Comment gérer l’ensemble du cycle de vie de vos archives physiques ?
Le papier est encore là pour longtemps !
Avec la transition numérique amorcée, le papier est toujours présent dans votre organisation pour :
- Supporter vos processus métiers ou administratifs
- Garantir vos droits en cas de contentieux
Que ce soit pour de nouveaux documents ou pour gérer vos fonds d’archives existants, il est primordial de :
- Sécuriser vos documents papiers
- Optimiser votre gestion d’archives physiques, qu’elle soit gérée en interne, externalisée ou mixte.
Leader français sur le marché du tiers archivage physique, Xelians propose une offre unique et coordonnée de prestations et logiciels pour gérer le cycle de vie de vos archives physiques.
Xelians Archives Management, pivot de l’offre globale d’archivage physique
L’offre globale d’archivage physique de Xelians repose sur son portail Xelians Archives Management qui permet de gérer un référentiel documentaire unifié quel que soit le lieu ou le moyen d’archivage physique des archives.
Vos utilisateurs ne se préoccupent pas du lieu de stockage pour réaliser leurs demandes. Ils accèdent selon leurs droits à un moteur de recherche pour exprimer des demandes de communication vers :
- Un autre utilisateur qui serait en possession de l’archive de proximité
- Un service d’archivage interne
- Un tiers archiveur si les documents sont externalisés
- Un service d’archivage définitif par exemple un service historique, d’archives nationales ou départementales
La demande peut s’exprimer pour une livraison physique ou une mise à disposition d’une copie numérique du document papier. Dans ce dernier cas, la copie numérique est conservée dans le système d’archivage électronique disponible dans la solution.
Tout commence par les archives de proximité…
La production initiale des documents est réalisée par vos services métier qui ne disposent généralement pas de moyens d’archivage professionnels. En conséquence, cela génère :
- Un risque de perte des dossiers et une charge d’indexation au moment de l’archivage.
- Un risque d’outil obsolète et une maintenance non maîtrisée car les archives sont gérées dans des systèmes bureautiques ou des développements « maison ».
Pour réaliser une demande de consultation d’archives, il est nécessaire d’avoir un référentiel interne (par exemple une feuille Excel) afin de trouver la référence de l’emplacement dans laquelle est situé le document. La consultation n’est donc pas immédiate.
Au-delà de l’aspect peu pratique de cet usage pour les utilisateurs et de la perte de temps, au fil des décennies, de nombreuses entreprises font face à des pertes de référentiels internes (corruption de fichiers, départ en retraite de la personne en gestion, mauvaise indexation, etc.) qui ont pour conséquence la conservation de fonds fantôme.
Optimisez la gestion de vos archives avec un logiciel SAE
A. Référencement des archives
Xelians Archives Management, le système d’archivage électronique de Xelians, propose une fonction permettant :
- D’annoncer les archives dès leur création,
- De les identifier avec un code- barres
- De les stocker à proximité du bureau par exemple dans une armoire ou une salle de proximité
B. Demande de consultation
L’utilisateur en possession de l’archive est responsable du stockage local et de la gestion des prêts à d’autres utilisateurs.
Une demande de prêt est réalisée via le moteur de recherche du logiciel. Cette fonction simple permet de connaitre à tout moment l’état de prêt et la localisation de chaque archive durant leur consultation.
C. Transfert vers un centre d’archives
A la fin de la durée d’utilité administrative ou lorsque l’espace manque, l’utilisateur en possession des archives peut réaliser un bordereau de transfert vers un centre d’archives interne ou externalisé. Le processus d’enlèvement est entièrement tracé avec remise contradictoire et attestation d’archivage.
La fonction d’archives de proximité est nativement disponible dans notre SAE Xelians Archives Management.
Equipez votre service d’archivage d’un outil professionnel de gestion des salles d’archives
Xelians Archives Room permet la gestion de vos archives de proximité, ainsi qu’une gestion logistique professionnelle de vos salles d’archives.
L’UX Design de Xelians Archives Room est adapté à des opérateurs logistiques avec notamment une APP mobile assurant la traçabilité de l’ensemble des mouvements.
La fonction de transfert vous permet de gérer le cycle de vie de vos document adapté en fonction de votre organisation et de vos capacités de stockage :
- Optimisation des versements entre l’archivage de proximité et votre service d’archives internes
- Transfert inter-sites pour optimiser les capacités de stockages
- Transfert vers un ou plusieurs tiers archiveurs
- Versement vers une autorité d’archivage définie ou un service historique
L’offre Xelians Archives Room est associée à une prestation de migration depuis vos systèmes d’information actuels. Le mode SaaS vous affranchi d’une intégration lourde et des coûts d’exploitation associés.
En savoir plus sur les fonctionnalités de Xelians Archives Room : visitez notre page dédiée
Externalisez vos archives physiques et gagnez de l’espace
Vos archives physiques prennent trop de place et vous souhaitez économiser de l’espace dans vos locaux ? Vous souhaitez optimiser vos coûts et gérez plus rigoureusement votre patrimoine informationnel ?
