5 bonnes raisons d’organiser un Cleaning Day en entreprise
Trier, classer, réorganiser, jeter, détruire et recycler sont les actions qui rythment un Cleaning Days en entreprise. Cette opération fixée à l’avance avec les équipes permet de faire le tri et de réorganiser les dossiers quotidiens de chacun, avant un changement de site ou tout simplement pour un réaménagement de l’espace de travail. L’optimisation de l’espace et assainissement documentaire sont les maîtres-mots de cette journée de grand nettoyage.
Pour aider les entreprises et les administrations à optimiser leurs bureaux et réduire leurs coûts de stockage documentaire, Xelians propose une prestation clef en main de Cleaning Days.
Voici les 5 bonnes raisons qui feront relever les manches à votre équipe.
1. Identifier des événements déclencheurs
Votre entreprise projette de déménager dans de nouveaux locaux ou de fusionner avec une autre société. Un changement de direction s’est opéré ou bien encore elle est sur le point de fêter une date anniversaire importante. Autant d’événements déclencheurs propices à l’organisation d’un Cleaning Day au bureau.
Cette journée pourra tout bonnement servir à faire du vide en se délestant des dossiers superflus qui s’entassent sur chaque bureau. Mais, elle peut aussi avoir d’autres visées, comme : valoriser le patrimoine contenu dans les archives ou préserver la mémoire de l’entreprise en optimisant l’archivage des documents.
2. Rendre l’environnement de travail agréable
Faire place nette dans ses bureaux, c’est offrir un environnement de travail agréable et fonctionnel à vos collaborateurs qui pourront ainsi mieux organiser leur travail. Ranger, trier sont des actions qui aident à améliorer la concentration au travail, et donc l’efficacité.
En insufflant un côté convivial au Cleaning Day, la garantie de résultat sera bien meilleure que les initiatives individuelles.
3. Améliorer votre politique RSE
Le Cleaning Day trouvera naturellement sa place dans votre politique RSE. Il permet de fédérer les collaborateurs autour de votre démarche éco-responsable et de vos engagements en matière de recyclage.
Même à l’ère de la transformation digitale, le papier est toujours bien présent dans les entreprises. Il représente 75 % des déchets de bureau et n’est au final que très peu recyclé. Il est même trois fois moins trié qu’à la maison. Pourtant, le recyclage du papier permet d’éviter 390 000 tonnes de CO2 par an, soit les émissions annuelles de 200 000 voitures !
4. Réduire les coûts liés à l’archivage et au stockage
En moyenne, 50 % des documents conservés dans les armoires d’une entreprise sont archivés inutilement (documents personnels, versions de travail, doublons).
Le Cleaning Day est une journée utile pour éliminer tout ce qui est obsolète et archiver tout ce qui doit être préservé. Quoi de mieux pour réduire de 30% en moyenne des coûts liés à l’archivage et au stockage en interne.
Autre vertu de cette journée : l’obtention d’un état des lieux des fonds documentaires de l’entreprise.
5. Respecter les durées légales de conservation des documents
Appliquer les durées légales de conservation des documents est la première étape d’une gestion documentaire rationnelle et efficace. Le Cleaning Day permet de :
- Mettre à jour les documents dont les délais de conservation légale sont dépassés
- Définir ceux qui seront détruits
- Définir les documents qui seront encore archivés pour plusieurs années
Mais méfiez-vous d’un excès de zèle qui entraînerait la mise à la poubelle de documents à conserver, d’où l’intérêt de fournir aux collaborateurs un guide récapitulatif des durées de conservation légales en fonction de la typologie des documents.
Les questions qui donneront le top départ de votre Cleaning Day :
- Avez-vous un projet de déménagement vers un nouveau siège ou un nouveau bâtiment ? De fusion – Acquisition ? De changements de gouvernance ?
- Souhaitez-vous optimiser vos actions d’archivage et de traitement documentaire ?
- Avez-vous déjà externalisé vos archives?
- Avez-vous récemment réalisé un audit documentaire ? Avez-vous un plan de classement ?
- Avez-vous des documents confidentiels ? Si oui, comment les conservez-vous ?
- Travaillez-vous de manière collaborative (GED…) ?
- Pensez-vous avoir une bonne gestion de vos archives ?
- Avez-vous un circuit de validation pour vos documents ?