Xelians Public Suite : l’interopérabilité, clé d’une gouvernance documentaire souveraine et sans couture
Entre des réglementations toujours plus nombreuses et un paysage applicatif digne d’un « mille-feuilles », les collectivités françaises cherchent un fil d’Ariane. Xelians propose de leur tendre ce fil grâce à l’interopérabilité.
Avec sa Xelians Public Suite (XPS), l’intégrateur promet une chaîne de confiance continue de la GED au SAE capable d’absorber l’hétérogénéité historique des systèmes sans exploser les budgets. Ce n’est plus seulement un sujet d’archives ; c’est celui de la continuité d’activité, de la responsabilité juridique et, in fine, de la confiance des citoyens.
Les collectivités consacrent désormais des moyens importants à la dématérialisation, notamment à l’archivage électronique. Pourtant, un obstacle persistant ralentit les projets : la difficulté qu’ont des dizaines d’applications métiers : RH, urbanisme, marchés publics, finances… à dialoguer entre elles. Cette mosaïque héritée fragmente les données, prolonge les déploiements et alourdit les coûts.
Résultat : au terme d’années d’efforts, seuls quelques flux normés fonctionnent, laissant la majeure partie des documents dormir en silos.
Face à ce constat, Xelians a créé XIS (Xelians Intégration Services) et lancé la Xelians Public Suite. L’objectif est simple : faire circuler l’information de la GED vers le SAE et inversement aussi aisément qu’on glisse un fichier d’un dossier à l’autre. Cette approche pragmatique assume l’existant, le qualifie et le connecte plutôt que de l’effacer.
Des budgets mieux maîtrisés, des calendriers raccourcis
La force de la suite tient à son approche “tout-intégré”. En s’appuyant sur des API éprouvées et sur une lecture globale du cycle de vie documentaire, Xelians limite les développements spécifiques.
À budget équivalent, la solution couvre plus de flux et plus de services qu’un projet « classique » qui, après trois ou quatre ans d’efforts, n’automatise souvent qu’un ou deux échanges (par exemple ceux avec la Préfecture ou la DGFIP).
Avec la Public Suite, le périmètre peut être multiplié par dix en douze mois. La gouvernance s’appuie sur l’agile : cycles courts, indicateurs et revues assurent la sécurité de chaque étape du projet global sûr.
Aquarel : le connecteur au cœur de la mécanique
Aquarel orchestre l’interconnexion entre GED (Alfresco, Nuxeo, Maarch Digital Flow, SharePoint…), signature électronique qualifiée et archivage intermédiaire et définitif. Là où un connecteur sur mesure peut coûter 100 000 € à 200 000 €, Aquarel propose un modèle plus léger, pensé pour absorber les évolutions du SEDA sans refonte coûteuse.
Compatible avec Pastell de Libriciel, il exploite l’historique et les métadonnées de la GED ou du SAE pour gérer les « dossiers vivants » (RH, marchés, urbanisme…) : un même dossier est enrichi, pas dupliqué.
Une interface no-code permet aux administrateurs fonctionnels de définir de nouveaux flux : un assistant visuel guide la sélection des pièces, l’affectation des métadonnées obligatoires et le choix du mode de versement (immédiat, différé ou à horizon réglementaire). Ainsi, un flux « dossier d’autorisation d’urbanisme » se construit en une journée, puis se clone pour une autre commune.
Une IA discrète mais efficace
Xelians Public Suite embarque aussi une intelligence artificielle non-générative, dédiée à l’identification et à la classification automatiques. L’IA détecte le type de document, lit les champs clés, propose les métadonnées puis classe le fichier au bon endroit. Les experts métiers se concentrent sur la valeur, pas sur la saisie. Pour l’utilisateur final, la GED devient enfin un outil agréable, presque transparent.
Cette IA repose sur un moteur combinant OCR, NLP et règles expertes.
Par exemple : une facture est reconnue pour sa date, son montant et son numéro ; un bulletin de paie pour la CIR, l’indice et la cotisation.
Les modèles, entraînés sur des corpus publics anonymisés, s’adaptent à chaque collectivité grâce à un mode “apprentissage assisté”. Chaque suggestion est historisée, permettant d’auditer a posteriori le classement et de garantir la traçabilité.
Un savoir-faire de bout en bout
Numérisation, GED, archivage papier ou numérique : Xelians maîtrise l’ensemble de la chaîne grâce à ses filiales et à une équipe d’archivistes aguerris aux normes publiques (NF 461, VITAM, RGPD, code du patrimoine, etc.).
Le groupe travaille avec SharePoint, Hyland (Alfresco, Nuxeo), DocuWare ou des solutions du groupe telles que Digital Flow (Maarch) ou sa solution SAE Xelians Archives Management (X-AM), bâtie sur un cœur VITAM. Cette neutralité garantit l’absence d’« effets tunnel » : les clients gardent leurs outils, Xelians se charge de les faire dialoguer.
Le service d’accompagnement inclut un audit de complétude du plan de classement, des ateliers de sensibilisation au records management et une aide à la rédaction des procédures d’archivage.
Les agents ne subissent plus la conformité : ils la comprennent, l’adoptent et la diffusent.
Cap sur le multi-GED
Prochaine étape : une évolution d’Aquarel, encore plus modulaire, capable de rechercher, signer et archiver en environnement multi-GED tout en renforçant la sécurité (authentification forte, chiffrement de bout en bout et journal d’intégrité ISO/IEC 27037).
En démocratisant l’interopérabilité, Xelians transforme l’archivage électronique, longtemps perçu comme un « serpent de mer » budgétivore en un levier rapide, sécurisé et soutenable.
L’entreprise prouve qu’il est possible de moderniser le secteur public sans sacrifier les acquis, sans exploser les budgets et en redonnant aux équipes la maîtrise de leur patrimoine documentaire. Enfin, elle fait du SAE non plus la dernière étape du cycle de vie, mais le garant vivant de la mémoire collective et de la confiance numérique.
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