Xelians Archives Management

Assurez la lisibilité de vos archives dans le temps et préservez ainsi la mémoire de votre entreprise.

• Migration des données vers de nouveaux supports et formats.
• • Informations sur le format du document pour en permettre la restitution indépendamment de son environnement d’origine (inclus dans les métadonnées).
  • Conservation des données dans un format standard pérenne (ex : PDF, XML).

Garantissez l’authenticité de vos documents engageants, soit la non-modification possible du contenu et de la forme.

• Horodatage (association d’une date et d’une heure au document électronique permettant de le sceller).
• Vérification de la non-modification du document par la gestion des métadonnées.
• Traçage de toute modification d’une donnée/document dans un journal des évènements.

Appropriez-vous la plateforme X-AM et développez ainsi son usage.

• Personnalisation de l’arborescence du plan de classement des coffres.
• Paramétrage des caractéristiques de chaque position du plan de classement.
• Choix de la langue utilisée.
• Mise à la charte des interfaces : couleurs, logo…
• Gestion des habilitations à des groupes, à des utilisateurs.
• Gestion de l’ensemble des droits de l’organisation.

Gérez et tracez l’intégralité du cycle de vie de vos archives.

• Pilotage du cycle de vie des archives (durées de conservation, droit de communication, éliminable …).
• Versement des documents.
• Dépôt de paquet d’archives (SIP) préalablement constitué au format SEDA.
• Consultation via une recherche puissante : Elastic Search.
• Intégration des archives et description associée en important un simple fichier zip technique.
• Indexation rapide des archives physiques ou électroniques via un formulaire web.
• Personnalisation des formulaires d’indexation pour chaque type d’archive.
• Organisation du référentiel des règles de gestion.
• Levier de mise en conformité RGPD : borne la durée de conservation…
• Architecture distribuée adaptée au cloud par une gestion à distance.

Assurez la conservation de vos documents engageant sur le long terme et limitez leur accès en fonction des droits de l’utilisateur.

• Fédérateur d’identité.
• Authentification unique ou déléguée.
• Enregistrement des transactions relatives aux documents dans un journal des évènements horodaté pendant toute la durée de conservation.
• Conception dite « Security & Privacy by design » qui permet de répondre nativement aux exigences légales et réglementaires.
• Subrogation temporairement des droits d’un utilisateur d’une organisation avec traçabilité des actions réalisées pour disposer d’un historique des actions réalisées lors de la phase de subrogation.
• Cloisonnement des données par client et par tenant : système multi-multi-tenant unique sur le marché.

Gagnez en efficacité dans la gestion de l'ensemble des archives de votre entreprise.

• Action en masse (exporter, sortir définitivement, détruire, geler …) sur un groupe d’archives.
• Tableaux de bord et statistiques (stock, versements …).
• Suivi des taux d’occupation.
• Vue de l’ensemble des bordereaux émis mais aussi des bordereaux affectés (dépôt d’archives, demande de consultation, …).
• Supervision de l’ensemble des bordereaux d’un coffre.
• Vision en temps réel de l’état des bordereaux (dépôt d’archives, demande de consultation, …).
• Mise en place de règles d’affichage des métadonnées que les utilisateurs verront lors de leur recherche.
• Continuité de service