Xelians, leader de l’externalisation des archives physiques vous propose d’archiver votre fonds documentaire dans l’un de ses 35 sites sécurisés et répartis sur l’ensemble du territoire français.
La gestion de vos archives est gérée à distance depuis le portail Xelians Archives Management.
Notre portail permet de configurer des formulaires de versement ou d’importer des inventaires existants.
Xelians offre un ensemble de prestations de tiers archivage adaptés à vos besoins et vos risques :
- Dossiers vivants
- Archives intermédiaire
- Archives sensibles
- Enlèvement et livraison
- Prestations d’archivistes (indexation, dépollution, élimination, …)
- Tous types de supports (papier, sauvegardes informatiques, vidéo…)
En savoir plus sur nos prestations de tiers archivage : consulter notre page dédiée
Gérer les relations avec les tiers
Vous avez besoin d’industrialiser la relation avec d’autres parties prenantes dans votre fonction d’archivage physique ? Xelians Archives Mangement est en capacité technique de l’orchestrer simplement. Quelques exemples de relations prises en charges :
- Tiers archiveurs multiples, disposant chacun de son portail d’accès
- Autorité d’archivage définitif
- Opérateurs de numérisation assurant les versements de document numériques et le transfert en archivage physique des lots de numérisation
L’ensemble des fonctions Xelians Archives Management est exposé sous forme d’API REST permettant d’automatiser les échanges entre systèmes.
En cas de besoin de transformation de vos flux de versement d’un format propriétaire vers le format d’interopérabilité de notre solution (SEDA v2), nous proposons un service d’ETL documentaire, Xelians Data Hub, permettant de simplifier l’intégration et de superviser la production.
Tiers archiveurs multiples
Si vous disposez de plusieurs tiers archiveurs pour des raisons historiques ou autres, cela peut poser certaines contraintes opérationnelles :
- Savoir jongler entre les différents portails proposés par chaque tiers archiveur si vous ne disposez pas de référentiel unifié.
- Savoir gérer votre propre portail d’archivage et l’interfacer avec chaque tiers archiveur. Vous devez alors disposer d’un référentiel unifié et maintenir une application interne
Notre portail Xelians Archives Management expose les fonctions informatisées de versement, de consultation et d’élimination.
Autorité d’archivage définitif
Vous être soumis à la réglementation relative à l’archivage patrimonial (code du patrimoine) ou à une politique interne de versement à un service d’archives historiques ?
Xelians Archives Management repose sur l’initiative open-sources de l’état VITAM. Cette solution équipe de nombreux services d’archivage définitif (Ministères, archives départementales).
Elle est nativement compatible au SEDA (Standard d’Echange de Données pour l’Archivage.)
Les archives dont la durée d’utilité administrative est échue et dont le sort final est un versement en archives définitive peuvent être automatiquement transférées vers un service d’archives définitif équipé de la solution VITAM ou tout autre solution (compatible SEDA ou non).
Opérateur de numérisation
Dans le cadre de la transition numérique des entreprises et des organismes publics, la numérisation des documents et l’archivage numérique remplace petite à petit les archives physiques.
Il est important cependant de conserver les originaux au format papier. La transition entre le papier et le numérique nécessite plusieurs démarches à anticiper :
- Gérer les stocks tampon conservés par l’opérateur de numérisation avant archivage
- Industrialiser les versements des originaux papier en archivage définitif
Xelians Archives Management offre la possibilité à votre opérateur de numérisation d’annoncer les archives numérisées et d’opérer des versements en tiers archivage après une durée de rétention locale convenue.
Les archives sont alors immédiatement intégrées au logiciel et localisées dans l’entrepôt du prestataire. Les références d’unité d’archives peuvent être intégrés dans les métadonnées du SI numérique pour conserver le lien entre les copies numériques et les originaux physiques.
Et si vous passiez au numérique ?
Xelians Archives Management dispose d’un Système d’Archivage Electronique (SAE) certifié NF461 permettant l’archivage de documents nativement électroniques ou issue de la numérisation.
Au-delà de la capacité d’agrégation des fonds physiques de proximité, internes et externalisés, la solution offre une capacité d’hybridation des formes physiques et électronique.
Le moteur de recherche permet à vos utilisateurs de :
- Visualiser une liste de résultat unifié indépendamment de la forme physique ou électronique du document
- Consulter une copie numérique d’une demande de communication physique
- Structurer des dossiers contenant les copies numériques issues de la numérisation tout en conservant le lien vers l’original papier en cas de besoin
Un Interlocuteur unique
Xelians, acteur incontournable de la gestion documentaire vous accompagne de bout-en-bout tout au long de votre processus de digitalisation de vos métiers. De la gestion de vos archives physiques, à la numérisation de vos documents et l’archivage électronique, vous bénéficiez d’un interlocuteur unique tout au long de votre projet.
