Xelians, spécialiste de la digitalisation des archives au service de la productivité des offices notariaux.
A l’occasion du dernier numéro du journal du Village des Notaires (n°128), le groupe à pu mettre en avant dans un publi-reportage, sa solution dédiée aux notaire.
Une gamme complète de service à haute valeur ajoutée
Nous proposons des prestations qui couvrent l’ensemble du cycle de gestion documentaire des offices notariaux : archivage, numérisation et reliure constituent le socle de l’offre.
Grâce à notre expertise, nous garantissons aux offices une entière traçabilité des documents pour répondre parfaitement aux exigences de souveraineté des données. Nous serons présent au Congrès de Montpellier en septembre, pour présenter en exclusivité notre dernière innovation logicielle facilitant la création de nouveaux actes en capitalisant sur le fonds documentaire de l’office.
Quels sont les principaux services proposés aux notaires par Xelians ?
Xelians est le spécialiste en France de la gestion documentaire à 360° : de l’externalisation des archives physiques jusqu’à l’accompagnement complet de la digitalisation des offices notariaux.
Nous proposons aux études de numériser l’ensemble de leurs fonds documentaires (actes et minutiers). Nous numérisons sur site et intégrons les actes et leurs annexes en les indexant soit automatiquement, soit manuellement. Ce processus de numérisation facilite grandement le travail au quotidien et améliore substantiellement la productivité des équipes.
Nos interventions sont conditionnées au respect d’exigences techniques et de sécurité drastiques. Ainsi, nous intervenons chez nos clients avec notre propre matériel (PC, scanner).
Nous proposons également aux offices des services de reliure. Dans ce domaine spécifique, notre gamme est variée et s’adapte à toutes les demandes, mêmes les plus originales.
Quels sont vos principaux atouts ?
Nous nous positionnons comme l’interlocuteur unique des offices. Grâce à notre expérience, nous sommes capables de nous adapter rapidement aux problématiques rencontrées par nos clients ainsi qu’à leurs procédures internes de gestion documentaire.
Aujourd’hui, nous avons à cœur de valoriser les actes comme de véritables actifs patrimoniaux. Grâce à notre offre, les notaires peuvent récupérer de nombreuses informations pour une utilisation ultérieure. Depuis deux ans, en plus de la numérisation des documents dactylographiés, nous numérisons les actes manuscrits datant de la fin du XIXe siècle. Nous avons aussi fait énormément de progrès dans les techniques d’extraction de données.
Le principal atout pour l’office est de pouvoir capitaliser sur les données existantes afin de gagner du temps dans la rédaction de nouveaux actes mais également de faire vivre son portefeuille en améliorant la connaissance de ses clients.
En outre, grâce à notre maillage territorial, nous sommes en mesure d’être très réactifs à l’ensemble des demandes qui nous sont formulées notamment pour l’archivage physique des documents dans l’un de nos 35 sites répartis sur l’ensemble du territoire.
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Notre solution pour les notaires |
La souveraineté des données est une des priorités de la profession. Comment Xelians s’y est-elle adaptée ?
La protection du patrimoine informationnel des organisations, qu’elles soient publiques ou privées, constitue le coeur de notre mission au quotidien. Cela inclut la gestion des flux documentaires, la dématérialisation, l’accès sécurisé aux données à distance, la gestion du cycle de vie des documents – qu’ils soient physiques ou numériques – ainsi que l’archivage à valeur probatoire.
Depuis près de 30 ans, nous nous engageons dans une démarche rigoureuse de certifications et d’agréments, en conformité avec les réglementations et les référentiels normatifs en vigueur. La souveraineté des données est au centre de nos priorités : nous sommes certifiés ISO 27001 et garantissons que 100 % des données de nos clients sont hébergées en France, dans l’un de nos trois datacenters.
Nos solutions s’appuient sur des normes reconnues telles que la NF Z 42-026 pour la numérisation fidèle et la NF Z 42-013 pour l’archivage électronique. Nous disposons également des agréments nécessaires pour la conservation des archives publiques.
Pouvez-vous nous présenter brièvement votre actualité ?
Xelians sera présent au Congrès des Notaires à Montpellier en septembre prochain.
À l’occasion du rendez-vous annuel de la profession, nous aurons le plaisir de présenter notre nouvelle offre. Cette solution innovante intègre les dernières avancées de l’intelligence artificielle dans notre métier.
Ainsi, grâce à l’extraction des métadonnées issue de l’analyse poussée du fonds documentaire numérisé, notre solution sera en mesure d’offrir aux offices davantage de services à valeur ajoutée.
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