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    Xelians Archives Room

    Modernisez la gestion interne de vos archives physiques

    Tout savoir sur l'expertise

    Facilitez la gestion de vos archives physiques avec une application innovante : un enjeu important pour maîtriser vos risques

    La bonne organisation de vos fonds d’archives permet de réaliser des économies mais surtout d’éviter toutes pertes ! Un simple fichier Excel ou un outil devenant obsolète peut compromettre la sécurité de vos archives en stock ou en consultation auprès de vos collaborateurs. Il est important de disposer d’un outil fiable pour tracer et fluidifier vos mouvements d’archives physiques.

    Au-delà de la sécurité, avoir une meilleure visibilité sur l’élimination d’archives est également essentiel. Cela permet :

    • de réduire les coûts de stockage
    • de faciliter la mise en conformité RGPD (Réglementation pour la Protection des Données Personnelles).

    Profitez de l’opportunité de migrer vers une nouvelle solution pour améliorer votre service d’archivage.

    Une application mobile pour simplifier la gestion de vos magasins d’archives

    Expert dans le domaine de l’archivage depuis plus 40 ans, nous vous proposons au travers Xelians Archives Room de :

    >> déléguer la description de vos archives à vos services producteurs
    >> gérer et optimiser l’occupation de l’ensemble de vos sites et de vos salles d’archives
    >> sécuriser les échanges d’archives physiques entre les services
    >> maîtriser le cycle de vie de vos documents (élimination, transfert, tiers archivage, …)

    Banner Xelians Archives Room

    Xelians Archives Room inclut :

    Interface Xelians AR

    Une interface web

    Exploitée en mode SaaS pour vos utilisateurs internes et les agents de votre service d’archivage.

    Application Xelians Archives Room

    Une application mobile

    Une application Android pour vos équipes assurant les opérations logistiques d’entreposage et de collecte / livraison.

    L’application est une véritable innovation dans le domaine des logiciels d’archivage, elle permet de :

    >> Remplacer les bordeaux papiers (que vous pouvez toutefois encore imprimer si vous y tenez !)
    >> Optimiser les charges de travail de vos équipes tout en renforçant la traçabilité et les contrôles (erreurs de sélection d’archives, déclassés, …).

    Elle peut être installée sur un smartphone Android ou un dispositif logistique professionnel disposant de lecteur de code-barres intégré.

    Parfaitement intégré dans notre solution Xelians Archives Management, vous avez la possibilité de gérer simultanément vos archives physiques et électroniques, en interne ou externalisée.

    Xelians Archives Room

    Les grandes fonctionnalités de Xelians Archives Room

    Sécuriser l'indexation

    Sécuriser l'indexation

    Sécuriser l'indexation
    Sécuriser l'indexation

    L’indexation peut être réalisée dès la création des unités d’archives par les services producteurs ou par votre service d’archives internes. Xelians Archives Room permet de gérer les archives courantes en amont de l’archivage.
    Cette fonction permet de sécuriser les documents durant tout leur cycle de vie et de préparer les versements vers votre service d’archives. Désarchiver devient une simple formalité de transfert pour vos utilisateurs internes !

    Facilitez le versement

    Facilitez le versement

    Facilitez le versement
    Facilitez le versement

    Votre utilisateur sélectionne les archives à transférer vers votre service d’archives interne. L’enlèvement ainsi que l’entreposage est réalisé par les archivistes via l’application mobile de Xelians Archives Room.
    Si toutefois, vous tenez à verser vos archives via des fichiers Excel, Xelians Archives Room le permet aussi.

    Optimisez vos espaces de stockage

    Optimisez vos espaces de stockage

    Optimisez vos espaces de stockage
    Optimisez vos espaces de stockage

    Xelians Archives Room s’adapte à toutes les salles d’archives et permet une meilleure gestion de vos espaces. Le logiciel permet de modéliser finement vos magasins d’archives selon votre organisation (Centre(s) > Site(s) > Bâtiment(s) > Salle(s) > Epi(s) > Travée(s) > Emplacements.).

    Chaque emplacement d’archives est code-barré pour localiser sans faille l’ensemble des unités d’archives conservées.
    Un reporting est à disposition pour bénéficier d’une meilleure visibilité de l’ensemble de vos archives physiques en stock ainsi que les taux d’occupation de vos espaces.

