Réduction significative des délais de traitement des factures, favorisant une meilleure réactivité.
Externalisation processus métiers (BPO) des factures entrantes
Contexte : moderniser la gestion des factures
Face à un volume croissant de factures fournisseurs, VM Building Solutions, acteur industriel reconnu dans les matériaux de construction, a souhaité rationaliser et automatiser le traitement de ses factures entrantes.
L’entreprise a rapidement identifié la nécessité d’externaliser ce processus métier pour gagner en efficacité, tout en se recentrant sur son cœur d’activité.
Enjeux : un projet au service de la performance globale
VM Building Solutions a entrepris une réflexion globale sur la performance de son traitement documentaire, avec un objectif clair : fluidifier l’ensemble du cycle de vie des factures, depuis leur réception jusqu’à leur validation, tout en garantissant conformité et traçabilité.
Plusieurs enjeux ont émergé lors de cette phase d’analyse :
Temps de traitement trop long
La réception et la gestion manuelle des factures peut entrainer des retards, impactant les délais et la relation avec les fournisseurs.
Hétérogénéité des canaux de réception
Factures papier, e-mails, portails dématérialisés… La multiplicité des formats rendait le traitement complexe et difficilement industrialisable.
Charge administrative importante
Les équipes mobilisaient un temps considérable à des tâches répétitives, au détriment d’activités à plus forte valeur ajoutée.
Besoin de sécurisation et de conformité
Le respect des exigences réglementaires et fiscales imposait une rigueur de traitement difficile à maintenir sans outils adaptés ni processus structurés.
La proposition de Xelians : un pilotage complet de la réception au traitement
Pour répondre à ces enjeux, Xelians a déployé une solution d’externalisation complète du traitement des factures (BPO) en s’appuyant sur son savoir-faire éprouvé dans la gestion documentaire externalisée.
Les prestations clés déployées :
- Capture et gestion des flux entrants : les factures sont réceptionnées, ouvertes, numérisées et indexées directement dans les centres de traitement Xelians.
- Contrôle qualité, extraction des données essentielles à la comptabilité.
- Transmission sécurisée des factures dans le système d’information client, pour validation et traitement.
- Mise en conteneur et externalisation des factures physiques sur un site de conservation Xelians
- Accompagnement complet, de l’audit initial à la montée en charge opérationnelle, en passant par la formation des équipes internes.
Julien Chimenton | Directeur des achats indirects
« Cette opération nous a permis de nous concentrer sur notre cœur de métier et nous décharger de la gestion manuelle de la comptabilité. Nous n’avons plus de papier dans nos locaux !
Nos factures papier sont conservées dans des conditions optimales. Xelians nous a évité les problèmes de gestion liés à la volumétrie des factures. »
Les bénéfices : un processus de traitement maitrisé pour une meilleure efficacité des équipes
Gain de temps
Processus unifié
Centralisation et normalisation des flux documentaires, quels que soient les canaux d’entrée.
Fiabilité accrue
Diminution des erreurs grâce à une extraction automatisée et à des contrôles qualité rigoureux.
Productivité
Libération des ressources humaines pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Conservation maîtrisée
Sécurisation des originaux papier dans un site d’archivage certifié, sans rupture de chaîne documentaire.
