Gestion électronique des documents (GED) sécurisée

Adopter une GED, c’est passer d’une gestion subie à une gouvernance maîtrisée de vos documents

Dans un contexte où les volumes d’information explosent, la gestion manuelle des documents devient un frein majeur à la performance : perte de temps, risques d’erreur, coûts liés au papier, difficultés de conformité (RGPD, eIDAS).

La GED s’impose comme une réponse stratégique en capturant, classant, automatisant et diffusant vos documents.

La gestion électronique de documents apporte une vision claire de vos informations, facilite la prise de décision et constitue un pilier de votre transformation digitale.

Discutons de votre projet

Les fonctionnalités essentielles de la Gestion Electronique de Documents

Capture et classement

Capture et dématérialisation : numérisez vos documents papier et intégrez automatiquement vos emails, factures ou courriers entrants.
Classement intelligent : organisez vos fichiers par mots-clés, métadonnées ou dossiers dynamiques pour un accès rapide.
Workflows automatisés : simplifiez vos processus de validation, de signature et de circulation des documents.
Connexion aux applications métiers (RH, Finances, Qualité, Juridique, etc.)

Consultation et traitement

Recherche avancée : retrouvez en quelques secondes n’importe quel document grâce à un moteur de recherche performant.
Gestion des versions : accédez à l’historique complet et évitez les doublons ou erreurs.
Notifications et alertes : paramétrez des rappels pour les échéances, validations ou mises à jour.
Tableaux de bord et suivi d’activité : pilotez vos processus documentaires avec des indicateurs en temps réel.
Signature électronique avancées conforme à la réglementation

Conservation et élimination

Stockage dans un coffre-fort numérique dédié : sauvegardez vos documents dans des environnements certifiés et conformes aux normes, pour garantir leur accessibilité et leur pérennité.
Conformité RGPD : maîtrisez le cycle de vie des données personnelles avec suppression automatique à l’issue des durées légales de conservation.

Xelians vous accompagne

Pourquoi choisir Xelians pour votre projet de gestion électronique des documents (GED) ?

Fort d’une expertise de plus de 20 ans, Xelians est à la fois éditeur de logiciels GED et intégrateur de solutions leaders du marché auprès des administrations publiques comme des entreprises privées. Cette double compétence nous permet d’offrir à nos clients une vision globale, pragmatique et sur mesure de leur projet GED.

Notre rôle est de vous accompagner de bout en bout pour garantir un déploiement réussi et pérenne :

Analyse de vos besoins métiers et de vos processus documentaires.
Paramétrage et personnalisation de la solution GED pour l’adapter à votre organisation.
Interopérabilité et intégration avec vos systèmes d’information existants (ERP, CRM, outils métiers).
Accompagnement au changement pour favoriser l’adoption par vos équipes.
Maintenance et support technique pour assurer la continuité et l’évolutivité de votre solution.

Avec Xelians, vous bénéficiez d’une GED performante, interconnectée et évolutive, capable de transformer durablement la gestion documentaire de vos services.

Nos solutions de gestion électronique des documents adaptées à vos besoins

Maarch Digital Flow

La plateforme open source et souveraine pour administrer de façon centralisée le cycle de vie de vos formulaires et contenus numériques

Nuxeo / Alfresco

Solutions éprouvées dans le secteur public, capables de gérer des volumes massifs de documents dans une plateforme robuste et adaptée aux projets complexes

GED DocuWare

DocuWare permet de digitaliser et d’automatiser les processus documentaires métier de manière fluide et sans lourdeur technique

SoDoc

La GED native de Microsoft 365 centralise vos documents issus de Teams, SharePoint et Outlook, avec IA intégrée pour la recherche et la simplification des usages

Discutons de votre projet

Des portails dédiés à vos enjeux métiers

Juridique

Centralisez et sécurisez l’ensemble des contrats, conventions, baux et actes juridiques.
Gérez le cycle de vie contractuel avec suivi des versions, alertes sur les échéances et rappels automatiques.
Accélérez la validation grâce à la signature électronique qualifiée.
Classez et archivez vos dossiers juridiques selon les obligations légales (RGPD, eIDAS, Code du Commerce).
Facilitez les audits et contrôles en retrouvant instantanément la bonne pièce juridique.

