5 avantages de la contractualisation en ligne !
La contractualisation en ligne est une brique essentielle d’une digitalisation de bout en bout des processus métiers des entreprises. Distanciation et télétravail forcé, causés par la pandémie de la COVID-19, ont démontré la nécessité pour les entreprises de proposer un parcours 100 % digital.
Résultat : 83 % des décideurs estiment avoir besoin d’optimiser leurs processus contractuels, d’après une récente étude menée par Markess by exægis.
S’il y a bien un processus à digitaliser en priorité, il s’agit de la contractualisation en ligne. Signer électroniquement un contrat apporte de nombreux avantages aux entreprises. Voici les principaux bénéfices :
1. Fluidifier les échanges
Imprimer, puis signer des documents papier qui doivent ensuite être transmis physiquement ou par courrier, voire scannés puis renvoyés au format électronique… Un processus lourd qui voue la signature manuscrite à disparaître. Il est en effet beaucoup plus facile de créer des circuits de signature simples, en quelques clics seulement avec la signature électronique.
Couplé à des systèmes d’automatisation, le processus de contractualisation en ligne garantit la conformité et la complétude du contrat. Des alertes peuvent également être activées pour adresser des relances aux signataires et suivre en temps réel l’état d’avancement de la contractualisation. Toutes les parties prenantes d’un contrat collaborent ainsi efficacement à distance.
2. Etablir des preuves
La signature électronique est aussi un moyen plus crédible pour établir des preuves que la signature manuscrite, qui a toujours fait l’objet de falsification. Elle offre différents niveaux de sécurité, en vue d’attester l’identité du signataire. Elle apporte une meilleure traçabilité des contrats. Le certificat numérique généré permet de retrouver chacune des modifications réalisées sur les documents signés et d’identifier les auteurs de ces modifications.
La contractualisation en ligne protège ainsi l’entreprise en cas de litiges. Elle garantit la valeur légale des documents signés, en conservant la trace des signatures dans un dossier de preuve horodaté et archivé.
3. Maîtriser les coûts de gestion des contrats
Contractualiser en ligne apporte des gains financiers aux entreprises à plusieurs niveaux :
- Une réduction de 9,47 € par contrat* liée à la baisse significative des coûts d’impression, des frais de mises sous pli et d’envois postaux
- Un gain de productivité moyen par contrat évalué à 2,2 heures par Forrester
- Une économie moyenne jusqu’à 100 000 € par an en frais juridiques, toujours d’après ce même cabinet, du fait de la validité de la signature électronique au sein de l’Union Européenne
4. Renvoyer une image moderne
Opter pour un parcours de signature 100 % digital, renvoi l’image d’une entreprise innovante, moderne, soucieuse d’apporter une meilleure expérience utilisateur.
La contractualisation en ligne offre, en effet, une expérience fluide et intuitive, qui optimise également le temps des signataires, le tout de manière sécurisée. Elle permet de gagner en réputation, en rapidité d’exécution et d’augmenter le taux de transformation.
Signer un contrat quelle que soit la position géographique où l’on se trouve, avec la possibilité de consulter les documents à tout moment et depuis n’importe quel appareil (ordinateur, tablette ou smartphone) donne aussi plus de flexibilité aux signataires. Finies les contraintes de la signature manuscrite et du papier qui présente un risque de perte.
5. Eviter d’imprimer pour signer
De toute évidence, la contractualisation en ligne permet d’économiser du papier et de l’énergie, notamment pour des contrats contenant des dizaines de pages annexes, souvent imprimés en plusieurs exemplaires. Plusieurs tonnes de papier sont ainsi sauvegardées tous les ans.
Elle permet aussi de réduire les émissions de Gaz à Effet de Serre (GES) liées, d’une part, aux envois postaux de documents, et d’autre part, aux déplacements des signataires lorsque la contractualisation a lieu en face à face. La signature électronique a résolument sa place dans une démarche zéro papier qui vise à réduire l’impact environnemental de l’entreprise.
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