Collectivités locales : pourquoi automatiser la gestion du courrier ?
Pour les collectivités locales, automatiser la gestion du courrier est synonyme de gains d’efficience et de qualité de service. Les différentes étapes : réception, distribution, traitement, validation, expédition, signature, classement, archivage… peuvent être optimisées grâce la Gestion Electronique de Courrier (GEC).
Par exemple, une grande collectivité a pu réduire le délai moyen de traitement du courrier à 18 jours contre 35 jours précédemment avec une solution GEC. Un gain de temps qui peut être réaffecté à d’autres tâches à valeur ajoutée. L’amélioration de la relation aux usagers et aux tiers est aussi un autre gain immatériel. Les gains matériels correspondent, quant à eux, essentiellement à la réduction des frais d’impression, de reproduction et d’acheminement ainsi qu’aux coûts d’expédition.
La GEC s’impose donc pour décloisonner les canaux d’interactions entre agents, services et administrations, sécuriser les informations et aussi pour déployer de nouveaux modèles de communication.
