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    Numérisation Fidèle : 5 questions à se poser
    Avis d’experts
    Damien Pirsch Directeur de projets BPO

    Numérisation fidèle : 5 questions à se poser pour une utilisation réussie

    La numérisation fidèle garantit une reproduction à l’identique tant sur la forme que le fond d’un document papier. Il s’agit de la première étape pour obtenir une copie fiable, qui donne une valeur probante aux documents numérisés. Pour autant mettre en œuvre la numérisation fidèle n’est pas aussi simple qu’il y parait. Explications de Damien Pirsch, Directeur de projet BPO de Xelians.

     

    Produire une copie fidèle est loin de se résumer à l’utilisation d’un scanner « labellisé » pour la numérisation fidèle. La numérisation fidèle est normée depuis mai 2017.
    La norme NF Z42-026 spécifie les conditions à remplir pour produire des copies numériques fidèles.  De nombreux prérequis techniques doivent être respectés. A commencer par la chaîne de numérisation qui tient à la fois compte : des outils informatiques, des serveurs mais aussi de l’accès aux locaux, de la maintenance du matériel informatique ou encore de la formation des opérateurs. Se mettre en conformité avec les exigences techniques de la norme requiert des compétences, du temps et des ressources humaines. Maîtriser cette chaîne de numérisation est contraignant pour une entreprise, d’où la nécessité de faire appel à un opérateur de numérisation. Toutefois, l’externalisation de la numérisation fidèle pose plusieurs questions.

    1. La numérisation fidèle doit-elle être centralisée ou décentralisée ?

    Le choix entre numérisation centralisée et numérisation décentralisée repose en premier lieu sur un critère économique, à savoir : numériser dans les locaux de l’entreprise ou numériser par le biais des infrastructures de l’opérateur. Ce choix est conditionné par la nature des documents à numériser. Il peut s’agir d’un stock d’archives papiers (des documents inventoriés) ou bien de flux comme du courrier entrant (des documents non inventoriés). Par exemple, les projets de numérisation de stock sont souvent très coûteux. Ils peuvent facilement atteindre 90% du budget global prévu par l’entreprise. Il est alors pertinent de numériser uniquement ce qui est demandé en consultation, donc au fur et à mesure des demandes.

    2. Quelles conditions techniques de la fiabilité doivent-être établies avec l’opérateur ?

    La norme NF Z42-026 décrit très précisément les exigences pour mettre en œuvre une chaîne de numérisation fiable. Les conditions techniques de la fiabilité s’établissent en 4 grandes étapes :

    • Qualification de la chaîne de numérisation – Dans cette première étape, seul l’opérateur procède à des tests de capacités pour identifier à partir de quel seuil il note une dégradation de la fidélité de la copie. Concrètement, il faut constituer des lots de tests via des mires de calibrage. Puis, soumettre des documents compliqués à numériser (conditions générales de vente en petits caractères sur du papier tramé, documents avec photos…) aux paramètres de la chaîne de numérisation : résolution, colorimétrie, suppression de pages blanches, redressement…
    • Convention de numérisation – Ce document engageant encadre le processus global de numérisation fidèle. Il formalise ainsi les caractéristiques de la prestation et définit les responsabilités. Il explique le process mis en œuvre, le profil de numérisation retenu, les logiques de contrôle et de traçabilité. La convention de numérisation permet aussi une expertise en cas de contestation de la fidélité. Signée conjointement par l’opérateur et le donneur d’ordre, elle est annexée au contrat de la prestation.
    • Qualification des documents à numériser – Un lot de qualification, portant sur un échantillon des documents à numériser, est adressé par le donneur d’ordre. Après numérisation du lot de qualification par l’opérateur, le donneur d’ordre procède à un contrôle visuel page à page entre les originaux papiers et les copies numériques fidèles. Il vérifie la lisibilité et valide qu’il dispose bien d’une copie fidèle sur le fond comme sur la forme. Une fois la conformité statuée, un PV de conformité est établi pour permettre de lancer la production.
    • Production de livrables – Une fois les documents numérisés, il revient à l’opérateur de numérisation d’apposer une empreinte numérique associée à un horodatage pour sceller la production. Une attestation de numérisation est remise au donneur d’ordre avec la liste des livrables et les journaux de traitement.

    3. Détruit-on toutes les archives après avoir procédé à leur numérisation fidèle ?

    Le cadre normatif de la numérisation fidèle a ouvert la voie à la destruction des originaux papier. Bien qu’il s’agisse d’une opportunité pour réduire les volumes d’archivage physique, détruire toutes ses archives est déconseillé. Celles-ci n’ont pas toutes la même valeur. Tout dépend de la nature du document et de son caractère d’importance. Dans les faits, les entreprises préfèrent même avoir une double sauvegarde de certains documents engageants. Par exemple, un fabricant de matériaux a choisi de conserver les originaux papiers à forte valeur juridique (documents RH, dépôts de brevets, certificats, marques…) afin de disposer de l’original papier et d’une copie numérique fidèle (archivée dans un Système d’Archivage Électronique – SAE) présentables en cas de contentieux. Bien que ce fabricant défendait une approche zéro papier, seuls quelques documents de travail sans valeur juridique ont été détruits, soit moins de 30% des fonds documentaires de 100 services différents.

