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    Maarch Courrier (GEC)

    Gérez électroniquement vos correspondances

    Tout savoir sur la solution
    Les enjeux de la mise en place d’une gestion de courrier

    Depuis 2012, le volume de courrier papier a diminué de moitié, au profit des correspondances numériques. Pour répondre à cette transition digitale, il est important de s’équiper d’un logiciel de GEC, gérant à la fois le courrier physique et numérique.

    Afin d’assurer le bon traitement quotidien des courriers entrants et sortants, il est nécessaire d’identifier avec précision les procédures à mettre en place ; dès la réception des courriers, en passant par le traitement, jusqu’à leur archivage.

    Gérez facilement l’ensemble de votre processus courrier avec Maarch Courrier !

    Contactez-nous

    Les avantages de la mise en place d’une GEC

    picto_XAM

    1. Optimisez votre performance

    Qualifiez rapidement vos courriers : Complétez les informations fonctionnelles à l’aide de champs que vous aurez entièrement paramétrés voire personnalisés : catégorie, type de courrier, priorité.
    Optimisez vos coûts : Réduisez les dépenses de carburant, de papier, de frais d’impression, de reproduction, de frais de navette etc… par une dématérialisation de vos courriers.
    Assurez la traçabilité de votre courrier : Visualisez rapidement l’ensemble des informations relatives au courrier par une vue synthétique : réponses apportées, état d’avancement du traitement, historique, annotations.
    Renforcez votre productivité : Affectez le temps gagné par un meilleur traitement du courrier sur d’autres tâches.

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    2. Gérez votre courrier de manière collaborative
    Accédez en un point unique à l’intégralité de votre courrier : Centralisez tous les documents entrants qu’ils soient issus d’une numérisation, boîte mail, formulaire de contact web, dossier réseau ou web services…
    Collaborez facilement au sein de votre organisation : Envoyez une notification aux utilisateurs comportant la liste des documents à traiter, ainsi qu’un lien pour accéder directement aux documents.
    Partagez mieux l’information : Rendez disponibles tous les courriels relatifs à un projet ou une affaire pour une meilleure collaboration.
    Gagnez en confort de travail : Accédez facilement de n’importe quel endroit, à n’importe quel moment, à l’ensemble de vos courriers grâce à la dématérialisation.
    Gérez la confidentialité : Sécurisez l’accès à vos courriers en attribuant des droits d’habilitations tout en vous s’assurant de l’intégrité des documents.

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    3. Améliorez la relation avec vos tiers
    Améliorez la qualité de vos services : Répondez systématiquement aux requêtes, dans des délais plus courts pour une satisfaction meilleure.
    Fluidifiez les échanges avec vos tiers : Accédez aux interactions précédentes pour une meilleure compréhension du dossier (réponses apportées aux courriers d’origine, date de réponse, auteur, contenu…).
    Raccourcissez vos délais de réponse : Utilisez des modèles prédéfinis et des processus de rédaction/validation avec des documents chartés.
    Accédez rapidement à l’information : Traitez à temps les dossiers et renseignez immédiatement un client ou usager grâce à une interface intuitive et simple d’utilisation.

    Xelians vous accompagne

    La gestion de vos correspondances avec Maarch Courrier

    Acquisition, qualification, annotation

    Acquisition, qualification, annotation

    Acquisition, qualification, annotation
    Acquisition, qualification, annotation

    Intégrez et indexez à partir d’une interface unique tout type de flux (courriers papier, courriels, documents, demandes issues de portails citoyens).

    Numérisation (unitaire ou masse), courriels, formulaires web, connexion avec applications métiers, documents bureautiques…

    Circulation

    Circulation

    Circulation
    Circulation

    Fluidifiez vos échanges au sein de votre organisation, ou à distance, tout en attribuant des droits d’habilitation pour restreindre les accès

    Diffusion des documents et courriers, alertes et notifications, traçabilité, gestion des absences, etc.

    Réponse rapide et circuit sortant

    Réponse rapide et circuit sortant

    Réponse rapide et circuit sortant
    Réponse rapide et circuit sortant

    Facilitez le travail collaboratif entre les différents services et bénéficiez de modèles de courrier prêts à l’emploi.

    Réponse préparée, départ spontané, annotations, clôture du courrier…etc.

    Viser et signer les courriers

    Viser et signer les courriers

    Viser et signer les courriers
    Viser et signer les courriers

    Bénéficiez de Maarch Parapheur et réalisez des paraphes, visas et signatures électroniques

    Archivage

    Archivage

    Archivage
    Archivage

    Versement des données personnelles dans un Système d’Archivage Electronique.

    Exploiter la base documentaire

    Exploiter la base documentaire

    Exploiter la base documentaire
    Exploiter la base documentaire

    Recherche de document, visualisation d’un historique, pilotage d’activité…

    Les bénéfices

    Mise en oeuvre des projets

    Logiciel open source

    Permettant d’assurer l’intégrité et la pérennité des données.

    Déploiement de nouvelles pratiques

    Sécurité

    Traçabilité des flux courrier et réponses.

    Authentification SSO permettant une gestion des droits d’habilitation.

    Réponse circuit rapide et sortant

    Personnalisation

    Modèle type de courrier, formulaires, circuit d’acheminement, etc.

    Accompagnement permettant de développer rapidement l’usage : formation, aide au paramétrage fonctionnel etc.

    Acquisition et qualification du document

    Interopérabilité

    Versement direct (formats bureautiques Office, PDF…) par numérisation, ou via un connecteur (Progiciels, GED, GRC…).

    Pour aller + loin

    Les forces de Xelians

    Expertise

    45 ans d'expérience

     

    • Leader dans le traitement documentaire à 360°
    • Portefeuille varié de clients
      (Grands Groupe – PME – Professions libérales – Secteur public)
    • Interopérabilité des solutions

    Expérience optimale

    Complémentarité de nos offres

     

    • Chefferie de projet à 360°
    • Equipes d’experts pluridisciplinaires
    • Interopérabilité des solutions

    Interlocuteur unique

    De A à Z pour votre projet

     

    • Échanges simplifiés
    • Confiance
    • Proximité

    Adaptabilité

    Offre standard ou sur-mesure

     

    • Spécificités des besoins
    • Exigences sectorielles
    • Enjeux réglementaires

    Sécurité

    Tiers archiveur & de confiance

     

    • Confidentialité des archives
    • Hébergement des données sur le territoire français
    • Solutions et sites certifiés : ISO 27001 / HDS ; NF342 ; SIAF ; NF461…
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