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    Secteur Public

    Améliorez l’accès aux services publics !

    Vos enjeux

    Selon les engagements 7 et 8 de la charte Marianne, l’administration s’engage à répondre dans un délai de 1 à 2 semaines maximum aux administrés pour les demandes et réclamations reçues respectivement par voie électronique et par courrier.

    Confronté à la croissance exponentielle du digital et à la gestion de documents papier et électronique, le secteur public doit faire face à de nombreux enjeux : documents dispersés, difficiles d’accès et peu sécurisés, perte de temps dans la recherche d’informations, multiplicité de formats, gestion manuelle des tâches complexes et chronophages, manque d’espace dans les bureaux, etc.

    Le plan Action Publique 2022 accélère la transition numérique avec pour objectif la dématérialisation à 100% des démarches administratives d’ici 2022. Mais le secteur public est encore loin de l’objectif avec seulement 20 % des démarches administratives dématérialisées fin 2020 (source Wavestone).

    Selon une enquête Markess1, 76% des décideurs publics souhaitent simplifier et automatiser leurs processus, 71% souhaitent renforcer la sécurité de leurs documents, 67% souhaitent faciliter la recherche d’informations.

    1 Markess (société d’études indépendante) datant de 2018 auprès de décideurs publics

    Nos points forts

    • Expert documentaire depuis + de 40 ans
    • 1er opérateur privé à implémenter VITAM dans son SAE certifié NF Z42-013
    • 35 sites de conservation, dont 11 agréés SIAF pour la conservation des archives publiques
    • 1er prestataire certifié NF Z 42-026 pour la numérisation fidèle
    • Certification ISO 27001/HDS pour l’hébergement des données de santé
    • Infrastructure cloud 100% souverain
    • Éditeur et Intégrateur de logiciels libres et Open Source

    Notre offre

    La dématérialisation  est une source d’amélioration pour l’accès aux services publics. Xelians vous  accompagne dans la réussite de votre transformation digitale en gérant pour vous vos courriers, factures, dossiers du personnel, dossiers administratifs, etc. Dans ce cadre, nous intervenons sur la totalité de la chaine de valeur, depuis la prise en charge de vos documents  dans vos locaux, jusqu’à leur hébergement dans un SAE construit autour de VITAM et homologué  par l’État, en passant par la numérisation fidèle. Les versions papier sont archivées pendant toute leur durée légale de conservation dans nos sites basés en France et agréés SIAF.

     

    Externalisez vos processus métiers : déléguez une activité ou l’intégralité d’un métier chez Xelians !

    Courrier, factures, dossiers RH, saisie, … A réception de vos documents directement dans nos centres de production, nous en assurons le tri, le classement, la dépollution, etc. Nous réalisons ensuite la numérisation fidèle, puis l’indexation automatique des dossiers avec des technologies avancées (LAD/RAD/IA/RPA) qui facilitent la recherche d’informations pour raccourcir les délais de réponse aux demandes/réclamations des administrés.

     

    Consultez nos offres d’externalisation

    Xelians Outsourcing  BPO

    Consultez nos prestations de numérisation :

    Numérisation Standard Numérisation Fidèle

    Dématérialisez vos documents !

    A la suite de la numérisation, les copies numériques sont mises à disposition dans un extranet dédié et sécurisé, votre SI, votre application métier ou une GED. Vos courriers numérisés sont quant à eux intégrés dans une solution de GEC (Gestion Electronique du Courrier) pour faciliter la consultation des informations par l’ensemble des collaborateurs de l’organisation.

    Vos processus peuvent être automatisés au travers de workflows et des paraphes électroniques. Vous boostez ainsi votre productivité et facilitez les démarches de vos administrés.

    Enfin, toute l’information peut être centralisée en un point d’accès unique (Portail), offrant une vue 360° sur vos dossiers. Vos agents pourront ainsi respecter les délais de réponse aux administrés conformément à a charte Marianne.

     

    Consultez nos offres de dématérialisation :

    Gestion Électronique du Courrier Xelians Courrier

    Gestion Électronique de Document Parapheur Électronique

    Sécurisez votre patrimoine documentaire !

    L’archivage est un vrai défi car il considère le document dans sa double valeur :

    • Une valeur légale puisqu’en cas de contrôle fiscal, certains de vos documents doivent pouvoir être présentés rapidement. Il faut donc conserver le document de la manière la plus sécurisée possible et en en limiter l’accès.
    • Une valeur informationnelle quand vos collaborateurs ont besoin de consulter ces documents. L’archive doit donc être  facilement accessible pour en faciliter la consultation.

    En fin de vie,

    • Les documents physiques sont conservés dans nos sites certifiés et agréés (SIAF) pour garantir leur sécurité pendant la durée de conservation légale.
    • Les documents électroniques sont archivés dans un SAE certifié (NF Z 42-013) pour préserver l’intégrité et la pérennité sur le long terme.

    Consultez nos offres dédiées à l’archivage

    Archivage Électronique : Xelians AM   Archivage Physique : Récolement

    Archives Publiques

    Les bénéfices

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    Satisfaction des administrés

    Améliorez l’accès au service public : raccourcissez les délais de traitement grâce à l’accès facilité aux documents pour un meilleur service aux administrés

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    Meilleur accueil du public

    Optez pour la numérisation fidèle et obtenez des copies fiables. Vous pouvez détruire le papier et ainsi optimiser l’espace dans vos locaux.

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    Conformité RGPD

    Respectez la confidentialité de vos administrés grâce à la gestion fine des accès utilisateurs et des habilitations. Retrouvez rapidement les données pour les supprimer si besoin ; droit à l’oubli (RGPD).

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    Sérénité

    Sécurisez vos originaux dans nos sites agréés SIAF et certifiés. Présentez vos documents comme preuves devant un tribunal (intégrité, authenticité, pérennité)