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    Xelians Archives Management

    Gérez le cycle de vie et préservez la valeur probante de vos archives !

    Tout savoir sur le logiciel

    Assurer la pérennité et l’intégralité de vos documents : un besoin croissant pour votre entreprise

    Aujourd’hui, l’ensemble des services reçoit, crée, gère, échange de plus en plus de documents et de données, au sein son organisation et avec ses partenaires. La production numérique ne cesse de croitre, exposant les entreprises à une surcharge informationnelle.

    A cela s’ajoute un cadre légal qui incite à la dématérialisation de nos documents engageants et impose de les conserver pour une durée pouvant aller jusqu’à 120 ans, comme le précise la CNIL.

    Pour répondre aux obligations légales et se prémunir de tout risque d’«infobésité », il est indispensable de reprendre le contrôle de son capital informationnel afin de mieux le gérer, le protéger et le rendre accessible dans le temps.

    En réponse à ces enjeux, Xelians propose sa plateforme innovante et performante qui garantit sécurité, pérennité, et intégrité aux documents engageants.

    Découvrez notre logiciel Xelians Archives Management !

     

    Xelians vous accompagne

    Différenciez-vous des solutions du marché en optant pour un concentré d'innovation

    Xelians Archives Management, également appelé X-AM, est une plateforme d’archivage qui se différencie des plateformes concurrentes via 4 avantages majeurs :

    Xelians est le premier opérateur privé à avoir développé son système d’archivage autour d’un cœur VITAM.

    VITAM, programme interministériel archive numérique, est un logiciel Open Source (libre) d’archivage, issu des efforts mutualisés des 3 ministères responsables de la conservation des archives de l’État : Affaires étrangères et Développement international (MAEDI), Culture et Communication (MCC), Défense (MinDef).

    Ouvert, pérenne et facilement interfaçable, il permet de garantir aux organismes pour la conservation des archives.

    il permet de garantir aux organismes publics et privés, du niveau le plus élevé de sécurité du marché pour la conservation des archives.

    Vitam-logo

    La plupart des entreprises sont confrontées, aujourd’hui, à leur propre transition digitale : certains des documents engageants sont encore sous format papier, d’autres sous forme numérique.

    Pour disposer d’une vue consolidée il est essentiel d’avoir une gestion unifiée.

    Fort de ce constat, Xelians a fait évoluer sa plateforme en la rendant hybride ! X-AM gère ainsi aussi bien les archives nativement électroniques que les archives physiques, conservées chez vous ou dans l’un de nos 35 sites de conservation répartis en France.

    XAM - Partage information

    Certaines organisations disposent de salles d’archives dans leurs locaux, il est important de leur apporter les outils nécessaires pour devenir autonome dans leur gestion d’archives physiques.

    C’est ainsi que le module « Archives internes » a été développé : pour piloter et gérer facilement la logistique des différents sites de conservation d’archives physiques en interne.

    Cartons-archives

    Au sein de l’organisation, vos équipes travaillent sur différentes applications.

    Rapidement, le besoin de centraliser pour consolider & protéger votre patrimoine informationnel devient primordial. Pour ce faire, vous devez convertir l’ensemble de vos données pour palier à la variété des formats.

    Xelians Data Hub a pour objectif de faciliter l’intégration de vos flux dans le système d’archivage électronique. Tel un puissant orchestrateur de flux, Xelians Data Hub va ainsi simplifier le paramétrage, convertir vos données, et automatiser vos versements pour un gain de temps précieux !

    Xelians-Data-Hub

    Le processus

    Capture

    Capture

    Capture
    Capture
    • Documents nativement numériques
    • Scans issus de la « numérisation fidèle »
    • Flux provenant de diverses applications
    Transfert dans X-AM via Data Hub

    Transfert dans X-AM via Data Hub

    Transfert dans X-AM via Data Hub
    Transfert dans X-AM via Data Hub
    • Centralisation les données
    • Automatisation des étapes de transformation
    • Versement dans X-AM
    Sécurisation

    Sécurisation

    Sécurisation
    Sécurisation
    • Indexation
    • Horodatage
    • Constitution de journaux de preuve
    Exploitation

    Exploitation

    Exploitation
    Exploitation
    • Consultation des archives via une recherche puissante (Elastic Search)
    • Gestion des archives physiques et numériques
    • Pilotage du cycle de vie des archives (durées de conservation, droit de communication, éliminable …).
    • Respect du RGPD
    Conservation

    Conservation

    Conservation
    Conservation
    • Certifié NF Z 42-013
    • Migration régulière des supports et formats
    • Informations sur le format du document permettant la restitution indépendamment de son environnement d’origine.

    Xelians Archives Management : une plateforme innovante, rentable et collaborative !

    picto_XAM

    1. Innovation

    Xelians Archives Management a bâti sa solution autour de composants Open Source : VITAM (une initiative pilotée par l’Etat), CAS (un fédérateur d’identité) et ElasticSearch (un moteur de recherche puissant).

