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    Numérisation Fidèle

    Renforcez la valeur probante de vos documents numérisés
    Tout savoir sur la solution

    Vos enjeux

    Entreprise, administration, facilitez l’accès à l’information tout en renforçant la pérennité et l’intégrité de vos copies numériques.

    Contrats, factures, notes de frais, devis, bons de commande, CGV, dossiers du personnel, les originaux papier de certains de vos documents engageants doivent être conservés pour des raisons légales ou patrimoniales. Dans le même temps, vos collaborateurs doivent pouvoir y accéder facilement au gré des besoins de votre organisation, y compris en situation de mobilité.
    Il est primordial de simplifier la recherche des documents, mais également de garantir la l’intégrité des informations.

    Les enjeux de la numérisation fidèle

    Nos points forts

    • Xelians, partenaire certifié (1er prestataire certifié NF Z42-026, depuis 2019, pour la numérisation fidèle, 1er opérateur certifié NF Z42-013, depuis 2013, sur l’ensemble de la chaîne documentaire, de la numérisation à l’archivage ISO 9001 (gestion de la qualité) et ISO 27001/HDS (gestion de la securite de l’information)
    • Un opérateur de numérisation qualifié (management de la qualité, de la sécurité de l’information, de la sécurité physique
    • Une chaîne de numérisation certifiée (depuis la prise en charge des documents jusqu’au contrôle des livrables par le DO en passant par le traitement post-numérisation et les contrôles finaux)
    • Une equipe projets experimentée (accompagnement, pilotage, suivi, dans le respect des exigences et recomandations de la norme NF Z42-026)
    Nos points forts numérisation fidèle

    Notre offre

    Renforcez la valeur probante de vos copies numériques

    ► Bénéficiez du savoir-faire de Xelians, expert documentaire depuis 40 ans :

    • Qualification et paramétrage de la chaîne de numérisation probante : nous testons les capacités de l’outil et les procédés utilisés
    • Définition du cadre organisationnel et technique de la prestation dans la Convention de Numérisation (CDN)
    • Formalisation des résultats de la qualification dans le PV de Conformité : nous définissons le lot, le profil de numérisation, les livrables numériques, les contrôle réalisés…
    • Nous assurons l’intégrité des copies numériques : empreinte, horodatage, signature électronique.

    ► Préservez dans un SAE à vocation probatoire (NF Z42-013), l’Attestation de Numérisation (tous les éléments de preuve) ainsi que l’ensemble des livrables (copies numériques, métadonnées, éléments de preuve…).

     

    Concentrez-vous sur votre coeur de métier

    • Bénéficiez d’un accompagnement sur-mesure : nous prenons en charge tous types de supports (documents, dossiers, chèques…) et prestations  (numérisation de flux, de stock, sur site ou au guichet,…)
    • Optez pour un service de qualité opéré par du personnel expérimenté et dédié, du matériel adéquat et du reporting en continu
    • Bénéficiez de notre expertise sur la numérisation de plans : A0 et +
    • Versez automatiquement les copies fidèles issues de la numérisation dans notre SAE. Nous sommes le 1er opérateur certifié NF Z42-013, depuis 2013, sur l’ensemble de la chaîne documentaire, de la numérisation à l’archivage
    • Optez pour un cloud souverain en conservant vos copies numériques dans nos datacenters basés dans l’hexagone. Vos données sont soumises à la loi française.
    • Présentez les copies numériques fidèles comme élément de preuve en cas de perte, de vol ou de dégradation des originaux.
    Concentrez vous sur votre coeur de métier

    Gagnez en efficacité et en sécurité

    • Améliorez la satisfaction clients : accédez instantanément aux informations et répondez plus facilement à vos clients en cas de sinistres, réclamations, etc.
    • Bénéficiez du traitement de vos courriers le jour de la réception
    • Passez moins de temps à chercher et plus de temps à travailler : consultez rapidement les documents numérisés et favorisez le travail collaboratif au sein de votre organisation
    • Optimisez de l’espace en détruisant les originaux : vos copies numériques sont conservés dans notre SAE souverain certifié NF Z42-013
    • Respectez les exigences réglementaires en matière de conservation des informations de votre secteur : RGPD, droit à l’oubli, confidentialité, données de santé, etc.
    • Renforcez la recevabilité de vos copies numérisées en faisant appel à un prestataire NF Z42-026.

     

    Demandez un devis

    Une expérience unique dans toutes les étapes du processus de
    numérisation fidèle !

    schéma numérisation fidèle Xelians

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    Les bénéfices de la Numérisation Fidèle

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    Juridique

    Protégez vos droits en cas de contentieux.

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    Financier

    Réduisez le temps consacré à la recherche d’archives.

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    Sécurité

    Optez pour l’interopérabilité entre les différents systèmes.

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    Historique

    Valorisez votre patrimoine informationnel et historique.

    Téléchargez notre plaquette

    Simplifiez la recherche de vos documents et garantissez l’intégrité des informations ! Téléchargez notre plaquette pour plus de renseignements !

      *Champs obligatoires