Comptabilité & Finance

Automatisez la dématérialisation des factures fournisseurs avec extraction automatique des données (montants, TVA, échéances).
Connectez la GED à votre ERP (SAP, Oracle, Sage…) pour rapprocher factures, bons de commande et paiements.
Mettez en place des workflows de validation des dépenses, avec notifications pour réduire les délais de traitement.
Garantissez la conformité fiscale grâce à l’archivage électronique certifié et la piste d’audit fiable.
Consolidez vos reportings financiers grâce à des tableaux de bord de suivi en temps réel.

Ressources Humaines

Dématérialisez et centralisez les dossiers du personnel (contrats, avenants, bulletins de paie, arrêts maladie).
Automatisez les processus RH : validation des congés, suivi des entretiens annuels, intégration des nouveaux collaborateurs.
Offrez un portail collaboratif pour la diffusion sécurisée des bulletins de paie et documents RH.
Sécurisez les données sensibles grâce à une gestion stricte des droits d’accès.
Respectez les durées légales de conservation des données RH et assurez la conformité RGPD.

Qualité

Centralisez et mettez à jour les référentiels qualité, procédures et modes opératoires.
Automatisez les circuits de validation et de diffusion des documents qualité auprès des équipes.
Suivez les versions et conservez l’historique complet des modifications pour chaque procédure.
Paramétrez des alertes pour les audits internes, certifications ISO ou révisions de documents.
Garantissez un accès rapide et fiable aux preuves documentaires lors des audits externes.

Secteur Public

Numérisez et traitez automatiquement le courrier entrant, qu’il soit papier ou électronique, puis orientez-le vers les bons services administratifs.
Centralisez et suivez les demandes citoyennes (actes d’état civil, dossiers de subventions, inscriptions scolaires) grâce à des workflows de traitement personnalisés.
Gérez l’ensemble du cycle de vie des marchés publics : appels d’offres, dépôt des pièces, suivi des contrats et alertes sur les échéances.
Centralisez et sécurisez les contrats, baux et conventions administratives pour un accès rapide et une meilleure maîtrise des obligations légales.
Assurez le suivi documentaire du patrimoine public (bâtiments, équipements, véhicules) avec archivage des plans, rapports techniques et contrats de maintenance.

Vos bénéfices en optant pour une GED

Gain de temps

Réduction des tâches manuelles et recherches de documents en quelques secondes.

Meilleure collaboration

Les équipes travaillent simultanément sur les mêmes documents, en toute sécurité.

Traçabilité

Chaque document est protégé, versionné et son cycle de vie est maîtrisé.

Interopérabilité

La GED s’adapte à vos processus (RH, finance, juridique, santé, secteur public…) et s’intègre naturellement à votre SI.

Pour aller + loin

La médiathèque de Xelians

Article

Qu’est-ce qu’une approche ECM ?

Webinar

Secteur Public : dématérialisation des processus métiers de la GED à l’archivage dans un SAE

Webinar

L’IA au service de la gestion de vos contrats

Les forces de Xelians

Expertise

45 ans d'expérience

Leader dans le traitement documentaire à 360°
Portefeuille varié de clients
(Grands Groupe – PME – Professions libérales – Secteur public)
Interopérabilité des solutions

Expérience optimale

Complémentarité de nos offres

Chefferie de projet à 360°
Equipes d’experts pluridisciplinaires
Interopérabilité des solutions

Interlocuteur unique

De A à Z pour votre projet

Échanges simplifiés
Confiance
Proximité

Adaptabilité

Offre standard ou sur-mesure

Spécificités des besoins
Exigences sectorielles
Enjeux réglementaires

Sécurité

Tiers archiveur & de confiance

Confidentialité des archives
Hébergement des données sur le territoire français
Solutions et sites certifiés : ISO 27001 / HDS ; NF342 ; SIAF ; NF461…

Gestion Electronique de Documents

Centralisez, organisez et sécurisez vos documents

Adopter une GED, c’est passer d’une gestion subie à une gouvernance maîtrisée de vos documents

Capture et classement

Consultation et traitement

Conservation et élimination

Pourquoi choisir Xelians pour votre projet de gestion électronique des documents (GED) ?

Nos solutions de gestion électronique des documents adaptées à vos besoins

Maarch Digital Flow

Nuxeo / Alfresco

GED DocuWare

SoDoc

Juridique

Comptabilité & Finance

Ressources Humaines

Qualité

Secteur Public

Vos bénéfices en optant pour une GED

Gain de temps

Meilleure collaboration

Traçabilité

Interopérabilité

La médiathèque de Xelians

Article

Webinar

Webinar

Les forces de Xelians

Expertise

Expérience optimale

Interlocuteur unique

Adaptabilité

Sécurité