Quelles sont les durées légales de conservation de vos documents ?
Factures, documents bancaires, documents fiscaux, documents RH, …. Il est essentiel pour une entreprise de conserver un important nombre de documents pour une durée minimale. Cette dernière dépend de la nature du document et des obligations légales de l’entreprise.
Cette obligation est prescrite par l’un des codes suivants :
- le Code du travail
- le code civil
- le Code général des impôts
- le Code de commerce
- le Code de la consommation.
Une bonne gestion de la conservation de vos documents présente de nombreux avantages :
- Préserver vos droits car l’écrit permet de prouver la réalité et l’ensemble de vos droits
- Prouver que vous avez respecté vos obligations avec l’administration fiscale (en cas de contrôle)
- Présenter un début de preuve par écrit en cas de litige
- Assurer la pérennité de votre entreprise (par exemple avec documents sur les savoir-faire, les innovations ou les procédures internes spécifiques)
- Faciliter la gestion de votre activité au quotidien
- Optimiser vos coûts en détruisant les documents dont la durée de conservation est écoulée
A noter que si vous clôturez votre entreprise, vous devez continuer à conserver vos documents jusqu’à sa date de conservation minimale.
Les durées légales de conservation des documents
Documents civils et commerciaux
- Les contrats conclus dans le cadre d’une relation commerciale, les documents bancaires et les documents établis pour le transport de marchandises doivent être conservés pendant 5 ans.
- Les déclarations en douane doivent être conservées pendant 3 ans.
- Les autres documents tels que les factures clients ou fournisseurs, les contrats conclus par voie électronique, les correspondances commerciales (bons de commande ou bons de livraison) doivent être conservés 10 ans.
Documents et pièces comptables
Les livres et les registres comptables, ainsi que les pièces justificatives doivent être conservés pendant 10 ans.
Documents fiscaux
Les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans, selon l’article L102B du Livre des procédures fiscales
Ce délai de conservation concerne notamment l’impôt sur le revenu, l’impôt sur les sociétés, les bénéfices industriels et commerciaux (BIC), les bénéfices non commerciaux (BNC), les impôts directs locaux, la cotisation foncière des entreprises (CFE), la valeur ajoutée des entreprises (CVAE), la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), etc.
Documents sociaux
- Les statuts d’une société doivent être conservés pendant 5 ans à partir de la radiation de la société du registre du commerce et des sociétés.
- Les documents relatifs au compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe…) doivent être conservés 10 ans.
- Les convocations, les feuilles de présence, les pouvoirs, les rapports du gérant ou du conseil d’administration doivent être conservés pendant 3 ans.
Quelles sont les sanctions en cas de non conservation de vos documents ?
Ne pas conserver les documents de votre entreprise peut vous exposer à des sanctions.
C’est notamment le cas pour la conservation des documents fiscaux : l’article 1734 du Code général des impôts précise qu’une amende de 10 000 € est « applicable en cas d’absence de tenue des documents demandés par l’administration dans l’exercice de son droit de communication ou de destruction de ceux-ci avant les délais prescrits. »
Vous risquez également de vous retrouver sans preuve en cas de litige avec un client, un fournisseur, ou face à une administration qui vous réclame la fourniture d’un document.
Vous souhaitez en savoir plus sur les durées légales de conservation de vos documents pour pouvoir les archiver correctement ?
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