En quoi consiste le Récolement Réglementaire ?
Le Récolement Réglementaire désigne le recensement des archives communales et intercommunales, il permet le transfert des archives entre le maire/président sortant et le maire/président élu. Il représente également un magnifique vecteur de valorisation du patrimoine documentaire.
Dans quels cas doit-on faire un récolement réglementaire ?
Le récolement réglementaire est une étape clé de la prise en charge du fonds d’archives d’une collectivité. En effet, le maire sortant remet au maire entrant un inventaire détaillé des dossiers communaux ou une liste des documents principaux conservés en mairie ainsi qu’un procès-verbal de décharge et de prise en charge des archives communales.
Le Récolement Réglementaire doit être réalisé dans les cas suivants :
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- Renouvellement de l’exécutif
- Déménagement
- Arrivée d’un nouveau responsable d’archives
- Demande du Ministère de la culture
- Situation exceptionnelle (type sinistre)
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Quels sont les documents nécessaires à la réalisation d’un Récolement Réglementaire ?
- Un bref historique du service
- Une description des locaux de conservation
- Une note sur les mesures de sécurité et de conservation préventive dont bénéficient les collections
- Une note de synthèse décrivant les fonds documentaires
- Une description des fonds dans l’ordre topographique
Dans le cadre d4élections municipales, il est nécessaire de récoler en priorité et de manière précise les principales collections dont
- Les registres de délibérations
- Les registres d’arrêtés
- Les registres paroissiaux (avant 1793) et d’état civil (depuis 1793)
- Les tables décennales
- Les cadastres napoléonien et rénové
Quels sont les objectifs de cette opération ?
- Pour le maire : Il permet de dresser un état sommaire des archives conservées en mairie et atteste de la bonne gestion des archives municipales dans le cadre de ses responsabilités pénales.
- Pour l’archiviste : Il est un outil d’information essentiel sur la situation des archives tant sur le plan matériel (conditions de conservation, état matériel des documents, volume conservé) qu’intellectuel (gestion des fonds, lacunes).
- Pour les archives départementales : Il apporte des informations sur la bonne tenue des archives par les communes et lui permet d’exercer ainsi ses missions de contrôle scientifique et technique.
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