Property Manager : Erigez votre patrimoine immobilier sur des fondations digitales !

Le télétravail est devenu une pratique fréquente pour près de 11 millions d’actifs français. La généralisation du télétravail mais aussi du Flex office est désormais ancrée dans nos habitudes.

Face à ces nouveaux comportements, les entreprises doivent repenser leurs fonciers, entrainant une multiplication des biens sur le marché. Cette concurrence accrue oblige le vendeur à être plus efficient dans la cession de son bien.

Cette hybridation du travail a également fortement impacté le marché de l’Immobilier.

Désormais, il est primordial d’enrichir son offre de services et de gagner en réactivité pour être attractif.

Mais comment dégager du temps pour réinventer l’expérience client et gagner en agilité ?

Dématérialiser les processus immobiliers et structurer l’ensemble des données

Face à ce constat, Xelians a décidé de lutter contre les tâches chronophages en digitalisant les missions quotidiennes du Property Manager et en donnant à l’Asset Manager un vrai outil de pilotage centralisant toutes les interactions et actions à mener !

Plus concrètement, Xelians accompagne le Property Manager dans le pilotage global des biens immobiliers en suivant toutes les étapes du cycle de vie impactant le fond documentaire.

En effet, un logiciel de gestion électronique de documents (GED), disponible en SaaS, permet d’actualiser le fond documentaire et de structurer l’ensemble des données, selon le plan de classement de référence : FIDJI.

Une solution pour gérer l’ensemble de ces processus immobiliers

Pour toujours tendre vers un taux de complétude satisfaisant, le Property Manager dispose d’outils collaboratifs pour solliciter l’aide de l’ensemble de son écosystème.

Ainsi, pour chaque document nécessitant une intervention, il peut aisément déclencher un processus automatique de :

• Production de documents
• Renouvellement de documents
• Validation de documents

Toutes ces demandes émises aux intervenants internes ou externes à l’organisation (diagnostiqueurs, service travaux…) sont centralisées afin d’obtenir un suivi précis et rigoureux.

Naturellement, le Property Manager peut également s’appuyer sur un système de relances automatiques afin d’optimiser le temps de traitement et assurer une traçabilité optimale.

Dans le cas où une opportunité business se présenterait, le Property Manager pourra alors basculer facilement le statut de son dossier immobilier « en gestion » au statut « en vente », provoquant ainsi le recalcul de la complétude du fonds documentaire.

Lorsque l’exhaustivité du dossier sera atteinte, il sera alors en mesure de procéder à sa consolidation puis à l’envoi de l’export généré au format demandé. Enfin, l’intégralité – ou uniquement certains éléments constitutifs – seront automatiquement versés dans un système d’archivage électronique afin de garantir la pérennité des preuves en cas de litige, respecter les durées de conservations légales, et/ou être conforme à la réglementation RGPD.

Les avantages de la dématérialisation des processus pour le Property manager

Par la digitalisation de sa profession, le Property Manager gagne ainsi en confort de travail, en proactivité, en sécurité mais également en sérénité lors des transactions immobilières. Il peut alors être davantage alerte quant à :

• L’optimisation de la rentabilité de son parc
• L’attractivité de son foncier
• La création de services

L’objectif est de délivrer une expérience toujours plus satisfaisante et viser, à terme, l’excellence environnementale.

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