Xelians Archives Management
Gérez le cycle de vie et préservez la valeur probante de vos archives !
Assurer la pérennité et l'intégralité de vos documents, un besoin croissant pour votre entreprise.
Aujourd’hui, l’ensemble des services reçoit, crée, gère, échange de plus en plus de documents et de données, au sein son organisation et avec ses partenaires.
La production numérique ne cesse de croitre, exposant les entreprises à une surcharge informationnelle.
A cela s’ajoute un cadre légal qui incite à la dématérialisation de nos documents engageants et impose de les conserver pour une durée pouvant aller jusqu’à 120 ans, comme le précise la CNIL.
Pour se prémunir de tout risque d’« infobésité »* et/ou répondre aux obligations légales, il est indispensable de reprendre le contrôle de son capital informationnel afin de mieux le protéger et de le rendre accessible dans le temps.
En réponse à ces enjeux, Xelians propose sa plateforme innovante et performante qui garantit sécurité, pérennité, et intégrité aux documents engageants.
Découvrez notre logiciel Xelians Archives Management !
Xelians vous accompagne
Différenciez-vous des solutions du marché en optant pour un concentré d’innovation !
Xelians Archives Management, également appelé X-AM, est une plateforme d’archivage qui assure la sécurité ainsi que la pérennité de l’ensemble de vos documents engageants.
Toutefois, les entreprises sont confrontées, aujourd’hui, à leur propre transition digitale : certains de leurs documents engageants sont sous format papier et d’autres sont désormais sous format numérique. Mais alors comment avoir une vue globale ? Comment assurer une gestion unifiée ?
Fort de ce constat, Xelians a développé une plateforme hybride qui gère aussi bien les archives nativement électroniques que les archives physiques, conservées chez le client ou chez un tiers archiveur !
En complément de ces fonctions d’archivage, vous pouvez être amené à devoir gérer des archives physiques en interne. Pour répondre à l’élargissement de votre périmètre d’archivage, vous pouvez activer le module optionnel « Archives internes ». Ce dernier vous permettra de piloter et gérer facilement la logistique de vos différents sites de conservation d’archives physiques au sein de votre organisation.
Naturellement, Xelians vous accompagne dans votre projet digital en mettant à votre service toute son expertise et en apportant le conseil nécessaire à la mise en place de sa plateforme X-AM.
Assurez la lisibilité de vos archives dans le temps et préservez ainsi la mémoire de votre entreprise.
- Migration des données vers de nouveaux supports et formats.
-
- Informations sur le format du document pour en permettre la restitution indépendamment de son environnement d’origine (inclus dans les métadonnées).
- Conservation des données dans un format standard pérenne (ex : PDF, XML).
Garantissez l’authenticité de vos documents engageants, soit la non-modification possible du contenu et de la forme
- Horodatage (association d’une date et d’une heure au document électronique permettant de le sceller).
- Vérification de la non-modification du document par la gestion des métadonnées.
- Traçage de toute modification d’une donnée/document dans un journal des évènements.
Gérez et tracez l’intégralité du cycle de vie de vos archives
- Pilotage du cycle de vie des archives (durées de conservation, droit de communication, éliminable …).
- Versement des documents
- Dépôt de paquet d’archives (SIP) préalablement constitué au format SEDA.
- Consultation via une recherche puissante : Elastic Search
- Intégration des archives et description associée en important un simple fichier zip technique
- Indexation rapide des archives physiques ou électroniques via un formulaire web.
- Personnalisation des formulaires d’indexation pour chaque type d’archive.
- Organisation du référentiel des règles de gestion
- Levier de mise en conformité RGPD : borne la durée de conservation…
- Architecture distribuée adaptée au cloud par une gestion à distance.
Assurez la conservation de vos documents engageant sur le long terme et limitez leur accès en fonction des droits de l’utilisateur
- Fédérateur d’identité.
- Authentification unique ou déléguée.
- Enregistrement des transactions relatives aux documents dans un journal des évènements horodaté pendant toute la durée de conservation.
