Flux physiques : TSA, boite postale, enlèvement, prise en charge, préparation, paramétrage
Renforcez la valeur probatoire de vos documents numérisés
Numérisation
Accédez à vos documents et données partout et à tout moment !
Tout savoir sur l'expertise
La numérisation est le premier pas vers la transformation digitale de votre organisation !
Législation en faveur de la dématérialisation (El Khomri, article 1379 du code civil), télétravail, … autant d’événements qui poussent les organisations (ministères, entreprises, mairies, …) à recourir à la numérisation pour dématérialiser leurs activités et rester compétitives.
72% des entreprises déclarent qu’il est plus difficile de trouver les informations qu’elles ont en leur possession que de rechercher celles qu’elles ne possèdent pas selon l’AIIM (Association for Information and Image Management).
Qu’est ce que la numérisation ?
La numérisation de documents permet en effet de transformer les documents papiers en copies numériques pour une consultation facilitée par vos collaborateurs. Nous distinguons la numérisation standard et la numérisation fidèle.
La numérisation s’applique à tout type de supports (documents en format A5, A4, plans, dossiers, chèques, photos…)
Xelians vous accompagne
Un accompagnement sur-mesure
Xelians vous propose un accompagnement sur-mesure pour votre projet de numérisation : nous vous proposons différentes prestations (numérisation de flux, de stock, sur site ou au guichet, …), des formats de numérisation (noir et blanc, niveau de gris, couleur), différentes indexations (dossier, sous-chemise, document, critères de nommage des fichiers…), des choix techniques (OCR, LAD-RAD, …). Vous optez pour un service de qualité opéré par du personnel expérimenté et dédié, du matériel adéquat et du reporting en continu.
Processus
Capture de flux
Capture de flux
Numérisation standard ou à valeur probatoire
Numérisation standard ou à valeur probatoire
Numérisation, indexation, contrôle : numérisation à valeur probatoire pour la numérisation fidèle traitement automatique
Mise à disposition
Mise à disposition
Intégration GED : SI client, appli métier, dépôt des documents dans des corbeilles virtuelles
Archivage des originaux, restitution et reporting
Archivage des originaux, restitution et reporting
Archivage numérique : archivage électronique à vocation probatoire, NF Z 42-013 pour la numérisation fidèle et archivage classique pour la numérisation standard
Nous disposons de 10 sites pour la numérisation. Des dispositions sont prises sur tous les sites de numérisation afin de prévenir les risques liés à la confidentialité et à l’intégrité de vos documents originaux physiques et de vos copies numériques.
Xelians dispose d’un haut niveau de sécurité sur tous les sites (détection intrusion et incendie par système télésurveillance relié 24h/24 et 7j/7), l’accès est limité aux personnels effectuant la numérisation et les opérations connexes à la numérisation, l’ensemble des opérations de numérisation est documenté dans des procédures, le parc des scanners est contrôlé et maintenu une fois par an via contrat de maintenance, les images sont sauvegardées et peuvent être stockées dans des datacenters certifiés ISO 27001 et disposant d’un PCA (Plan de Continuité de l’Activité) et d’un Plan de Gestion de Crise opérationnels.
Quels sont les différents types de numérisation ?
Nous vous proposons différents types de numérisation :
- la numérisation standard;
- la numérisation fidèle;
- une numérisation spécifique (numérisation patrimoniale, numérisation des produits dérivés de votre entreprise,…)
Quelle numérisation choisir pour quel usage/besoin ?
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Numérisation standard
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Numérisation fidèle
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Gain de temps dans la recherche de vos documents
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Consultation et partage des documents partout et rapidement
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Valeur probatoire de vos copies numériques
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Possibilité de détruire certains originaux papiers
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Les forces de Xelians
Pour aller + loin
