : pendant la durée de l’abonnement, puis 2 ans à compter du désabonnement
    • Autres finalités envisageables susmentionnées : 2 ans à compter du dernier contact avec le prospect

     

    Données des contacts de partenaires commerciaux :

    Afin d’effectuer la gestion administrative et le bon suivi de la relation contractuelle entre le Responsable du traitement et le Partenaire, le Responsable du traitement conserve ces données pendant :

    • 5 ans à compter de la fin de la période contractuelle

     

    Cette conservation s’effectue sur la base de l’intérêt légitime.

    A la fin de ces délais, les données seront supprimées ou anonymisées.

     

    Données Personnelles de candidats :

    Afin de proposer aux candidats des offres d’emplois en adéquation avec leurs compétences, le Responsable du traitement conserve ces données pendant :

    • 2 ans à compter d’une prise de contact émanant du candidat ou du Responsable du traitement.

     

    Les besoins en termes de recrutement du groupe Xelians justifient l’intérêt légitime de conserver les Données Personnelles des candidats afin de leur proposer des offres d’emplois en adéquation avec leurs compétences.

     

     

    DESTINATAIRES

     

    Les Données Personnelles ne sont traitées que pour les besoins du Responsable du traitement et par des personnes habilitées et déterminées par le Responsable du traitement au regard des missions qu’elles exercent.

     

    Dans certains cas limités, le Responsable du traitement pourra partager, dans le respect du principe de minimisation, ces informations avec d’autres entités du groupe Xelians dans le cadre de la mutualisation des moyens impliquant une gestion commune des données.

    Par ailleurs, le Responsable du traitement peut faire appel à des Sous-traitants pour mener des activités de Traitement spécifiques, ainsi vos Données Personnelles seront susceptibles d’être accessibles/communiquées à des prestataires de services agissant en qualité de Sous-traitant au sens de la réglementation applicable.

    Ces Sous-traitants sont tenus de respecter les obligations du RGPD pour le compte et selon les instructions du Responsable du traitement. Le Responsable du traitement s’assure que ses sous-traitants présentent les mêmes garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le Traitement réponde aux exigences du RGPD.

     

    VOS DONNÉES A CARACTÈRE PERSONNEL SONT-ELLES TRANSFÉRÉES EN DEHORS DE L’UNION EUROPÉENNE

     

    Les Traitements réalisés par le Responsable du traitement sont localisés dans l’Union européenne. Par ailleurs, si le Responsable du traitement est amené à transférer des Données Personnelles en dehors du territoire de l’Union européenne, il s’assurera que le destinataire soit situé dans un pays respectant un niveau de protection adéquat, ou prévoira les garanties appropriées nécessaires notamment en recourant aux clauses contractuelles types adoptées par la Commission Européenne.

     

    VOS DROITS

     

    Chaque personne concernée peut faire valoir ses droits exposés ci-après.

     

    DROIT D’ACCèS

    Les personnes concernées peuvent exiger des renseignements sur les Données Personnelles collectées les concernant, leur origine et l’usage auquel elles sont destinées.

    En cas de transmission de Données Personnelles à des tiers, l’identité du destinataire ou les catégories de destinataires seront indiquées.

     

    DROIT DE RECTIFICATION

    S’il s’avère que des Données Personnelles soient inexactes ou incomplètes, la Personne Concernée est en droit d’exiger qu’elles soient rectifiées ou complétées.

     

    DROIT DE RÉTRACTATION

    Lorsque les Données Personnelles sont traitées sur la base du Consentement, les Personnes Concernées peuvent s’opposer au Traitement à tout moment.

    L’usage de ces Données Personnelles sera alors suspendu pour ce qui a fait l’objet d’une opposition.

     

    DROIT à l’EFFACEMENT

    La Personne Concernée est en droit d’exiger la suppression de ses Données Personnelles s’il s’avère que le Traitement de ces données n’a pas ou plus de base légale. Il en va de même si la finalité du Traitement des données est devenue caduque ou n’a plus lieu d’être pour d’autres raisons.

