Quels sont les enjeux de l’archivage ?
Bien plus qu’une simple contrainte légale, l’archivage de documents répond à des enjeux essentiels et peut apporter une réelle valeur ajoutée à votre organisation. Mais alors quels sont les principaux bénéfices de l’archivage pour votre entreprise ?
Conformité et maîtrise de vos risques
Archiver c’est :
- Respecter vos obligations en conservant vos documents pendant toute la durée d’archivage légale
- Protéger vos droits, en étant capable de produire des documents à valeur probatoire
- Maîtriser vos risques et préserver la pérennité de votre activité
Ainsi, un archivage de documents efficace vous permet de produire les documents indispensables lors d’un contrôle administratif, d’un audit ou devant un tribunal, ou de redémarrer votre activité dans de bonnes conditions après un sinistre.
Vous devez donc sécuriser vos documents afin qu’ils ne soient pas détruits (inondation, incendie…), perdus ou volés. Vous devez également être capable de prouver que vos documents n’ont pas été falsifiés, involontairement ou non.
Archiver dans les règles de l’art implique la mise en œuvre de moyens adaptés à vos documents papier et/ou numériques, et à vos besoins en termes de consultation, de confidentialité etc.
De plus, vous n’avez besoin d’archiver que les documents utiles dans le cadre de votre activité ou au titre de la preuve. Conserver tous vos documents est inutilement coûteux en place et en budget. Cela implique de trier vos dossiers en amont afin de ne conserver que les documents indispensables. Ce principe est encore plus vrai depuis l’entrée en application du RGPD sur la protection des données personnelles.
Toutefois, les règles de gestion applicables sont les mêmes quel que soit le support de vos documents. C’est pourquoi il est nécessaire de mettre en œuvre une stratégie globale et homogène : durées de conservation, description des documents, règles de confidentialité… pour faciliter le travail de vos collaborateurs au quotidien, en toute sécurité.
Qualité et optimisation de votre fonctionnement
L’archivage de documents est un moyen de pérenniser votre patrimoine documentaire et de faciliter son exploitation dans la conduite courante de votre activité.
Ainsi, un accès facile et rapide à vos documents et dossiers vous permet de les traiter de façon optimale. Au-delà de l’archivage, il est donc recommandé de réfléchir plus largement à votre stratégie de gestion des documents, afin d’intégrer si besoin la numérisation, la dématérialisation de vos processus…
Efficacité et optimisation de vos coûts
Enfin, l’archivage est créateur de valeur ajoutée pour votre organisation : efficacité accrue, gain de temps, optimisation de vos surfaces de stockage, satisfaction de votre clientèle…
Les archives remplissent donc une triple fonction. Elles sont à la fois :
- Vecteur de communication
- Moyen de preuve
- Outil de mémoire
Face à tous ces enjeux, il est essentiel de savoir comment archiver et de respecter certaines règles afin d’archiver de façon optimale, notamment en respectant les principes du Records Management.
Outre des solutions d’accompagnement et de gestion opérationnelle de vos archives, Xelians propose des prestations de services documentaires, d’archivage physique et numérique afin de prendre en compte l’ensemble de vos besoins.
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