    S’inscrire dans une démarche open-source apporte une réassurance aux utilisateurs quant à la pérennité de la solution. En effet, le dynamisme de la communauté garantit de fréquentes évolutions fonctionnelles, prémunissant ainsi la solution de toute rupture technologique.

    En complément, notre solution d’archivage électronique dispose d’une architecture multi-multi-tenant native. Les données sont cloisonnées entre plusieurs clients, mais également par tenant (coffre) dans un même client.

    Par exemple, vous êtes une organisation avec plusieurs filiales : il est vous est possible de créer plusieurs coffres pour vos filiales ou organisations rattachées. De cette manière, chacune de vos filiales aura accès uniquement à ses propres données tandis que vous aurez une vision consolidée sur l’ensemble des données stockées de l’organisation.

    picto_XAM

    2. Fédération de l’écosystème

    Xelians Archives Management fédère, au quotidien, l’ensemble de votre écosystème :

    – vos utilisateurs « métier » déposent, recherchent et consultent les documents,
    vos archivistes, record manager, DPO pilotent le processus d’archivage et veillent au bon respect du cycle de vie des documents
    – et vos administrateurs définissent en toute autonomie, les droits utilisateurs et paramètrent votre organisation.

    L’ensemble de ces échanges sont fluidifiés par une forte interopérabilité de vos différents SI métier avec la plateforme X-AM.

    Depuis un point d’entrée unique, votre écosystème accède facilement aux archives et travaille sur une plateforme innovante et ergonomique, délivrant ainsi une expérience de qualité à l’ensemble de vos utilisateurs !

    picto_XAM

    3. La maîtrise des coûts

    En qualité d’opérateur SAAS, Xelians vous offre la possibilité de mutualiser votre Archivage,

    c’est-à-dire d’opérer un ensemble d’organisations (filiales, services…) au sein d’une seule et même instance !

    Naturellement, cette optimisation est parfaitement conciliable avec une architecture de qualité :
    >> de haute capacité et évolutive pour s’adapter à la saisonnalité et/ou l’évolution de vos besoins.
    >> multi-tenant pour garantir une sécurité optimale via un cloisonnement étanche de vos données.

    Les bénéfices

    Déploiement de nouvelles pratiques

    Innovation

    Socle bâti autour de composants Open Source impliquant un dynamisme de développement (environ 4 releases / an) et une pérennité des données

    Restitution et reporting

    Maîtrise des coûts

    Possibilité de mutualiser l’archivage, soit d’opérer un ensemble d’organisation au sein d’une seule et même instance !

    Archivage sécurisé

    Sécurité

    Conception dite « Security & Privacy by design », architecture multi-multi-tenant (cloisonnement étanche des données), choix personnalisé du mode d’exploitation garantissant un niveau élevé de sécurité

    Traitement

    Interopérabilité

    Versement facilité des données provenant de vos différents utilisateurs : « métier », archivistes, … dans X-AM via notre module Data Hub

    Les forces de Xelians

    Expertise

    45 ans d'expérience

     

    • Leader dans le traitement documentaire à 360°
    • Portefeuille varié de clients
      (Grands Groupe – PME – Professions libérales – Secteur public)
    • Interopérabilité des solutions

    Expérience optimale

    Complémentarité de nos offres

     

    • Chefferie de projet à 360°
    • Equipes d’experts pluridisciplinaires
    • Interopérabilité des solutions

    Interlocuteur unique

    De A à Z pour votre projet

     

    • Échanges simplifiés
    • Confiance
    • Proximité

    Adaptabilité

    Offre standard ou sur-mesure

     

    • Spécificités des besoins
    • Exigences sectorielles
    • Enjeux réglementaires

    Sécurité

    Tiers archiveur & de confiance

     

    • Confidentialité des archives
    • Hébergement des données sur le territoire français
    • Solutions et sites certifiés : ISO 27001 / HDS ; NF342 ; SIAF ; NF461…

     

    Pour aller + loin

    TÉLÉCHARGEZ NOTRE PLAQUETTE

    Besoin d’informations complémentaires ? Téléchargez notre plaquette pour en savoir plus sur notre offre Xelians Archives Management.

      *Champs obligatoires

      Xelians traite les données à caractère personnel recueillies ci-dessus pour la réalisation de traitements à des fins de gestion de votre demande, et si vous y consentez, à la prospection pour :

      • Vous proposer des services et offres promotionnelles adaptées à votre besoin,
      • Gérer vos demandes éventuelles en tant que prospect ou partenaire commercial.

      Pour en savoir plus sur la gestion de vos données personnelles et l’exercice de vos droits « informatiques et libertés », reportez-vous à notre Politique de confidentialité.

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