    Sécurisez les communications

    Sécurisez les communications

    Sécurisez les communications
    Sécurisez les communications

    Les communications physiques sont tracées de bout en bout de manière à permettre une meilleure gestion des prêts (relance, transfert entre utilisateurs, etc.).
    Xelians Archives Room permet également une communication numérique des archives. Cette option évite les pertes (20 à 30% des archives en communication ne sont jamais réintégrées) et améliore les niveaux de services pour vos utilisateurs (lecture simplifiée, délais raccourcis, …).
    Les copies numériques sont archivées dans le système d’archivage électronique et permettent une consultation ultérieure directement dans l’application sans renouveler une demande de communication physique.

    Maitrisez la gestion de cycle de vie de vos archives

    Maitrisez la gestion de cycle de vie de vos archives

    Maitrisez la gestion de cycle de vie de vos archives
    Maitrisez la gestion de cycle de vie de vos archives

    Chaque unité d’archive dispose d’un ensemble de règles de gestion du cycle de vie :
    – Durée d’utilité courante
    – Durée de conservation
    – Durée de communicabilité
    – Gel
    Ces règles permettent notamment de gérer le sort final des archives. Le sort est soit une élimination ou un transfert vers un autre centre d’archives interne, externalisé ou autorité d’archivage définitif (patrimonial).

    Xelians vous accompagne

    Xelians se charge de la migration de vos données vers Xelians Archives Room

    Vous disposez d’une ancienne solution maison ou d’un logiciel obsolète qui vous pose un problème de maintenance à court ou moyen terme ? Vous souhaitez changer de solution et récupérer toutes vos données dans une nouvelle solution ?

    Xelians vous propose une prestation en 4 étapes pour reprendre vos données et mettre en œuvre votre nouveau service d’archivage :

    Audit

    Audit

    Audit
    Audit

    Audit des données sources

    Transformation

    Transformation

    Transformation
    Transformation

    Transformation vers le modèle de données Xelians Archives Room

    Paramétrage

    Paramétrage

    Paramétrage
    Paramétrage

    Paramétrage de l’application

    Réalisation

    Réalisation

    Réalisation
    Réalisation

    Réalisation des imports

    Xelians Archives Room permet une traçabilité avancée via un système de code-barres sur les archives et leurs emplacements.

    La solution s’adapte facilement à votre organisation d’archives avec les possibilités de :
    prendre en compte des fonds ne possédant pas de code-barres. L’étiquetage sera réalisé progressivement au moment des communications et pour les nouvelles archives.
    récupérer les anciens codes-barres existants, de manière à éviter les coûts de réidentification de l’ensemble des fonds.

    Les bénéfices

    Déploiement de nouvelles pratiques

    Maîtrise des risques

    Traçabilité des mouvements permettant de limiter les pertes d’archives

    Contrôle

    Conformité

    Respect des durées de conservation et mise en conformité RGPD

    Préparation des documents

    Mobilité

    App mobile simplifiant la gestion quotidienne par vos équipes en mouvement (scan d’archives, scan d’emplacements, …)

    Collecte des documents

    Efficacité

    Votre utilisateur dispose d’un moteur de recherche moderne pour consulter et retrouver rapidement leurs archives

    Les forces de Xelians

    Expertise

    45 ans d'expérience

     

    • Leader dans le traitement documentaire à 360°
    • Portefeuille varié de clients
      (Grands Groupe – PME – Professions libérales – Secteur public)
    • Interopérabilité des solutions

    Expérience optimale

    Complémentarité de nos offres

     

    • Chefferie de projet à 360°
    • Equipes d’experts pluridisciplinaires
    • Interopérabilité des solutions

    Interlocuteur unique

    De A à Z pour votre projet

     

    • Échanges simplifiés
    • Confiance
    • Proximité

    Adaptabilité

    Offre standard ou sur-mesure

     

    • Spécificités des besoins
    • Exigences sectorielles
    • Enjeux réglementaires

    Sécurité

    Tiers archiveur & de confiance

     

    • Confidentialité des archives
    • Hébergement des données sur le territoire français
    • Solutions et sites certifiés : ISO 27001 / HDS ; NF342 ; SIAF ; NF461…
    Pour aller + loin
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