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    Notaires

    Numérisation & Archivage : Capitalisez sur vos archives 

    Tout savoir sur le secteur

    Les notaires s’adaptent aux évolutions du numérique

    « Le passé n’est utile que si on sait l’interroger. » 

    Chaque année, un notaire rédige en moyenne 500 actes, générant des milliers de documents à stocker, trier, et retrouver.  

    Cette masse documentaire numérique et parfois manuscrite, souvent dispersée entre répertoires, minutiers et annexes, ralentit considérablement la rédaction de nouveaux actes et freine la réactivité de l’étude. 

    Plus de 20 ans de collaboration avec les notaires permet à Xelians d’accompagner les Études dans leur transition digitale, en conformité avec le cahier des charges et la charte de Qualité des Instances Notariales. 

    Pourquoi numériser et digitaliser votre office ?

     

     

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    Sécurisez votre patrimoine informationnel :

    Externalisez vos documents papier avec Xelians dans l’un de nos 35 sites de conservation en France. Stockez également vos données numériques dans notre Système d’Archivage Electronique (SAE) conforme NF Z 42-013. Acteur souverain, Xelians héberge 100 % des données en France.

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    Capitalisez rapidement sur vos données anciennes :
    Face à des cyberattaques de plus en plus fréquentes, il est essentiel de déployer une solution digitale robuste et souveraine visant à garantir la sécurité et la durabilité des données médicales ainsi que leur intégrité au fil du temps.

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    Conformez votre cabinet aux obligations légales de conservation :
    Vos établissements saturent en termes de volumes de documents papier en partie dû à la longue conservation des dossiers médicaux. L’externalisation des archives physiques permet de gagner de l’espace pour vos patients.

     

     

    Xelians vous accompagne

    Nos offres pour moderniser votre office notarial

    Numérisation

    Numérisation et Indexation intelligente

    Nous numérisons vos actes, minutiers et annexes directement sur site, avec intégration dans votre SI métier. 
    L’IA optimise la recherche documentaire grâce à une indexation fine et à des suggestions dynamiques et contextuelles. 

    Minutier électronique

    Accédez à l’ensemble de vos actes via une interface centralisée, conforme aux exigences notariales. 
    Vous bénéficiez d’une traçabilité complète et d’un environnement de travail simple, sécurisé et collaboratif. 

    Reliure

    Reliure réglementaire

    Confiez-nous la remise en ordre et la reliure de vos répertoires selon les normes en vigueur. 
    Tri, nettoyage, étiquetage et reliure textile ou cuir garantissent une conservation durable et conforme. 

    Archivage electronique

    Archivage physique & électronique

    Conservez vos documents papier dans l’un de nos 35 sites sécurisés, conformes aux exigences notariales. 
    Protégez vos archives numériques avec Xelians Archives Management, notre solution certifiée qui garantit traçabilité, intégrité et accessibilité. 

    Pourquoi choisir Xelians ?

    La gestion des documents notariaux exige rigueur, traçabilité et conformité à chaque étape. Xelians, expert de la gestion documentaire vous aide à capitaliser sur votre patrimoine informationnel.  

    De la numérisation des documents (actes, dossiers, pièces comptables) à des solutions de recherches basées sur l’IA, en passant par la reliure et l’archivage physique, Xelians Notariat propose une offre globale de prestations et de services. 

    Découvrez en vidéo comment notre approche globale vous aide à simplifier la gestion de vos actes et à renforcer la performance de votre étude. 

    Vos bénéfices

    Déploiement de nouvelles pratiques

    Gain de temps & d’efficacité

    • Réduction des délais de traitement des actes et dossiers 
    • Accès rapide et centralisé aux documents 
    • Allègement des tâches administratives répétitives 
    • Optimisation du temps passé sur les recherches documentaires 
    Archivage sécurisé

    Sécurité &
    traçabilité

    • Conservation physique et numérique sécurisée  
    • Garantie d’intégrité et de traçabilité des documents sensibles 
    • Réduction des risques de perte, de détérioration ou d’accès non autorisé 
    • Espaces d’archivage sécurisés et certifiés 

    Valorisation de l’espace & maîtrise des coûts

    • Externalisation des archives pour libérer de l’espace  
    • Diminution des coûts liés au stockage, à la gestion des documents 
    • Meilleure organisation des flux documentaires 
    Pour aller + loin

    Téléchargez notre plaquette

    Téléchargez la plaquette et découvrez comment Xelians Notariat vous accompagne
    dans la gestion de vos documents physiques et électroniques

      *Champs obligatoires

      Xelians traite les données à caractère personnel recueillies ci-dessus pour la réalisation de traitements à des fins de gestion de votre demande, et si vous y consentez, à la prospection pour :

      • Vous proposer des services et offres promotionnelles adaptées à votre besoin,
      • Gérer vos demandes éventuelles en tant que prospect ou partenaire commercial.

      Pour en savoir plus sur la gestion de vos données personnelles et l’exercice de vos droits « informatiques et libertés », reportez-vous à notre Politique de confidentialité.

      Les forces de Xelians

      Expertise

      45 ans d'expérience

       

      • Leader dans le traitement documentaire à 360°
      • Portefeuille varié de clients
        (Grands Groupe – PME – Professions libérales – Secteur public)
      • Interopérabilité des solutions

      Expérience optimale

      Complémentarité de nos offres

       

      • Chefferie de projet à 360°
      • Equipes d’experts pluridisciplinaires
      • Interopérabilité des solutions

      Interlocuteur unique

      De A à Z pour votre projet

       

      • Échanges simplifiés
      • Confiance
      • Proximité

      Adaptabilité

      Offre standard ou sur-mesure

       

      • Spécificités des besoins
      • Exigences sectorielles
      • Enjeux réglementaires

      Sécurité

      Tiers archiveur & de confiance

       

      • Confidentialité des archives
      • Hébergement des données sur le territoire français
      • Solutions et sites certifiés : ISO 27001 / HDS ; NF342 ; SIAF ; NF461…
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