X-ACT : un outil souverain, intelligent et accessible pour valoriser la gestion documentaire des notaires
Retrouver en quelques clics un acte ancien ou récent, capitaliser sur l’historique d’un client et gagner un temps précieux dans la rédaction… Voilà ce que propose X-Act, la nouvelle solution de gestion documentaire pensée pour les notaires et développée par le groupe Xelians.
Hébergement souverain en France, sécurité certifiée, ergonomie intuitive, innovations en matière de recherche, etc. Autant d’atouts qui pourraient transformer le quotidien des études notariales !
Pouvez-vous nous présenter X-Act en quelques mots ?
X-Act est une solution de gestion électronique de documents (GED) conçue pour les notaires. Développée intégralement par les équipes de Xelians, elle permet d’accéder facilement au fonds documentaire d’une étude via une interface simple et intuitive.
Mais au-delà de la consultation classique par mots-clés, X-Act va plus loin : il propose de la recherche en langage naturel et rend exploitables aussi bien les actes anciens que les plus récents.
Sa force est de capitaliser sur tout le patrimoine documentaire. Un notaire peut retrouver en deux clics un acte de 1848 comme un acte de 1945 ou même un acte numérique édité au cours des toutes dernières années, et exploiter immédiatement tout son fonds.
C’est un gain de temps considérable et une vraie valeur ajoutée pour les études.
Comment fonctionne concrètement la solution ?
X-Act est proposé en mode SaaS, via une connexion sécurisée et une authentification personnelle. Chaque étude dispose de son propre environnement cloisonné et dédié, la solution est enrichie soit de l’intégralité de leur fond historique, soit seulement des dernières décennies.
L’ergonomie a été pensée pour que la recherche soit fluide et adaptée aux pratiques des notaires comme de leurs collaborateurs. L’outil a été bêta-testé dans plusieurs études. Il s’interface avec les logiciels métiers existants : on peut lancer une recherche dans X-Act puis poursuivre directement la rédaction dans son logiciel habituel. Cette interopérabilité est un vrai plus.
Vous évoquez une recherche « intelligente ». Qu’apporte-t-elle ?
C’est l’une des grandes innovations de X-Act. Le logiciel lit aussi bien un acte manuscrit du XIXe siècle qu’un acte numérique actuel. Les métadonnées générées permettent ensuite des recherches en langage naturel, même avec fautes ou approximations.
On peut demander par exemple : « Quelle est la superficie de la parcelle de la vente Raymond/Charpentier de 2012 » ou « Quelle est la date de la vente MARTIN / MARTIN rue de Paris». L’outil fournit immédiatement la réponse.
L’objectif est de retrouver en quelques secondes des informations qui, jusque-là, restaient enfouies dans les archives.
La sécurité des données est un sujet majeur pour les notaires. Quelles garanties apportez-vous ?
La sécurité des données est une exigence forte de nos clients. Nous travaillons pour garantir le maintien d’un haut niveau de confidentialité, de disponibilité et d’intégrité des données traitées. Cet engagement s’appuie sur des certifications reconnues, telles que l’ISO 27001 (version 2022) en cybersécurité et la certification Hébergement de Données de Santé (HDS).
Concernant la souveraineté de nos données, toutes les données sont stockées sur des serveurs hautement sécurisés, implantés uniquement en France, sur des infrastructures que nous contrôlons directement. Avec plus de 25 ans d’expérience auprès des notaires, et déjà 300 références dans le droit et le chiffre, nous avons construit une expertise solide en matière de sécurité et de conservation.
Après la numérisation des actes, les services de reliure et de conservation des archives, le lancement de la solution numérique X-Act s’imposait-il comme une évidence dans l’offre de prestations proposées aux notaires par Xelians ?
Oui, c’est une suite logique. Xelians accompagne les notaires depuis un quart de siècle, en les aidant à passer du papier à la numérisation. La sortie de X-Act s’inscrit dans cette continuité : proposer un outil moderne, sécurisé et parfaitement adapté aux enjeux actuels de digitalisation. Capitaliser sur le fonds documentaire des études est l’aboutissement de cet ensemble de prestations.
Et sur le plan économique ?
Le coût est une préoccupation pour les études. X-Act a donc été conçu avec un modèle économique accessible.
L’idée est claire : offrir une solution performante et innovante, sans que les notaires aient à se ruiner. Le gain de temps et de productivité qu’elle procure en fait rapidement un investissement rentable.
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