Dématérialisation du contrat client, quelles étapes clés à respecter ?

Le contrat client est un travail répétitif, consommateur de temps, nécessitant une forte collaboration interne et externe mais indispensable au démarrage de toute relation commerciale.

Quelles sont les conditions de validité d’un contrat client électronique ?

Pour permettre aux équipes commerciales de gagner du temps, il est possible de dématérialiser un contrat client. Celui-ci détiendra la même valeur légale qu’un contrat client papier. Il est toutefois impératif de pouvoir :

• Authentifier clairement les signataires du contrat afin de savoir qui porte la responsabilité du document
• Garantir l’intégrité du document

Le recours à la signature électronique est ici le procédé technique permettant de respecter ces deux conditions. En effet, une fois signé électroniquement le contrat client contient les certificats électroniques pour chaque signataire et un horodatage qualifié eIDAS. Il est ainsi scellé empêchant toute modification ultérieure.

Un vrai atout pour les commerciaux qui peuvent :

• Conclure des affaires plus vite évitant ainsi que les clients ne se rétractent
• Contractualiser des affaires à distance en situation de mobilité ou de télétravail
• Dédier plus de temps au suivi clients ainsi qu’à la recherche de prospects

Quel est le processus pour conclure un contrat électronique ?

Dématérialiser l’ensemble des étapes menant à la contractualisation représentent un véritable levier d’optimisation et de sécurisation de ce processus.

1. 1. Conception du contrat : facilitez l’élaboration des clauses du contrat de vente en partageant un fonds documentaire entre service juridique et commercial
   2. Suivi du contrat : renforcez votre relation de confiance en traçant toutes les modifications relatives au contrat via un versionning optimal et transparent
   3. Validation du contrat : réduisez le temps de contractualisation en utilisant la signature électronique, après identification de vos nouveaux clients
   4. Finalisation : atteignez vos objectifs de vente en relançant tous les clients dont la signature est en attente
   5. Reporting : disposez, en temps réel, de l’état d’avancement de l’ensemble de vos contractualisations
   6. Relations commerciales : changez l’image de marque de votre entreprise en proposant une solution digitale qui optimise les interactions avec vos clients
   7. Archivage : conservez l’ensemble de vos contrats dématérialisés dans un Système d’Archivage Electronique (SAE) à valeur probante, en cas de contestations ou litiges commerciaux

Résultat : 64% des contrats sont signés en moins d’une heure.

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