- Conception dite « Security & Privacy by design » qui permet de répondre nativement aux exigences légales et réglementaires.
- Subrogation temporairement des droits d’un utilisateur d’une organisation avec traçabilité des actions réalisées pour disposer d’un historique des actions réalisées lors de la phase de subrogation.
- Cloisonnement des données par client et par tenant : système multi-multi-tenant unique sur le marché.
Gagnez en efficacité dans la gestion de l’ensemble des archives de votre entreprise
- Action en masse (exporter, sortir définitivement, détruire, geler …) sur un groupe d’archives.
- Tableaux de bord et statistiques (stock, versements …).
- Suivi des taux d’occupation.
- Vue de l’ensemble des bordereaux émis mais aussi des bordereaux affectés (dépôt d’archives, demande de consultation, …).
- Supervision de l’ensemble des bordereaux d’un coffre.
- Vision en temps réel de l’état des bordereaux (dépôt d’archives, demande de consultation, …).
- Mise en place de règles d’affichage des métadonnées que les utilisateurs verront lors de leur recherche.
- Continuité de service : plateforme disponible sur le
Appropriez-vous la plateforme X-AM et développez ainsi son usage
- Personnalisation de l’arborescence du plan de classement des coffres.
- Paramétrage des caractéristiques de chaque position du plan de classement.
- Choix de la langue utilisée.
- Mise à la charte des interfaces : couleurs, logo…
- Gestion des habilitations à des groupes, à des utilisateurs.
- Gestion de l’ensemble des droits de l’organisation.
Xelians Archives Management : une plateforme innovante, rentable et collaborative !
Innovation
Xelians Archives Management a bâti sa solution autour de composants Open Source : VITAM (une initiative pilotée par l’Etat), CAS (un fédérateur d’identité) et ElasticSearch (un moteur de recherche puissant). S’inscrire dans une démarche open-source apporte une réassurance aux utilisateurs quant à la pérennité de la solution. En effet, le dynamisme de la communauté implique de fréquentes évolutions fonctionnelles, prémunissant ainsi la solution de toute rupture technologique.
Fédération de l’écosystème
Xelians Archives Management fédère, au quotidien, l’ensemble de votre écosystème : - vos utilisateurs « métier » pourront déposer, rechercher et consulter les documents, - vos archivistes, record manager, DPO pourront piloter aisément le processus d’archivage et veiller au bon respect du cycle de vie des documents - et vos administrateurs pourront définir en toute autonomie, les droits utilisateurs et paramétrer toute votre organisation. L’ensemble de ces échanges sont également fluidifiés par une forte interopérabilité de vos différents SI métier avec la plateforme X-AM. Depuis un point d’entrée unique, votre écosystème accédera facilement aux archives et travaillera sur une plateforme innovante et ergonomique, délivrant ainsi une expérience de qualité à l’ensemble de vos utilisateurs.
La maîtrise des coûts
En qualité d’opérateur SAAS, Xelians vous offre la possibilité de mutualiser votre Archivage, c’est-à-dire d’opérer un ensemble d’organisations (filiales, services…) au sein d’une seule et même instance ! Naturellement, cette optimisation s’appuie sur une architecture de qualité : >> haute capacité et évolutive permettant de s’adapter à la saisonnalité et/ou l’évolution de vos besoins. >>multi-tenant garantissant une sécurité optimale via un cloisonnement étanche de vos données.
- Logiciel : Libre et Open Source
- Innovation continue : environ 3 releases par an
- Mode d’exploitation varié : Saas mutualisé, SaaS dédié ou on-premise (intégration)
- Interopérabilité : système facilement interfaçable (API Full REST, SSO, SEDA, etc.)
- Tiers archiveur & expert digital : couverture de toute la chaîne documentaire (numérisation simple, numérisation fidèle, logiciel de GED,)
- Satisfaction clients : 96% de nos clients sont satisfaits
Pour aller + loin
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