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    Professionnels de santé

    Simplifiez la gestion de vos dossiers patients

    Tout savoir sur le secteur

    La transition vers des pratiques médicales plus modernes et efficaces est devenue une nécessité pour répondre aux besoins croissants de la société en matière de santé. 

    Face à un volume croissant de documents au format papier, les risques liés à la sécurité des données ainsi qu’à la confidentialité des dossiers patients deviennent préoccupants pour les institutions.  

    Afin de répondre à ces enjeux, Xelians vous propose plusieurs solutions complémentaires pour simplifier et optimiser la gestion documentaire de vos pratiques médicales : 

    En tant que tiers archiveur certifié HDS, Xelians vous accompagne tout au long du processus de digitalisation de votre établissement de santé.  

     

    Vos besoins

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    Simplification des transferts de dossiers
    La digitalisation des dossiers médicaux permet de centraliser les données dans un système d’information commun. Facilitant ainsi les échanges avec votre administration, les entreprises, le personnel de santé, les patients ou vers un autre centre médical. Cela permet une efficacité accrue dans les tâches administratives.

     

    picto_digitalisation_RH

    Réduction des charges administratives
    Face à la multitude de documents à fournir pour chaque patient et au volume de courriers médicaux reçus quotidiennement, il est crucial de simplifier les processus administratifs. C’est pourquoi, l’externalisation et le traitement du courrier entrant vous permet de vous concentrer pleinement sur la relation avec vos patients, en réduisant vos charges administratives.

     

    picto_sante_rgpd

    Conformité au RGPD
    la mise en place d’une gouvernance de l’information et la création d’alerte dans une solution digitale assure la maîtrise des normes RGPD garantissant la confidentialité des informations médicales.

    picto_conservation_rgpd

    Sécurité des données
    Face à des cyberattaques de plus en plus fréquentes, il est essentiel de déployer une solution digitale robuste et souveraine visant à garantir la sécurité et la durabilité des données médicales ainsi que leur intégrité au fil du temps.

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    Optimisation de l’espace
    Vos établissements saturent en termes de volumes de documents papier en partie dû à la longue conservation des dossiers médicaux. L’externalisation des archives physiques permet de gagner de l’espace pour vos patients.

     

     

     

    Xelians vous accompagne

     

    Nos solutions adaptées à vos besoins

    outil_de_gestion

    Numérisation & Outil de gestion documentaire

    La numérisation, première étape de la digitalisation vise à optimiser le parcours de soins en facilitant la gestion des informations médicales. Elle permet de transformer les documents papier en copies numériques pour une consultation facilitée par vos collaborateurs.    

    Nos équipes expertes proposent une numérisation fidèle, suivant la norme NF Z42-026. Cette numérisation permet d’intégrer vos documents, de manière sécurisée à un logiciel de gestion de documents (GED) et de conserver les dossiers définitifs dans un Système d’Archivage Electronique(SAE). 

    En adoptant cette approche, vous modernisez vos pratiques, facilitez le télétravail, et réduisez les risques liés à la gestion papier.  

    BPO

    Externalisation de processus métier (BPO)

    Le BPO ou externalisation des processus métier consiste à déléguer votre charge administrative. Nos experts sont habilités à réaliser le traitement du courrier entrant y compris les plus confidentiels.  

    Nos équipes peuvent prendre en charge :  

    • Les dossiers d’adhésions 
    • Les correspondances avec les entreprises 
    • Les correspondances entre médecins 
    • Les courriers des adhérents 

    Le but : réceptionner le courrier, le numériser de manière fidèle et l’indexer dans votre logiciel permettant ainsi l’accès simple et centralisé de toutes vos données depuis votre cabinet ou en télétravail. 

    Chez Xelians, le démarrage de cette solution est hybride puisque que nous réalisons la prestation pour des courriers papiers et des courriels électroniques.  

    L’externalisation est mise en place en moins d’un mois et nous nous engageons à mettre à disposition vos courriers le jour de leurs réceptions. 

