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    Les avantages de la contractualisation en ligne pour les RH !

    Dans le cadre d’un recrutement, la contractualisation en ligne jour un rôle clé. 36% des décideurs considèrent même comme prioritaire la digitalisation des contrats de recrutements, selon une récente étude menée par Markess by exægis. La digitalisation de ce processus métier est considéré comme un levier pour développer la marque employeur des entreprises, et ainsi afficher une image moderne et innovante.

    Voici 5 grands avantages de la contractualisation en ligne pour les ressources humaines.

         1. Faire gagner du temps aux équipes RH

    La contractualisation en ligne élimine les tâches chronophages et répétitives, encore très nombreuses au sein du service RH. Il n’est plus nécessaire de télécharger un contrat de travail, ni de l’imprimer, ni d’apposer une signature manuscrite, ni de le scanner pour le renvoyer par email. Avec la signature électronique, les équipes RH gagnent plusieurs heures par contrat, grâce à l’automatisation des tâches (génération du contrat, envoi, suivi et archivage). Cette automatisation simplifie leur quotidien et libère du temps afin qu’elles puissent se consacrer à leurs missions clés (formation, développement personnel des employés, motivation des employés, etc) ; de quoi contribuer à augmenter leur satisfaction et leur motivation.

     

         2. Améliorer la gestion des contrats

    Ce sont aussi les erreurs, les pertes de contrats papier et les retards qui sont déjoués. Le service RH peut ainsi libérer de l’espace de stockage dans et sur les bureaux. En conservant électroniquement tous les contrats de travail des collaborateurs sur la même plateforme, l’accès aux informations est instantané et le temps passé à rechercher un contrat significativement réduit. Un avantage non négligeable pour revoir facilement les contrats de travail et disposer d’une traçabilité dans les échanges.

     

         3. Optimiser l’expérience collaborateur

    Que ce soit lors des premiers pas d’un collaborateur au sein de l’entreprise, avec la signature du contrat de travail et au moment de l’onboarding, puis pour signer de nombreux autres documents au fil du temps (rapports d’entretien individuels, avenants au contrat de travail, régimes de primes, règlement intérieur, etc.), la signature électronique apporte une expérience utilisateur fluide et intuitive. Elle renvoie l’image d’une entreprise agile, flexible et novatrice, un plus aux yeux des jeunes générations adeptes du digital. Privilégier un parcours de signature simple est aussi un excellent moyen d’augmenter le taux d’engagement des nouveaux collaborateurs.

     

         4. Réaliser des économies

    Des économies évidentes sont réalisées avec la signature électronique sur le papier, l’encre, les impressions, les frais de mises sous pli et d’envois postaux. Il n’est plus nécessaire de remplir des armoires pour archiver les contrats au format papier. Les erreurs humaines et les erreurs de signatures n’ont également plus lieu d’être et n’entraîne plus aucuns couts supplémentaires. En outre, les gains de productivité obtenus avec la contractualisation en ligne permettent de diviser par cinq le délai de traitement des contrats de travail.

     

         5. Sécuriser la contractualisation

    Contractualiser en ligne est aussi un processus plus sécurisé et sûr, reposant sur le règlement européen eIDAS. La digitalisation de la contractualisation prouve à la fois l’intégrité du document signé et l’identification du signataire. De plus, la signature électronique offre une traçabilité complète du processus de signature. L’empreinte numérique intégrée dans le contrat permet de détecter les modifications apportées au document. Le scellement du document, via le procédé de signature électronique, garantit en outre pour l’entreprise comme pour le salarié que le contenu d’un contrat n’a pas été modifié à postériori. La confidentialité des informations est aussi préservée. Plus aucuns documents ne se retrouvent sur les bureaux à la vue de tous. Seules les personnes autorisées peuvent accéder aux documents stockés en ligne.

     

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