Comment lutter contre les vracs numériques en entreprise ?
Aujourd’hui, la gestion du document et de l’information est devenue un enjeu majeur en entreprise et a donné naissance à la Gouvernance de l’Information.
Ce nouveau domaine issu de la gouvernance d’entreprise, a pour objectif d’améliorer la rapidité et l’efficacité des décisions et des processus, pour saisir les opportunités d’affaires, utiliser au maximum l’information et réduire les coûts et les risques (sécurité des informations, conformité réglementaire).
Une bonne gouvernance met en valeur l’information en tant qu’actif de l’entreprise, en prenant en
compte son cycle de vie et en évitant les entrepôts inutiles.
En 2021, l’accès et le partage de l’information et des connaissances occupait la première place des principaux enjeux des organisations, et en seconde position arrivait ex aequo, la maîtrise des risques liée à la gestion des documents et des informations, et la définition de règles et de process en matière documentaire (record management).*
Mais la plus importante des problématiques demeure la croissance exponentielle de la production d’information qui s’est accentuée avec le partage d’information, le turnover du personnel et les serveurs organisés en silos. Pour toute organisation, cette infobésité a pour corollaire la complexité de l’exploitation de ses données, leur gestion et leur conservation.
Qu’est-ce qu’un vrac numérique ?
Lorsqu’il crée ou sauvegarde un document, l’utilisateur n’a pas forcément le temps, les moyens ou la connaissance pour appliquer la conformité réglementaire de son organisation ou préserver la
confidentialité des informations des documents.
Chaque collaborateur produit ainsi un nombre considérable de fichiers et d’erreurs :
- mauvaise classification
- nommage
- doublons
- problèmes de codage, de versionning,
- contenu inconnu avec ou sans verrouillage,
Ces fichiers échappent aux règles en vigueur dans l’entreprise et forment des vracs numériques de plusieurs téraoctets sur les périphériques ou serveurs qu’ils encombrent.
Cela a un coût informatique mais constitue également un risque juridique et financier en cas de perte ou suppression de données sensibles ou importantes.
De plus, en termes de productivité, ce fléau moderne touche aussi bien les organisations que les salariés, qui passent en moyenne 5h par semaine à rechercher l’information dont ils ont besoin pour réaliser leurs tâches.
Comment lutter contre les vracs numériques ?
Il existe aujourd’hui deux types d’approches pour traiter efficacement les vracs numériques :
- Une approche humaine mêlant conseil et utilisation de solutions logicielles open source.
Elle s’appuie sur une méthodologie éprouvée en 4 étapes :
- L’analyse
- Le cadrage des opérations
- Le traitement
- Le retour d’expérience avec ajustement des résultats.
Cette démarche est efficace en matière de traitement sur des volumes peu importants et un nombre restreint de typologies documentaires, afin d’éviter un coût dispendieux.
- Une approche alliant expertise et mise en œuvre d’une solution logicielle intégrée basée sur de l’intelligence artificielle.
Après réception et centralisation des fichiers par la DSI ou le département record management, les vracs sont traités comme un service par une vrac factory, et validés par le métier avant leur réintroduction dans la chaîne documentaire.
Outre la vérification des doublons, le versionning et l’indexation, l’objectif est d’analyser et de
reconnaître en profondeur par apprentissage (machine learning) :
- Le contenu sémantique
- La structure de l’organisation
- Le contexte métier des documents.
Ce dernier point est important en matière de gouvernance de l’information puisqu’il permet de reconditionner les documents utiles et à jour pour l’activité de l’entreprise.
En outre, cette vrac factory a l’avantage de valoriser le patrimoine documentaire en enrichissant de métadonnées les documents existants.
Ensuite vient le traitement pour trier les documents automatiquement selon des règles précises
(Record management), appliquer la confidentialité et la protection des données (RGPD), classer et synchroniser les fichiers vers des arborescences réseau de type Microsoft et enrichir les référentiels de l’organisation (SharePoint et autres ECM).
Pour l’instant, il existe peu de solutions pour traiter de manière industrielle les vracs numériques.
En revanche, les logiciels qui sont intégrés nativement à l’environnement de travail de l’utilisateur (ex. MS 365, Azure) et dont le coût de traitement est adapté et dégressif, auront certainement une
longueur d’avance sur leurs concurrents.
En conclusion, la problématique des vracs numériques permet d’aborder la gestion documentaire sous un angle positif en termes de création de valeur pour l’entreprise. Anticiper et réduire ce type de risque peut être une force et un atout de compétitivité révélatrice d’une bonne gouvernance documentaire.
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