Notaires
Des solutions
globales pour la gestion
complète de vos fonds
documentaires physiques
et numériques.
VOS ENJEUX
Votre Office souhaite renforcer la relation avec ses clients et gagner du temps au quotidien dans son activité.
La multitude d’informations que vous générez sous différentes formes, papier et numérique, rend vos recherches et consultations fastidieuses. Par ailleurs, la réglementation vous impose de conserver vos actes authentiques pour une durée de 75 ans. Pour améliorer l’efficience de l’Étude, il est donc primordial pour vous d’accéder facilement à vos documents, mais également de pouvoir les conserver en toute sécurité sur le long terme.
Xelians Notariat, une offre globale pour optimiser l’exploitation de vos ressources documentaires et gagner en efficacité
De la dématérialisation à la conservation sécurisée, en passant par la reliure et la gestion centralisée de vos fonds.
NOTRE PRESTATION DE NUMÉRISATION RÉPOND AUX EXIGENCES DE VOTRE MÉTIER
- Centralisez votre fonds et flux documentaires dans un outil unique de consultation.
- Préservez vos originaux en faisant des copies numériques de vos Actes (minutes et annexes), fiches bristols et comptables, microfiches, microfilms, répertoires, bandes bleues, comptabilité, dossiers, RCP, etc.
- Renforcez la confidentialité de vos informations. Nous déléguons du personnel avec le matériel adéquat.
- Libérez-vous du poids de l’administratif. Nous prenons en charge la gestion de votre courrier entrant.
NOTRE SOLUTION DIGITALE, UN MINUTIER ÉLECTRONIQUE PROPRE À L’ETUDE POUR CENTRALISER L’ENSEMBLE DE VOS ARCHIVES
- Retrouvez instantanément tous les documents dans votre minutier électronique.
- Sécurisez et restez propriétaire de votre fonds documentaire, hébergé sur un support informatique indépendant et situé à l’Étude.
- Favorisez le travail collaboratif au sein de votre Office.
NOTRE PRESTATION DE RELIURE POUR LA CONSERVATION EXHAUSTIVE DE VOS ACTES
- Pérennisez vos actes avec des minutiers réalisés en toile ou en cuir.
- Optimisez la place dans vos bibliothèques et vos étagères.
- Simplifiez l’accès aux documents notariaux originaux.
- Bénéficiez d’un service de qualité réalisé par notre personnel qualifié et expérimenté. Nos collaborateurs effectuent un pointage minutieux des actes avant de les relier.
NOS SITES DE CONSERVATION CERTIFIÉS POUR LA SÉCURITÉ DE VOS ARCHIVES
• Confiez vos archives à Xelians, Tiers de confiance, Leader en France. Celles-ci sont conservées dans l’un de nos sites dont certains sont agréés SIAF.
• Bénéficiez d’un accompagnement optimal. Nos collaborateurs réalisent l’inventaire, le classement et la mise en containers de votre fonds documentaire.
• Consultez vos archives externalisées chez Xelians via un espace client sécurisé et personnalisé accessible 24/7.
• Gagnez en réactivité : livraison physique ou dématérialisée de vos documents.
• Maîtrisez le sort final de vos archives : éliminez ces dernières avec un certificat de destruction à l’appui.
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