     

    Processus de digitalisation d’un service médical

    Audit & externalisation BPO

    Audit & externalisation BPO

    Audit & externalisation BPO
    Audit & externalisation BPO
    • Analyse de vos processus métier 
    • Conseil, tri documentaire 
    • Capture multicanale des flux de courriers papiers et numériques 
    • Acheminement sécurisé vers un de nos sites de numérisation 
    Numérisation

    Numérisation

    Numérisation
    Numérisation
    • Ciblage des documents à numériser   
    • Numérisation fidèle NF 242-026   
    • Reconditionnement des dossiers physiques  
    • Récupération des pièces numériques   
    • Indexation par traitement automatique (LAD/RAD/OCR/IA/RPA)   
    • Contrôle de complétude, qualité et conformité des dossiers/courriers    
    • Priorisation de traitement des dossiers/courriers 
    Gestion électronique

    Gestion électronique

    Gestion électronique
    Gestion électronique
    • Regroupement des pièces dans un dossier unique  
    • Droits d’accès personnalisés  
    • Transfert des dossiers patients  
    • Centralisation des données 
    Archivage numérique

    Archivage numérique

    Archivage numérique
    Archivage numérique
    • Intégration à votre Système d’Information Hospitalier 
    • Conserver vos dossiers sur de très longues durées afin de pouvoir les produire lors d’un contentieux
    • Archivage électronique à vocation probatoire dans un SAE construit autour d’un coeur VITAM homologué par l’État, normé NF Z 42-013 et HDS 
    Externalisation des archives physiques

    Externalisation des archives physiques

    Externalisation des archives physiques
    Externalisation des archives physiques
    • Archivage des dossiers papiers dans nos sites certifiés et agréés SIAF, tous basés en France
    • Reconditionnement, Restitution, Destruction (certificat)  
    • Conservation sur 20 ans à partir de la dernière visite médicale de votre patient 

    Xelians, votre partenaire de confiance  

    Xelians est aujourd’hui un des experts incontournables dans la digitalisation du domaine médical. Plus de 100 clients nous font confiance dans le secteur de la santé. Toujours à la pointe des certifications et normes les plus exigeantes en matière de sécurité des données, nos équipes composées d’experts archivistes, d’experts AMOA, de chefs de projet, vous accompagnent tout au long du processus de digitalisation.  

    Nos normes et certifications vous confèrent le plus haut niveau de sécurité des données tant sur les pratiques numériques (HDS notamment) que sur l’archivage physique de documents.  

    Xelians_la_marque

    Les bénéfices

    Gestion et conservation des archives

    Economie & Efficacité

    • Simplification de la gestion/mise à jour de vos dossiers 
    • Fluidité des échanges 
    • Automatisation de vos process de validation 
    • Gain d’espace permettant de réinvestir le budget alloué aux espaces et matériels de stockage 
    Acquisition et qualification du document

    Praticité

    • Accès en temps réel à une information fiable et à jour 
    • Partage de l’information et travail collaboratif facilité 
    • Centralisation des données dans un référentiel unique 
    Archivage sécurisé

    Sécurité

    • Préservation du secret médical de vos documents/données 
    • Intégrité et maîrise de l’information (droit à l’oubli, droit d’opposition, droit de rectification)
    Pour aller + loin

    Les forces de Xelians

    Expertise

    45 ans d'expérience

     

    • Leader dans le traitement documentaire à 360°
    • Portefeuille varié de clients
      (Grands Groupe – PME – Professions libérales – Secteur public)
    • Interopérabilité des solutions

    Expérience optimale

    Complémentarité de nos offres

     

    • Chefferie de projet à 360°
    • Equipes d’experts pluridisciplinaires
    • Interopérabilité des solutions

    Interlocuteur unique

    De A à Z pour votre projet

     

    • Échanges simplifiés
    • Confiance
    • Proximité

    Adaptabilité

    Offre standard ou sur-mesure

     

    • Spécificités des besoins
    • Exigences sectorielles
    • Enjeux réglementaires

    Sécurité

    Tiers archiveur & de confiance

     

    • Confidentialité des archives
    • Hébergement des données sur le territoire français
    • Solutions et sites certifiés : ISO 27001 / HDS ; NF342 ; SIAF ; NF461…
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