Vos besoins
Trouvez votre solution sur mesure
Vos besoins
Selectionnez ce qui vous correspond le plus pour Conformité RGPD
Vos besoins
Selectionnez ce qui vous correspond le plus pour Externalisation
Vos besoins
Selectionnez ce qui vous correspond le plus pour Gain d’espace
Vos besoins
Selectionnez ce qui vous correspond le plus pour Economie
Vos besoins
Selectionnez ce qui vous correspond le plus pour Interopérabilité

Rappelez-nous





    Gouvernance documentaire

    Gérez et valorisez vos fonds documentaires (Records Management)

    Tout savoir sur l'expertise

    La gestion documentaire impacte l’ensemble des services de votre entreprise et contribue directement à votre efficacité globale ainsi qu’à la maîtrise de vos risques. 

    Xelians vous apporte toute son expertise documentaire au travers d’une démarche basée sur les principes du Records Management, politique d’optimisation et de sécurisation pour votre entreprise. 

    Qu’est-ce qu’une gouvernance documentaire ?

    On entend par ce terme, la stratégie et l’organisation que vous avez définies afin de gérer, partager, conserver, sécuriser et valoriser vos fonds documentaires.

    La gouvernance documentaire doit être élaborée selon la méthodologie éprouvée du Records Management.

    Cette méthodologie normée ISO 15-489 permet d’identifier les documents engageants pour votre entreprise et les gérer tout au long de leur cycle de vie : organisation, indexation, conservation. L’objectif est de les protéger tout en les rendant accessibles dans le temps.

    Le cycle de vie du document selon le Records Management

    Schema records management

    Vos attentes en matière de gouvernance de l’information

    Gestion et conservation des archives

    Identifier et préserver vos documents importants

    • Repérer les documents vitaux pour votre entreprise
    • Sécuriser tous vos documents importants
    • Savoir quels documents détruire et à quel moment

    Optimiser la gestion de votre patrimoine informationnel

    • Accès facilité et gestion centralisée de vos documents
    • Optimisation de l’espace disponible
    Xelians vous accompagne

    Les étapes de mise en place de la gouvernance documentaire

    Audit documentaire

    Audit documentaire

    Audit documentaire
    Audit documentaire

    Réalisé par nos consultants, il permet d’établir l’état des lieux complet de votre organisation documentaire et archivistique actuel.

     

    Cet état des lieux se réalise au travers d’entretiens individuels et d’une analyse de vos modes de conservation. Nous regardons vos processus métier par activité, recensons les typologies documentaires, la volumétrie, vos durées de conservation, les conditions de sécurité et modalités d’accès à l’information.

     

    Ceci dans le but de répondre au mieux à vos attentes et de vous délivrer, à la fin, un bilan avec des préconisations et un plan d’action.

    Conception de votre politique d’archivage

    Conception de votre politique d’archivage

    Conception de votre politique d’archivage
    Conception de votre politique d’archivage

    À la suite de notre audit documentaire, nos consultants élaborent votre politique d’archivage, un pilier essentiel pour la gouvernance d’entreprise.

     

    Dans cette étape, une analyse approfondie des outils existants est menée pour comprendre le cycle de vie des archives, couvrant la description, le versement, la conservation, la consultation jusqu’à la sortie finale.

     

    Allant au-delà de la simple gestion de documents, cette politique identifie les documents engageants, définit les besoins de conservation/destruction ainsi que les contraintes et risques. Par ces termes, nous entendons :

    · Le respect des obligations légales,

    · La continuité d’activité en cas de sinistre,

    · L’accès constant aux informations cruciales.

     

    Nous prenons garde également aux exigences archivistiques au travers de l’authenticité, la fiabilité, l’intégrité et l’exploitabilité de vos documents.

     

    Les acteurs impliqués dans le système d’archivage, tels que les utilisateurs finaux, l’archiviste, les services généraux, les systèmes d’information et la qualité, voient leurs rôles clairement définis.

     

    Cette étape permet donc d’établir les bases d’une gestion documentaire solide, intégrant contraintes, risques et exigences, tout en clarifiant les rôles de chacun.

    Elaboration de vos outils de gestion

    Elaboration de vos outils de gestion

    Elaboration de vos outils de gestion
    Elaboration de vos outils de gestion

    Les outils vous permettront de mettre en place votre politique d’archivage de façon opérationnelle. Nos objectifs dans cette étape sont de :

    · Formaliser vos modalités d’archivage

    · Tracer le cycle de vie de vos documents

    · Instaurer un bon pilotage des risques ainsi que des bonnes pratiques, durables et structurées.

     

    Pour ce faire, nous réalisons trois documents :

     

    1. Le plan de classements métier. C’est le tableau de bord mettant en place un système de classification qui structure, mais aussi répertorie, organise, hiérarchise et classe vos documents. Ce document est non seulement important car il reflète la vie de votre entreprise mais aussi parce qu’il est indispensable pour réaliser le prochain document.

     

    2. Le référentiel de conservation et de gestion des archives physiques et numériques. Celui-ci identifie, pour chaque activité, l’ensemble des documents d’entreprises à archiver et les

    caractéristiques permettant de gérer leur cycle de vie (ex : durée légale de conservation, règles de gestion).

     

    3. Les procédures d’application documentaire et archivistiques. Ces procédures décrivent, étape par étape le traitement et l’accès à vos informations et documents. C’est à dire les rôles des outils, les niveaux de criticité et de risque mais aussi de confidentialité.

    Les bénéfices

    Gestion et conservation des archives

    Sécurité

    Réduction des risques liés à la perte de documents

    Déploiement de nouvelles pratiques

    Gain de temps

    Recherche d’information facilitée.

    Mise en oeuvre des projets

    Sur-mesure

    Adaptation à vos contraintes : réglementaires, techniques, fonctionnelles, budgétaires et humaines

    Consultation et restitution des archives

    Conformité RGPD

    Respect des durées légales de conservation

    Pour aller + loin

    Les forces de Xelians

    Expertise

    45 ans d'expérience

     

    • Leader dans le traitement documentaire à 360°
    • Portefeuille varié de clients
      (Grands Groupe – PME – Professions libérales – Secteur public)
    • Interopérabilité des solutions

    Expérience optimale

    Complémentarité de nos offres

     

    • Chefferie de projet à 360°
    • Equipes d’experts pluridisciplinaires
    • Interopérabilité des solutions

    Interlocuteur unique

    De A à Z pour votre projet

     

    • Échanges simplifiés
    • Confiance
    • Proximité

    Adaptabilité

    Offre standard ou sur-mesure

     

    • Spécificités des besoins
    • Exigences sectorielles
    • Enjeux réglementaires

    Sécurité

    Tiers archiveur & de confiance

     

    • Confidentialité des archives
    • Hébergement des données sur le territoire français
    • Solutions et sites certifiés : ISO 27001 / HDS ; NF342 ; SIAF ; NF461…
    retour en haut de page