Dématérialisation : quels bénéfices pour les établissements de santé ?
Les données ou informations rattachées aux patients sont au cœur des prises de décisions en santé, mais celles-ci ne sont pas encore toutes dématérialisées.
Le papier, toujours présent, est un obstacle à la mise à disposition des informations médicales en temps réel, ce qui peut avoir un réel impact sur la vie du patient.
La dématérialisation est donc un vecteur d’efficience pour les établissements de santé. Son potentiel en matière de gains d’efficience est même estimé entre 3,4 et 4,7 milliards d’euros.
En fluidifiant la circulation des informations médicales entre professionnels de santé, elle simplifie l’accès à l’historique médical du patient pour une meilleure coordination des soins et une optimisation des coûts de gestion.
Quel est le rôle de l’état dans la digitalisation des établissements de santé ?
L’organisation et l’amélioration du système de santé est fortement amorcées par l’état. Le gouvernement prend des mesures incitant le développement des outils numériques, notamment via le Ministère de la Santé qui impulse l’usage des outils informatiques au travers du Programme Hôpital Numérique.
D’autres organisations viennent appuyer cette stratégie comme la DGOS (Direction Générale de l’Offre de Soins) dans le cadre des GHT (Groupements Hospitaliers de Territoires) qui préconise le passage à une gestion des documents plus électronique et la numérisation des archives.
On trouve aussi de nombreux travaux, dont ceux de l’ANAP sur la mesure de la performance apportée par les leviers en système d’information, montrant le gain potentiel de l’informatisation.
SOUTENIR UNE STRATÉGIE ZÉRO PAPIER
De nombreux processus internes sont déjà dématérialisés au sein des établissements de santé :
- Echanges avec le patient (Dossier Médical Partagé, prescriptions, résultats d’examens…)
- Factures fournisseurs déposées sur le portail Chorus Pro (depuis le 1er janvier 2017) et le déploiement de la dématérialisation de la chaîne achat-approvisionnement (programme PHARE)
- Echanges avec le comptable public (pièces comptables et justificatives pour plus de 500 établissements publics depuis le 1er janvier 2019)
La dématérialisation des établissements de santé s’intensifie aujourd’hui sous l’impulsion de l’Etat avec la mise en place du plan « Ma Santé 2022 » (digitalisation du Parcours de Santé), et de la feuille de route du numérique.
La circulation efficiente des documents est l’un des enjeux de la transformation numérique des établissements de santé. Les outils de GED et d’automatisation des flux de travail doivent ici être privilégiés pour une gestion documentaire à la fois souple, performante et personnalisable.
FACILITER LE PARTAGE DE L’INFORMATION MÉDICALE
Documents papiers et documents numériques cohabitent dans les dossiers patients. Cette gestion hybride complexifie leur complétude.
Résultat : toutes les données ne sont pas accessibles en temps réel alors qu’il est essentiel d’assurer la disponibilité des informations patient au sein du service concerné, mais aussi pour les autres services de l’établissement, le GHT et la médecine de ville.
Dématérialiser les dossiers médicaux est une démarche indispensable pour faciliter la coordination entre professionnels. Il est possible d’utiliser plusieurs logiciels pour favoriser cette démarche :
- La Gestion Electronique de Documents : ce logiciel offre une traçabilité optimale des dossiers qui permet de connaître dans le détail les actes réalisés par un praticien. Les informations sont donc centralisées et accessibles rapidement et facilement par les professionnels de santé.
- La Gestion Electronique de Courriers médicaux : cette solution entraîne une réduction significative du délai de réception des informations médicales et du budget consacré à leur envoi
OPTIMISER LE TRAVAIL QUOTIDIEN DES PROFESSIONNELS DE SANTÉ ET ÉQUIPES ADMINISTRATIVES
La dématérialisation des données médicales permet aux professionnels de santé et aux équipes administratives un gain de temps grâce à :
- suppression de la ressaisie des données médicales,
- centralisation de l’information médicale,
- recherche de données simplifiée,
- consultation facilitée des dossiers entre équipes,
- accès aux données des patients en déplacement.
Ainsi, la suppression des tâches redondantes à faible valeur ajoutée leur permet de se recentrer sur leur cœur de métier.
PRÉSERVER L’INTÉGRITÉ ET LA PÉRENNITÉ DE L’INFORMATION MÉDICALE
Les établissements de santé peuvent également s’appuyer sur la dématérialisation pour rationaliser la gestion de leurs archives.
Les archives de santé sont constituées :
- Des dossiers médicaux avec leurs documents papiers et/ou numériques (comptes rendus, radiographies, imagerie médicale…)
- De leurs métadonnées et des données de santé à caractère personnel du patient
La réglementation applicable aux archives de santé compte deux objectifs majeurs :
- La confidentialité des données personnelles
- La disponibilité des dossiers pour assurer les soins et une protection en cas de contentieux
De nombreux éléments de conformité existent pour que les établissements de santé puissent externaliser en toute confiance les archives de santé :
- Conservation des originaux papier sur des sites certifiés et agréés (SIAF)
- Archivage des documents numériques dans un Système d’Archivage Electronique (SAE) certifié (NF Z 42-013) : ce logiciel préservera la confidentialité, l’intégrité et la pérennité des dossiers médicaux. Il supprimera également tout risque de perte, de destruction, de modification ou encore de falsification des dossiers. Ces derniers pourront être présentés comme preuves devant un tribunal en cas de contentieux avec un patient.
- Confidentialité des données à caractère personnel garantie avec l’agrément HDS – Hébergeur de Données de Santé