Les bénéfices d’une GED au sein du Secteur Public
Le secteur public sous pression documentaire
Le secteur public est confronté à une transformation profonde de ses modes de gestion documentaire. Entre l’augmentation du volume d’informations, la multiplication des canaux d’échange et le durcissement des exigences réglementaires (archivage probant, souveraineté, RGPD…), les collectivités, ministères, agences ou établissements publics doivent repenser en profondeur leurs pratiques.
Cette digitalisation est un réel besoin car les flux de documents à gérer dans ce secteur sont importants et sa mise en place notamment au travers d’une Gestion Electronique de Document (GED) permet d’améliorer la productivité mais pas que.
Mais qu’est-ce qu’une Gestion électronique de Documents ?
Une GED peut être définie comme un ensemble de logiciel permettant de :
- Déposer facilement et décrire des documents vivants
- Faciliter leur classement, leurs modifications et leurs évolutions pendant leur production
- Garantir un accès sécurisé aux documents
- Faciliter le travail collaboratif via l’accès et l’exploitation des documents
- Simplifier la gestion de dossiers grâce à l’automatisation des processus
En choisissant Xelians, vous bénéficiez d’une GED 100 % intégrée à vos processus internes, pensée pour les usages publics.
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Secteur Public : dématérialisation des processus métiers de la GED à l’archivage dans un SAE |
Des bénéfices concrets à tous les niveaux
Implantée dans le secteur public, la GED apporte donc de nombreux bénéfices, autant aux intervenants internes (administrations) qu’aux utilisateurs externes (administrés, clients, partenaires…) :
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- Réduction des délais de traitement des demandes et dossiers
- Amélioration de la qualité de service rendue aux usagers
- Maîtrise des risques grâce à la traçabilité, au contrôle d’accès et à l’archivage conforme
- Meilleure collaboration entre services grâce à un accès transversal et sécurisé à l’information
- Allègement de la charge administrative, avec des workflows automatisés et une indexation normalisée
En bref, les administrations sont de plus en plus incitées à amorcer leur transformation digitale pour avant tout apporter plus de simplicité, de rapidité et de proximité avec les citoyens.
La Gestion Electronique de Documents a donc un rôle décisif à jouer sur le sujet.
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