Glossaire

Documents fréquemment consultés pour l'activité des services qui les ont produits et reçus, et auxquels vous devez accéder régulièrement. Exemple : dossiers clients, dossiers de marché en cours de réalisation…

Documents dont les délais de prescription ou durée d’utilité administrative (DUA) sont échus. Ils doivent être conservés pour des raisons historiques, scientifiques, statistiques ou patrimoniales.

Il consiste à la réalisation d’un état des lieux complet de l’organisation documentaire et archivistique à l’instant T au sein d’un établissement. Il s’agit d’une étape préalable à une éventuelle refonte ou évolution d’une organisation.

Carton se présentant sous la forme d'une boîte rigide, pour protéger des documents. Le conteneur standard de Xelians est de 50 litres. Il existe différents types de formats qui s’adaptent à la très grande majorité des archives papier : classeur, dossiers médicaux, plans etc.

C’est une liste transmise par le service producteur au service d'archives qui décrit le contenu des conteneurs à archiver.

Document qui récapitule la liste des documents à détruire et autorise la destruction. Pour les archives publiques, il est obligatoire d’avoir le visa préalable du directeur des archives départementales pour les détruire.

Il fait état des archives enlevées chez le client par le prestataire. Il est signé en deux exemplaires papier entre le / les personne(s) référente(s) et celle(s) du prestataire.

Technologie permettant aux usagers de se connecter via une liaison internet sécurisée sur des serveurs localisés à distance. Ces derniers hébergent des données de stockage ou des logiciels habituellement sur des serveurs installés en réseau local au sein d'une organisation.

Elle a pour but de prévenir ou limiter les dégradations des archives et de garantir l’intégrité du document.

C’est une boite utilisée pour manipuler, stocker, transporter des archives.

C’est l’ensemble des étapes qui jalonne la vie d’un document depuis sa création, son traitement, sa conservation, jusqu’à sa destruction.

Ou Gestion des Données Numériques en français). Solutions logicielles qui permettent de conserver, organiser et partager des fonds numériques d’une organisation de façon centralisée.

Processus de numérisation des documents, ils sont ensuite conservés selon les besoins du client (GED, SAE…).

Logiciel de gestion conçu et développé par Xelians qui permet la gestion en temps réel l’ensemble des archives numériques et physiques externalisés chez Xelians ou conservés chez le client dans des salles d’archives. Il permet un accès rapide aux documents recherchés et facilite le travail des collaborateurs.

C’est le délai pendant lequel le document doit être conservé pour répondre à des obligations légales ou patrimoniales. Il varie en fonction du type de documents (documents commerciaux, documents fiscaux…).

Elle correspond à la durée de conservation des documents pour une utilisation ou une consultation. Pendant ce laps de temps, les documents ne peuvent pas être détruits.

L’Échange de données informatisé (EDI) est un échange inter-entreprises de documents commerciaux dans un format électronique standard qui remplace les documents papiers tels que les factures ou les bons de commande.

La réglementation eIDAS (Electronic IDentification And Trust Services) est le règlement sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein de l’ensemble des états membres de la communauté européenne.

ETL signifie Extraction, Transformation, Chargement. C’est un outil qui combine 3 fonctionnalités qui sont chargées de : collecter des données brutes de différentes sources, de les transformer au bon format et les transférer vers le système d’informations cible.

Ensemble de documents produits ou reçus par une organisation durant l’exercice de ses activités. Les archives sont regroupées, organisées et conservées afin d’être facilement accessible en cas de consultation ou de restitution.

Capacité à démontrer que l’intégrité d’un document est préservée durant sa conservation. Un calcul d’empreinte numérique et une date fiable sont associés à chaque document. Ces informations ainsi que chaque transaction réalisée sont tracées (dépôt, migration, élimination, …). Les blocks de traces constituent des journaux, eux-mêmes déposés dans le SAE et chaînés entre eux. C’est la robustesse de cette Block Chain interne au SAE qui garantit l’intégrité de vos documents et de vos données.

Il est défini par le cadre législatif (l’article L. 1111-8 du code de la santé publique) et il garantit la conformité des infrastructures du prestataire pour héberger des données de santé à caractère personnel.

Il apporte une date et une heure précise aux documents numériques et garantit l’intégrité des documents et sa non-modification depuis cette date. Il sert de preuve juridique.

Action de réaliser un inventaire ou de reprendre des éléments d’information dans une grille prédéfinie par un outil Xelians ou par le client.

C’est un terme informatique qui désigne des systèmes capables de s'adapter et de collaborer avec d'autres systèmes indépendants déjà existants ou encore à créer.

Il permet de décrire les documents ou dossiers d’un fond d’archives pour faciliter les recherches ultérieures.

Label qui aide les notaires à identifier les solutions numériques respectueuses de l’éthique du notariat. Dans le même temps, les entreprises labélisées s’attachent à offrir des solutions conformes aux attentes des notaires (conformité au RGPD et respect de la déontologie notarial).

Ensemble de technologie qui a pour but d’extraire de manière automatisée différentes informations contenues dans un document numérisé. Elle permet de capturer rapidement des données, de déterminer la nature des documents numérisés en fonction des signes spécifiques (devis, facture, commande) pour réaliser un classement efficace des informations.

