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Xelians Expertise

Valorisez votre patrimoine informationnel !
Tout savoir sur la solution

Vos enjeux

Des documents physiques et numériques qui s’accumulent, des équipes qui changent, la réglementation qui évolue. Il est difficile de maintenir une organisation documentaire optimale. Une véritable perte de temps et d’argent, sans parler des risques juridiques auxquels vous vous exposez en cas de perte, d’altération ou d’incapacité à présenter des originaux dans le cadre d’un litige par exemple. Il est donc primordial pour vous de structurer votre capital informationnel et d’améliorer vos processus documentaires.

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NOS EQUIPES S’ENGAGENT DANS L’OPTIMISATION DE VOS FONDS

Confiez vos archives à Xelians, Tiers de confiance, Leader en France : nos équipes expérimentées et diplômées de l’enseignement supérieur maîtrisent parfaitement les normes archivistiques et les
règles d’indexation.

Bénéficiez d’une prestation sur-mesure : nous vous accompagnons dans l’expressions de vos besoins, en étudiant vos processus et flux documentaires et en vous suggérant des axes d’amélioration. Nous vous conseillons également dans vos projets plus ponctuels, tels qu’un
déménagement ou un réaménagement de vos locaux.

Renforcez la maîtrise de vos informations : nos experts élaborent une cartographie des documents utilisés par votre établissement, décrivent les nouveaux modes opératoires de traitement et rédigent votre politique d’archivage. Nous regroupons ces éléments dans un
plan de qualité validé avec vous.

Nos prestations sont conformes aux nouvelles normes et réglementations

Simplifiez la gestion de vos fonds : suite à un inventaire de vos archives, nous réalisons un tableau de gestion personnalisé (classement par typologie, durée de conservation, sort final, support physique ou numérique) ainsi qu’un plan de classement par service et par type de documents.

Répondez à vos objectifs juridiques : nous préconisons des durées légales de conservation des documents en fonction de leurs typologies suite à un audit RGPD des informations présentes dans votre organisation. Vous pouvez détruire les documents à échéance pour être en conformité avec le RGPD (principe de limitation de conservation).

Bénéficiez d’un accompagnement optimal : nous mettons en place des réunions de cadrage afin de suivre au plus près les étapes du projet et anticiper les difficultés éventuelles. Optez pour un accompagnement mensuel ou hebdomadaire pour vos projets d’envergure avec un interlocuteur unique qui compte plus de 40 ans d’expertise.

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Une expérience unique dans toutes les étapes d’optimisation de votre patrimoine documentaire !

 

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NOS PRESTATIONS RÉPONDENT À VOS EXIGENCES MÉTIERS

Alliez Sécurité et Confidentialité : nous mettons du personnel à disposition dans vos locaux pour le traitement des fonds sensibles et confidentiels.

Respectez vos engagements RSE : nous mettons en place des « Cleaning Days » pour trier en toute transparence, éliminer l’inutile et recycler ce qui peut l’être.

Renforcez les acquis de vos collaborateurs : nous définissons au plus tôt les bonnes pratiques d’archivage et mettons en oeuvre la formation et l’accompagnement des utilisateurs, en fonction de leurs besoins.

Concentrez-vous sur votre cœur de métier en toute sérénité : nous auditons régulièrement vos process afin de vous fournir des recommandations et les bonnes pratiques sur vos archives hybrides, physiques ou électroniques. Nous effectuons la recette des réalisations et apprécions leur conformité au cahier des charges dans le respect de nos engagements conjoints.

 

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CM stage

Télécharger notre Plaquette

Vous avez besoin de plus de renseignements ? Télécharger notre plaquette pour découvrir comment nos équipes s’engagent dans la valorisation de vos fonds hybrides, physiques ou numériques !

*Champs obligatoires

Les bénéfices de

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Productivité

Gagnez en efficacité !
Nous mettons en place un plan de classement adapté pour faciliter les recherches, la gestion et le partage d’informations.

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Conformité

Limitez vos risques !
Nous vous accompagnons dans l’identification des documents engageants et du respect de leurs durées légales de conservation.

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Gain

Maîtrisez les coûts de vos projets documentaires !
Nous préconisons des solutions dans le respect de votre budget.

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Sérénité

Concentrez-vous sur votre cœur de métier !
Nous assurons le bon déroulement de vos projets du début à la fin et la mise en place d’une solution pérenne.