    Une double sauvegarde aux formats papier et numérique est, en effet, loin d’être disproportionnée. Le coût de conservation d’une feuille de papier est de moins d’un centime d’euro par an. Ainsi, le faible coût de stockage des archives permet de disposer d’une sauvegarde papier. Celle-ci aura son importance, notamment en cas de cyberattaque entraînant la suppression de tous les documents numériques. Les documents papiers à fort enjeu permettront de rétablir l’activité de l’entreprise. La copie numérique fidèle offre, quant à elle, un niveau de disponibilité élevé et une facilité d’accès en quelques secondes. Fini les heures passées à rechercher un document dans des boîtes à archives. En évitant la manipulation des documents papiers, le risque de perte est inexistant. Le numérique offre également une sauvegarde des documents en cas de destruction du papier suite à un sinistre (inondation, incendie…).

    D’un point de vue juridique, une double sauvegarde des documents engageants est recommandée. Si la copie fiable a la même force probante que l’original, il n’y a toujours pas eu de jurisprudence. La fiabilité est laissée à l’appréciation du juge. Même si une copie fiable est présentée devant un tribunal, la présentation de son original papier peut toujours être exigée. Les originaux papiers pourront toujours être présentés en cas de contentieux ou lors d’un contrôle.

    4. Faut-il procéder à une numérisation fidèle des courriers entrants ?

    La numérisation fidèle des courriers entrants est un atout pour garantir la durée de conservation des données personnelles imposées par le RGPD. Prenons l’exemple d’une mutuelle de santé qui reçoit 2000 courriers par jour. Son courrier entrant est constitué de demande d’adhésion, de remboursement, de changement de RIB, mais aussi de documents liés à sa structure (arrêts maladie, demande de congés des salariés…). Tous ces courriers sont conservés dans des cartons, toutes typologies de clients confondus et quelle que soit la nature des documents, dont la durée légale de conservation peut varier. En outre, le RGPD impose une limite de conservation des données personnelles de 36 mois. Pour être conforme au RGPD, il faudrait donc rechercher tous les ans dans des milliers de cartons les pièces à détruire. Des centaines de milliers d’opérations manuelles devraient être réalisées pour supprimer quelques feuilles des cartons. La numérisation fidèle des courriers entrants permet de disposer d’une copie fiable des courriers, préservée dans un SAE à vocation probatoire. Il est alors possible de procéder à un classement des copies fiables en fonction de leur typologie, de les indexer par client et d’ajouter un tag de destruction. La suppression des courriers numérisés est ensuite effectuée automatiquement une fois le délai de conservation atteint. Il est ainsi possible de conserver uniquement des copies fiables avec un objectif de destruction à court terme.

    En outre, la crise sanitaire actuelle oblige les entreprises à revoir leur processus lié à la gestion du courrier papier. La dématérialisation des courriers entrants s’est accélérée pour répondre aux besoins du télétravail. Une fois numérisés, les courriers entrants sont transmis rapidement aux collaborateurs où qu’ils se trouvent. Leur numérisation par un prestataire permet aussi d’uniformiser les flux d’entrées dans le Système d’Information. L’entreprise accède en un point unique à l’intégralité de son courrier entrant qu’il soit issu d’une numérisation, d’une boîte email, d’un formulaire de contacts ou d’un dossier réseau.

    5. Y-a-t-il des précautions à prendre en matière d’hébergement des copies fiables ?

    En matière d’hébergement des données, la Direction générale de la Sécurité intérieure (DGSI) recommande aux entreprises françaises de privilégier l’hébergement de leurs données dans des datacenters européens, avec des prestataires de services français ou européens, et d’en maîtriser la sous-traitance. Elle préconise de cesser de confier ses données à des prestataires américains. Pour rappel, le Cloud Act (loi fédérale américaine du 23 mars 2018) permet aux agences gouvernementales américaines d’accéder à n’importe quel document stocké dans des data-centers appartenant à des sociétés d’origine américaine, même si ces données sont hébergées en dehors des États-Unis. Aucun juge n’est saisi dans le cadre de cet accès aux données. Les entreprises doivent se montrer vigilantes dans le choix de leur prestataire, y compris pour la numérisation fidèle, afin de pallier les risques d’ingérance économique.

    La numérisation fidèle est donc un maillon important au sein d’une stratégie documentaire globale, puisqu’elle définit les conditions à respecter pour une copie numérique fiable. Elle permet de renforcer la fiabilité des copies numérisés devant un juge en cas de manquement. Avant d’entamer un projet de numérisation fidèle, il est indispensable d’identifier avec un opérateur de numérisation, tel que Xelians, les enjeux et risques liés à chaque typologie de document.

    La mise en place d’un dispositif de numérisation fidèle, comme le prévoit la norme NF Z42-026, doublé d’une conservation dans un SAE à vocation probatoire (certifié NF Z42- 013) répond aussi aux exigences du RGPD en termes de destruction des données personnelles. Aujourd’hui, le défi des entreprises est de savoir maîtriser les données qu’elles gèrent, car tout conserver de manière incontrôlée devient périlleux.

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