Foire aux questions
Une stratégie de gouvernance documentaire peut s’avérer complexe à mettre en place car elle intègre plusieurs facteurs, humains, techniques, économiques et organisationnels. Elle nécessite l’implication des décideurs et de tous les métiers concernés par le traitement des documents de l’entreprise (Responsables Opérationnels, Qualité, Archives, DSI.). Une bonne approche peut se construire autour de trois grandes étapes :
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- Auditer l’existant, c’est-à-dire établir un état des lieux détaillé intégrant l’identification et la cartographie des documents sensibles et des risques qui y sont liés.
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- Définir un véritable référentiel, réunissant la politique d’archivage et sa stratégie de mise en œuvre, dans le but de répondre aux objectifs de conformité et d’efficacité préalablement définis.
- Traiter les documents et archives, phase opérationnelle intégrant notamment les étapes d’identification, de tri, de numérisation, et de conditionnement de l’information.
A l’issue de cette démarche, l’organisme devrait disposer des outils nécessaires à la mise en œuvre d’une infrastructure centralisée et réellement pilotée : cartographie des documents importants régissant ses activités, ses procédures d’accès, l’organisation, le classement et les systèmes d’informations…
Repositionnée non plus dans une approche centre de coûts mais dans une approche préventive de maîtrise des risques et de gain d’efficacité, la politique Records Management prend alors tout son sens et se révèle créatrice de valeur ajoutée pour l’entreprise qui la met en place.
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