Les métadonnées sont la carte d’identité d’un document. Elles permettent de décrire, d’identifier et d’expliquer l’origine d’un document, sa création, son utilité, ses destinataires.

Le mètre linéaire est l’unité de mesure des archives. Il désigne la quantité d’archives physiques (documents) rangés sur un mètre de longueur.

C’est le fait de déplacer des données ou des logiciels d’un système informatique à un autre. Il existe 5 types de migrations (de données, d’applications, de stockage, de systèmes d’exploitation et vers le cloud).

Elle consiste à créer, à partir d'un document papier, une copie numérique qui sera accessible à tout équipement informatique. La numérisation de documents facilite la conservation, l’accès et le partage d’information.

Procédé qui consiste à convertir les images de textes imprimés ou manuscrits en données modifiables et consultables.

Solution intégrée dans l’infrastructure du client et entièrement gérée par le client. Il nécessite un investissement initial sur les infrastructures et des compétences internes.

Elle consiste à conserver et à maintenir accessibles et intelligibles les archives (données et documents) pour une courte ou longue durée.

Product Information Management ou Gestion de l'Information Produit (GIP) : solution logicielle qui permet la centralisation de l'information produit, la gestion et la diffusion sur les différents canaux de présentation et de vente de l’organisation.

État typologique et parfois descriptif des archives d’une organisation, classés par fonds, donnant pour chacun d’eux les règles de conservation et de communication.

C’est un système qui fixe l’organisation des archives courantes et intermédiaires en usage dans les bureaux. Ces dernières doivent être organisées pour permettre leur rangement et leur classement afin de pouvoir les retrouver facilement.

Application qui permet de numériser un document à l’aide d’un scanner et d’un logiciel d’OCR en tenant compte du type de document et de ses contraintes (reconnaissance caractères numérique, alpha, codes barre).

C'est un recensement des archives présentes en mairie. Il s’agit de constituer un état détaillé de l’ensemble des archives conservées dans les bureaux et dans les locaux d’archivage.

Ensemble des techniques d’organisation et outils fédérant la gestion administrative, logistique et informatique des processus de création, d’utilisation, de maintenance, de recherche et d’élimination des documents produits ou reçus par l’entité.

Il encadre le traitement des données personnelles sur le territoire de l’Union européenne. Ce nouveau règlement européen s’inscrit dans la continuité de la Loi française Informatique et Libertés de 1978 et renforce le contrôle par les citoyens de l’utilisation qui peut être faite des données les concernant. Il harmonise les règles au sein des Etats membres de l’Union Européenne en offrant un cadre juridique unique aux professionnels.

Le SaaS (Software as a service) ou Logiciel en tant que Service en français, est un modèle de distribution de logiciel au sein duquel un fournisseur tiers héberge les applications et les rend disponibles pour ses clients par l’intermédiaire d’internet. Pour les entreprises, il n’est pas nécessaire d’installer des logiciels sur leurs propres serveurs. Le coût d’acquisition de matériel (serveurs) est ainsi éliminé, au même titre que les coûts d’approvisionnement et de maintenance, de licence, d’installation et de support. Il n’y a plus besoin d’une équipe informatique en interne.

(Service Interministériel des Archives de France) est un des services composant la direction générale des patrimoines et de l'architecture. Ce service définit, coordonne et évalue l'action de l'Etat en matière de collecte, de conservation, de communication et de mise en valeur des archives publiques à des fins administratives, civiques, scientifiques et culturelles.

Elle concerne des archives qui sortent des sites de conservation sans date de retour, par exemple, lors d’une fin de marché ou d’une non-reconduction de contrat.

Il s’agit d’un logiciel qui permet de conserver des archives numériques en les préservant de toute altération ou modification. Le système garantit également la pérennité et la lisibilité des documents durant toute la durée de conservation. Les copies numériques archivées dans le SAE conservent la même valeur que les copies d’origine et peuvent être considérées comme éléments de preuve devant la juridiction.

Système d'information archivistique est un logiciel qui permet d’effectuer les différentes activités d’un service d’archives. L’outil assure la collecte, le classement et la description des archives. Il permet également de gérer les durées de conservation et la diffusion des archives (consultation/recherche).

C'est un prestataire de service qui gère les archives d’un tiers (prise en charge, conservation sur un site de conservation, communication d’archives, destruction). Le tiers archiveur doit disposer de nombreuses certifications (agrément SIAF, certification HDS, certification NF342…) pour être en capacité d’archiver des documents soumis à des obligations légales.

C’est la capacité à présenter l’historique des traitements opérés sur un document sur l’ensemble de son cycle de vie.

C'est un acte transférant les archives d’une entité publique ou privée à une autre qui prend la responsabilité de leur conservation.

Programme interministériel français d'archivage électronique porté par trois ministères (Europe et Affaires étrangères, Culture, Armées), responsables de la conservation des archives de l’État.

C'est la représentation sous forme de flux des opérations à réaliser pour accomplir l'ensemble des tâches ou activités regroupées en un même processus métier.