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    Conseil et Accompagnement Documentaire

    De véritables experts archivistes au sein de nos équipes

    Tout savoir sur l'expertise

    La gouvernance des données et l’accompagnement à la dématérialisation : des enjeux décisifs pour les entreprises

    Chaque année, de plus en plus d’organisations ont recours à la mise en place d’une gouvernance documentaire, en vue d’un projet de dématérialisation.  En 2022, 60% des organisations ont instauré une mission de conseil sur la gouvernance de l’information et 15% planifient le projet courant 2023-2024. (Enquête Archimag – septembre 2022)  

    Tout ceci est motivé par la recherche de performance opérationnelle, l’évolution technologique, la nécessité de revoir les processus de travail, la valorisation des informations et l’envie de passage concret vers une gouvernance opérationnelle. 

    Les attentes des organisations en gestion documentaire

    webinar Maarch Digital Flow : optimiser la relation avec vos tiers, de la demande à l'archivage de de vos données

    La valorisation des données

     

    • Gouvernance de l’information 

    La mission conseil de Xelians :  mise en place d’un audit, définition d’un plan de classement, définition des règles et process en matière documentaire 

     

    • Sécurisation du patrimoine  

    La mission conseil de Xelians :  création d’un référentiel sur la durée de conservation de documents, définition de règles et usages, mise en conformité RGPD 

    Dématérialisation des factures

    La dématérialisation

     

    • Choix d’une solution de dématérialisation 

    La mission conseil de Xelians : évaluation des besoins métiers, détermination des workflows d’automatisation et choix d’une GED et/ou d’un système d’archivage électronique 

    • Déploiement de la solution – conseil AMOA 

    La mission conseil de Xelians : Paramétrage de la solution, gestion de projet, comitologie de suivi 

    • Conduite du changement  

    La mission conseil de Xelians :  Formation des équipes en interne 

    Xelians vous accompagne

    Du traitement de l’archive à l’exploitation des métadonnées du document numérique

    Audit documentaire

    Audit documentaire

    Audit documentaire
    Audit documentaire

    Notre mission : réaliser à la fois un audit des documents et de leur gestion mais également des entretiens pour chaque service pour comprendre au mieux vos besoins. 

    • Enquête & cartographie : Réalisation d’une vue d’ensemble stratégique de vos documents 
    • Recueil des exigences archivistiques : formalisation des besoins métier, recensement des typologies documentaires 
    • Analyse des activités : Identification des besoins spécifiques et des opportunités d’amélioration. 
    • Analyse des outils existants (GED, outil métier, Logiciel d’archivage)
    Gouvernance de l'information

    Gouvernance de l'information

    Gouvernance de l'information
    Gouvernance de l'information
    1. Définition de la politique d’archivage  
    2. Conception de l’organisation documentaire 
    3. Conception des outils de gestion 
    Déploiement des solutions

    Déploiement des solutions

    Déploiement des solutions
    Déploiement des solutions
    1. Déploiement de la politique d’archivage  
    2. Traitement documentaire 
    3. Déploiement des outils de gestion 
    Formation et accompagnement

    Formation et accompagnement

    Formation et accompagnement
    Formation et accompagnement

    Nos chefs de projets forment et coordonnent les équipes chargées de mise en œuvre, tout en ayant une gestion du risque et une maîtrise des résultats pour assurer une transition transparente et réussie. La formation se fait en trois étapes : 

    1. Réalisation d’un plan de communication et de sensibilisation  
    2. Mise en place de formations 
    3. Adaptation des manuels d’utilisation 

    Les conseils d'une équipe d'experts

    Consultants, chefs de projet, ingénieurs, archivistes techniciens, formateurs… les profils de nos experts sont multiples et complémentaires. Ils couvrent toutes les dimensions de votre projet : documentaire, logistique, informatique, qualité, juridique, veille, sécurité… 

    Notre expertise repose sur notre méthodologie et nos outils ainsi que sur la méthodologie normée du Records Management (archivage).  

    Chaque métier a ses propres problématiques documentaires, qu’elles soient abordées sous l’angle sectoriel (Banques, Assurances, Industrie pharmaceutique, Santé, Collectivités…) ou sous l’angle service (RH, Comptabilité, Juridique…). Nous avons pu développer une réelle expertise auprès de nos 11 000 clients. 

    Un suivi technique et juridique précis

    La donnée au cœur de l’expertise Xelians

    La force du Groupe Xelians est d’être l’interlocuteur unique pour une solution sur-mesure couvrant l’ensemble de vos besoins en gestion documentaire

    Pour aller + loin

    Les forces de Xelians

    Expertise

    45 ans d'expérience

     

    • Leader dans le traitement documentaire à 360°
    • Portefeuille varié de clients
      (Grands Groupe – PME – Professions libérales – Secteur public)
    • Interopérabilité des solutions

    Expérience optimale

    Complémentarité de nos offres

     

    • Chefferie de projet à 360°
    • Equipes d’experts pluridisciplinaires
    • Interopérabilité des solutions

    Interlocuteur unique

    De A à Z pour votre projet

     

    • Échanges simplifiés
    • Confiance
    • Proximité

    Adaptabilité

    Offre standard ou sur-mesure

     

    • Spécificités des besoins
    • Exigences sectorielles
    • Enjeux réglementaires

    Sécurité

    Tiers archiveur & de confiance

     

    • Confidentialité des archives
    • Hébergement des données sur le territoire français
    • Solutions et sites certifiés : ISO 27001 / HDS ; NF342 ; SIAF ; NF461…
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