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    Courriers entrants et sortants, notes de frais, factures, relation client, back office… ces tâches administratives peuvent être aisément externalisées en les confiant à un prestataire BPO (Business Process Outsourcing). Mais comment estimer que les prestations proposées sont de bonne qualité et jauger les compétences  ?
    Voici 5 critères sur lesquels vous baser pour sélectionner votre prestataire BPO.

    1. Capacité à faire du sur-mesure

    L’externalisation des processus métier est généralement motivée par l’aspect financier avec la possibilité de réaliser des économies d’échelle, grâce à la réduction des coûts de production. Mais, si votre projet n’est pas bien calibré dès le départ, la facture à payer peut vite s’avérer plus importante que prévue et faire sensiblement diminuer les économies envisagées. C’est pourquoi, le prestataire BPO devra procéder à un audit des processus métiers actuels afin d’élaborer une solution sur-mesure. Celle-ci doit vous permettre de vous affranchir des surcoûts liés à une mauvaise estimation des besoins initiaux.

    2. Rapidité d’exécution et efficience des équipes

    Faire appel à un prestataire BPO, c’est aussi la possibilité de confier à des spécialistes vos flux documentaires. En effet, il doit être en mesure de vous apporter l’efficience organisationnelle qui vous fera gagner en flexibilité. Pour ce faire, assurez-vous que les meilleures pratiques sont appliquées sur vos différents processus. Évaluez la diversité des opérations que peuvent réaliser les équipes et leur rapidité d’exécution, ainsi que leur capacité à s’adapter à votre secteur d’activités.

    3. Niveau de proximité délivré

    Pensez votre relation avec votre prestataire BPO comme un partenariat sur le long terme. Il s’agit ici d’une relation poussée, étant donné que des processus métiers entiers sont externalisés. Privilégiez un partenaire avec qui les échanges seront fluides. La proximité géographique est aussi un critère à prendre en compte pour pallier toutes difficultés de communication ou même différences culturelles problématiques; mais aussi pour pouvoir organiser des rencontres régulières avec vos collaborateurs. Ce critère peut aussi être décisif en matière d’hébergement des données sur le territoire national.

    4. Maîtrise des normes et réglementations du marché

    Suivant votre secteur d’activités, les normes et réglementations en vigueur peuvent être plus ou moins complexes. Le prestataire BPO doit disposer de l’expertise suffisante pour s’y adapter rapidement. Par exemple, les solutions de dématérialisation des flux documentaires proposées doivent vous aider à être en conformité avec le RGPD (droit à l’oubli et confidentialité). Par ailleurs, l’archivage des documents est soumis à de nombreuses contraintes normatives avec lesquelles le prestataire BPO doit être en conformité pour garantir la pérennité des informations. Sa capacité à délivrer une attestation de numérisation fidèle ainsi qu’un PV de conformité peut réellement faire la différence en cas d’audit, de contrôle fiscal ou de litige.

    5. Sécurisation des données

    Garantir la protection de vos données est un enjeu crucial auquel doit répondre le prestataire BPO. En effet, dans le cadre de l’externalisation, vous procédez au transfert de vos données vers le Système d’Information (SI) du prestataire. Il existe ici un réel risque pour la sécurité des données car les connexions peuvent être exploitées par des cybercriminels pour attaquer votre SI. Les informations que vous partagez avec le prestataire sont des données sensibles qui ne doivent pas faire l’objet de vols ou de pertes par un tiers mal intentionné. Il vous sera donc nécessaire de vous assurer de la sécurité des réseaux informatiques et des SI du prestataire BPO.

    Une fois votre choix fait, ne perdez pas de vue qu’il est important de tisser une relation de confiance avec votre prestataire BPO. Assurez-vous de la bonne exécution des processus confiés et créez des synergies. Vous pourrez aussi mettre à profit ses outils technologiques et son expertise pour augmenter la satisfaction de vos clients.

     

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