Traçabilité des flux courrier et réponses.
Gestion Electronique de Courriers (GEC)
Gérez électroniquement vos correspondances
Tout savoir sur la solution
Vos enjeux
La gestion du courrier est une tâche incontournable en entreprise. Afin d’assurer le bon traitement quotidien des courriers entrants et sortants, il est nécessaire d’identifier avec précision les procédures à mettre en place ; dès la réception des courriers, en passant par le traitement, jusqu’à leur archivage.
Nos points forts
- Logiciel Libre et Open Source permettant d’assurer l’intégrité et la pérennité des données;
- Interopérabilité facilitant l’interfaçage de Maarch Courrier avec vos logiciels existants;
- Sécurité assurant une authentification SSO, une protection optimale, ainsi qu’une gestion des droits d’habilitation;
- Accompagnement permettant de développer rapidement l’usage : formation, aide au paramétrage fonctionnel ou technique et assistance;
Améliorez la relation avec vos tiers
- Améliorez la qualité de vos services : Répondez systématiquement aux requêtes, dans des délais plus courts pour une satisfaction meilleure;
- Fluidifiez les échanges avec vos tiers : Accédez aux interactions précédentes pour une meilleure compréhension du dossier (réponses apportées aux courriers d’origine, date de réponse, auteur, contenu…);
- Raccourcissez vos délais de réponse : Utilisez des modèles prédéfinis et des processus de rédaction/validation avec des documents chartés.
- Accédez rapidement à l’information : Traitez à temps les dossiers et renseignez immédiatement un client ou usager grâce à une interface intuitive et simple d’utilisation;
- Facilitez-vous l’obtention de labels : Engagez de vrais moyens humains et technologiques pour viser une qualité connue et reconnue;
Gérez votre courrier de manière collaborative
- Accédez en un point unique à l’intégralité de votre courrier : Centralisez tous les documents entrants qu’ils soient issus d’une numérisation, boîte mail, formulaire de contact web, dossier réseau ou web services;
- Collaborez facilement au sein de votre organisation : Envoyez une notification aux utilisateurs comportant la liste des documents à traiter, ainsi qu’un lien pour accéder directement aux documents;
- Partagez mieux l’information : Rendez disponibles tous les courriels relatifs à un projet ou une affaire pour une meilleure collaboration;
- Gagnez en confort de travail : Accédez facilement de n’importe quel endroit, à n’importe quel moment, à l’ensemble de vos courriers grâce à la dématérialisation;
- Gérez la confidentialité : Sécurisez l’accès à vos courriers en attribuant des droits d’habilitations tout en vous s’assurant de l’intégrité des documents;
Optimisez votre performance
- Qualifiez rapidement vos courriers : Complétez les informations fonctionnelles à l’aide de champs que vous aurez entièrement paramétrés voire personnalisés : catégorie, type de courrier, priorité;
- Optimisez vos coûts : Réduisez les dépenses de carburant, de papier, de frais d’impression, de reproduction, de frais de navette etc… par une dématérialisation de vos courriers;
- Assurez la traçabilité de votre courrier : Visualisez rapidement l’ensemble des informations relatives au courrier par une vue synthétique : réponses apportées, état d’avancement du traitement, historique, annotations;
- Renforcez votre productivité : Affectez le temps gagné par un meilleur traitement du courrier sur d’autres tâches.
Les bénéfices
Sécurité
Personnalisation
Modèle type de courrier, formulaires, circuit d’acheminement, etc.
Interopérabilité
Versement direct (formats bureautiques Office, PDF…) par numérisation, ou via un connecteur (Progiciels, GED, GRC…).
Les forces de Xelians
Pour aller + loin
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