Les bénéfices d’une GED au sein du Secteur Public
Un secteur en quête de modernisation
Le secteur public fait face à de nombreux enjeux dont celui de moderniser son image à travers l’amélioration du service rendu aux administrés.
En effet, lors du Grand débat national qui s’est tenu en France courant 2019, plus de 1,5 million de Français ont exprimé leurs fortes attentes vis-à-vis des services publics.
De plus, la volonté de modernisation du secteur public a été renforcée par l’effet COVID et par l’impact réglementaire. Cela pousse les administrations à investir fortement dans la digitalisation : la loi du 7 octobre 2016 « pour une République Numérique », ou encore le programme « Action publique 2022 ».
Cette digitalisation est un réel besoin car les flux de documents à gérer dans ce secteur sont importants et sa mise en place notamment au travers d’une Gestion Electronique de Document (GED) permet d’améliorer la productivité mais pas que.
Mais qu’est-ce qu’une Gestion électronique de Documents ?
Une GED peut être définie comme un ensemble de logiciel permettant de :
- Déposer facilement et décrire des documents vivants
- Faciliter leur classement, leurs modifications et leurs évolutions pendant leur production
- Garantir un accès sécurisé aux documents
- Faciliter le travail collaboratif via l’accès et l’exploitation des documents
- Simplifier la gestion de dossiers grâce à l’automatisation des processus
En quoi la GED peut-elle être utile dans le Secteur Public ?
Implantée dans le secteur public, la GED apporte donc de nombreux bénéfices, autant aux intervenants internes (administrations) qu’aux utilisateurs externes (administrés, clients, partenaires…) :
- Optimisation du travail des équipes dans les services transverses en automatisant les circuits de décision (procédure achat, dossier RH, traitement des factures, etc.)
- Amélioration du respect des délais de traitement des dossiers / courriers ou proposition de nouveaux accès aux services via la mise à disposition de formulaire en ligne (inscription crèches / maternité, demande de renseignement, etc.)
- Sécurisation des documents et fiabilité de l’information
- Collaboration accentuée avec les élus et personnalisation de la relation (parapheur…)
En bref, les administrations sont de plus en plus inciter à amorcer leur transformation digitale pour avant tout apporter plus de simplicité, de rapidité et de proximité avec les citoyens.
La Gestion Electronique de Documents a donc un rôle décisif à jouer sur le sujet.
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