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    Les avantages de la contractualisation en ligne pour la Direction des finances et des achats !

    La contractualisation en ligne fait sens pour la Direction des finances et des achats qui est en première ligne pour garantir la conformité des informations, dans le respect des normes fiscales et administratives en vigueur. Grâce à elle, gains de productivité, optimisation des délais de paiement et amélioration de la relation fournisseurs sont aussi au rendez-vous.

    Voici 5 grands avantages de la contractualisation en ligne pour la Direction des finances et des achats.

         1. Fiabiliser la signature des documents

    Encadrée juridiquement par la loi 13 mars 2000, la signature électronique est aussi fiable qu’une signature papier, voire même plus. Elle utilise une méthode de chiffrement définie par la norme X.509 pour les infrastructures à clés publiques (PKI). La réglementation européenne dite eIDAS définit 3 types de signature électronique : simple, avancée et qualifiée, offrant chacune différents niveaux de sécurité. Elle est également accompagnée d’un enregistrement électronique qui sert de piste d’audit et de preuve de la transaction. La piste d’audit comprend l’historique des actions effectuées sur le document : moment où il a été ouvert, consulté, modifié et signé.

     

         2. Garantir la conformité des documents

    En dématérialisant le processus de contractualisation, la Direction des finances et des achats est en mesure d’authentifier de manière sécurisée les signataires et de fournir une preuve de transaction recevable par les tribunaux. Un contrôle automatique des pièces justificatives s’opère en temps réel. La signature électronique satisfait aux exigences réglementaires et de lutte contre la fraude documentaire. En outre, quel que soit le type de document signé, son intégrité est garantie et aucune modification ne peut être apportée à son contenu dans le temps.

     

          3. Libérer les équipes des tâches répétitives

    La contractualisation en ligne est également un moyen de rendre plus efficace les équipes des services finance et achats. Libérées des tâches manuelles répétitives, elles consacrent plus de temps aux missions à valeur ajoutée. Les gains de productivité obtenus accélèrent les délais de traitement et par conséquent raccourcissent les délais de paiements. Le risque d’erreurs lié aux traitements manuels est significativement réduit.

     

         4. Optimiser le pilotage de la contractualisation

    Ces dernières gagnent aussi en réactivité en disposant d’un suivi en temps réel de l’état d’avancement des signatures. Elles peuvent planifier la fréquence des relances envoyées automatiquement aux signataires et validateurs. Elles accèdent aussi plus facilement aux contrats fournisseurs, y compris en situation de travail à distance. Les données sont centralisées et favorisent le travail collaboratif. Les échanges sont fluidifiés et la traçabilité des documents assurées. Bref, la contractualisation en ligne est synonyme d’agilité organisationnelle.

     

         5. Réduire les couts de la signature manuscrite

    Absence de frais postaux, d’utilisation d’encre et de papier et d’archivage physique, la contractualisation en ligne est génératrice d’économies, environ 9,47 € par contrat*. Ce sont aussi les coûts de suivi des transactions via des processus de signature dématérialisés qui diminuent. La réduction de la consommation de papier, d’envoi de courriers et des déplacements contribue, ensemble, à réduire l’impact environnemental de l’entreprise.

     

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    * Etude Forrester Total Economic Impact (septembre 2018)

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