    Il convient de tenir compte des obligations légales de conservation des données et des intérêts sensibles s’opposant à la suppression des données.

     

    DROIT d’OPPOSITION

    Les Personnes Concernées disposent d’un droit d’opposition au Traitement de leurs données qu’il convient de respecter dès lors que leur intérêt légitime prévaut, en raison de leur situation personnelle particulière.

    Cette disposition ne s’applique pas si une disposition légale exige que les Données Personnelles soient traitées.

     

    DROIT A LA PORTABILITÉ

    La Personne Concernée est en droit d’exiger que les Données Personnelles qu’elle a fournies soient mises à sa disposition dans un format standard exploitable, comme un document Word ou Excel.

    Les frais de portabilité pourront être facturés à la Personne Concernée par le Responsable du traitement.

     

    DROIT A LA MORT NUMÉRIQUE

    L’article 40-1 de la loi « Lemaire » pour une économie numérique du 7 octobre 2016 vous permet de formuler des directives anticipées sur le sort de vos Données Personnelles en cas de décès.

     

    EXERCICE DES DROITS

    Ces droits s’exercent auprès du délégué à la protection des données du Responsable du traitement, dans les conditions prévues au chapitre « NOUS CONTACTER ».

     

    En cas de difficulté en lien avec la gestion de vos Données Personnelles, vous pouvez contacter la Commission nationale de l’informatique et des libertés (plus d’informations sur www.cnil.fr).

     

     

    SÉCURITÉ DU TRAITEMENT

     

    Les Données Personnelles doivent être protégées contre les accès non autorisés, divulgations (interne ou externe), tout Traitement illicite ainsi que contre toute perte, falsification ou destruction.

     

    Cela s’applique aussi bien au Traitement des données sous forme numérique que physique.

    La politique de protection des données du Responsable du traitement définit et met en œuvre des mesures techniques ou organisationnelles appropriées visant à assurer la protection des Données Personnelles.

    Ces mesures sont adaptées aux évolutions techniques, aux risques inhérents au Traitement et au degré de protection requis pour les Données Personnelles concernées.

    Le Responsable du traitement prend les mesures de sécurité appropriées contre le Traitement illégal ou non autorisé des Données Personnelles, et contre la perte accidentelle ou l’endommagement des Données Personnelles.

     

     

     

    MODIFICATIONS

     

    Xelians pourra apporter des modifications mineures à la présente Politique de confidentialité. Après avoir effectué les modifications correspondantes, Xelians publiera la version mise à jour sur son site internet.

    Si Xelians effectue des modifications importantes, il prendra des mesures supplémentaires pour en informer les Personnes Concernées.

     

     

    NOUS CONTACTER

     

    Si vous souhaitez obtenir plus d’informations ou exercer l’un des droits susvisés ou si vous n’êtes pas satisfait(e) de la manière dont nous avons traité vos Données Personnelles, vous pouvez nous contacter à l’adresse électronique suivante :

    • DPO@xelians.fr

     

    Veuillez fournir autant d’informations que possible afin de nous aider à identifier les données que vous souhaitez obtenir, les mesures que vous souhaitez que nous prenions et les raisons pour lesquelles vous pensez que ces mesures doivent être prises.

     

    Avant d’examiner votre demande, nous pourrons être amenés à vous demander des renseignements complémentaires afin de vous identifier. Si vous ne fournissez pas les renseignements demandés et que, de ce fait, nous ne parvenions pas à vous identifier, nous pourrions refuser de donner suite à votre demande.

     

    En règle générale, nous répondrons à votre demande dans un délai d’un mois à compter de sa réception. Ce délai peut être prolongé de deux mois supplémentaires si cela s’avère nécessaire compte tenu de la complexité et du nombre de demandes que vous nous avez envoyées.

     

    Des frais administratifs raisonnables pourront vous être demandés dans les situations suivantes :

    • vous demandez des copies supplémentaires de vos Données Personnelles en cours de Traitement, ou
    • vous soumettez des demandes manifestement infondées ou excessives, notamment en raison de leur caractère répétitif.