Rappelez-nous
Aujourd’hui, l’ensemble des services reçoit, crée, gère, échange de plus en plus de documents et de données au sein de son organisation et avec ses partenaires. La production numérique ne cesse de croitre, exposant les entreprises à une surcharge informationnelle.
A cela s’ajoute un cadre légal qui incite à la dématérialisation de nos documents engageants et impose de les conserver pour une durée pouvant aller jusqu’à 120 ans, comme le précise la CNIL.
Pour répondre aux obligations légales et se prémunir de tout risque d’«infobésité », il est indispensable de reprendre le contrôle de son capital informationnel afin de mieux le gérer, le protéger et le rendre accessible dans le temps.
En réponse à ces enjeux, Xelians propose sa plateforme innovante et performante qui garantit sécurité, pérennité, et intégrité aux documents engageants.
Découvrez notre logiciel Xelians Archives Management !
Xelians est le premier opérateur privé à avoir développé son système d’archivage autour d’un cœur VITAM.
VITAM, programme interministériel archive numérique, est un logiciel Open Source (libre) d’archivage, issu des efforts mutualisés des 3 ministères responsables de la conservation des archives de l’État : Affaires étrangères et Développement international (MAEDI), Culture et Communication (MCC), Défense (MinDef).
Xelians Archives Management permet de garantir aux organismes publics et privés, le niveau le plus élevé de sécurité du marché pour la conservation des archives.
La plupart des entreprises sont confrontées, aujourd’hui, à leur propre transition digitale : certains des documents engageants sont encore sous format papier, d’autres sous forme numérique.
Pour disposer d’une vue consolidée il est essentiel d’avoir une gestion unifiée.
Fort de ce constat, Xelians a fait évoluer sa plateforme en la rendant hybride ! X-AM gère ainsi aussi bien les archives nativement électroniques que les archives physiques, conservées chez vous ou dans l’un de nos 35 sites de conservation répartis en France.
Certaines organisations disposent de salles d’archives dans leurs locaux, il est important de leur apporter les outils nécessaires pour devenir autonome dans leur gestion d’archives physiques.
C’est ainsi que le module « Archives internes » a été développé : pour piloter et gérer facilement la logistique des différents sites de conservation d’archives physiques en interne.
Au sein de l’organisation, vos équipes travaillent sur différentes applications.
Rapidement, le besoin de centraliser pour consolider & protéger votre patrimoine informationnel devient primordial. Pour ce faire, vous devez convertir l’ensemble de vos données pour palier à la variété des formats.
Xelians Data Hub a pour objectif de faciliter l’intégration de vos flux dans le système d’archivage électronique. Tel un puissant orchestrateur de flux, Xelians Data Hub va ainsi simplifier le paramétrage, convertir vos données, et automatiser vos versements pour un gain de temps précieux !
Xelians Archives Management a bâti sa solution autour de composants Open Source : VITAM (une initiative pilotée par l’Etat), CAS (un fédérateur d’identité) et ElasticSearch (un moteur de recherche puissant).
S’inscrire dans une démarche open-source apporte une réassurance aux utilisateurs quant à la pérennité de la solution. En effet, le dynamisme de la communauté garantit de fréquentes évolutions fonctionnelles, prémunissant ainsi la solution de toute rupture technologique.
En complément, notre solution d’archivage électronique dispose d’une architecture multi-multi-tenant native. Les données sont cloisonnées entre plusieurs clients, mais également par tenant (coffre) dans un même client.
Par exemple, vous êtes une organisation avec plusieurs filiales : il est vous est possible de créer plusieurs coffres pour vos filiales ou organisations rattachées. De cette manière, chacune de vos filiales aura accès uniquement à ses propres données tandis que vous aurez une vision consolidée sur l’ensemble des données stockées de l’organisation.
Xelians Archives Management fédère, au quotidien, l’ensemble de votre écosystème :
– vos utilisateurs « métier » déposent, recherchent et consultent les documents,
– vos archivistes, record manager, DPO pilotent le processus d’archivage et veillent au bon respect du cycle de vie des documents
– et vos administrateurs définissent en toute autonomie, les droits utilisateurs et paramètrent votre organisation.
L’ensemble de ces échanges sont fluidifiés par une forte interopérabilité de vos différents SI métier avec la plateforme X-AM.
Depuis un point d’entrée unique, votre écosystème accède facilement aux archives et travaille sur une plateforme innovante et ergonomique, délivrant ainsi une expérience de qualité à l’ensemble de vos utilisateurs !
En qualité d’opérateur SAAS, Xelians vous offre la possibilité de mutualiser votre Archivage,
c’est-à-dire d’opérer un ensemble d’organisations (filiales, services…) au sein d’une seule et même instance !
Naturellement, cette optimisation est parfaitement conciliable avec une architecture de qualité :
>> de haute capacité et évolutive pour s’adapter à la saisonnalité et/ou l’évolution de vos besoins.
>> multi-tenant pour garantir une sécurité optimale via un cloisonnement étanche de vos données.
Socle bâti autour de composants Open Source impliquant un dynamisme de développement (environ 4 releases / an) et une pérennité des données
Possibilité de mutualiser l’archivage, soit d’opérer un ensemble d’organisation au sein d’une seule et même instance !
Conception dite « Security & Privacy by design », architecture multi-multi-tenant (cloisonnement étanche des données), choix personnalisé du mode d’exploitation garantissant un niveau élevé de sécurité
Versement facilité des données provenant de vos différents utilisateurs : « métier », archivistes, … dans X-AM via notre module Data Hub
Besoin d’informations complémentaires ? Téléchargez notre plaquette pour en savoir plus sur notre offre Xelians Archives Management.
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