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    Quels sont les risques qui menacent vos archives ?

    Il existe un certain nombre de risques liés à la conservation des archives physiques :

     

    Un sinistre

    Au sein de vos locaux, vos archives peuvent être victime d’un sinistre (par exemple un incendie ou une inondation), ou à des risques biologiques (détérioration par des rongeurs, contamination par des moisissures ou des insectes) qui peuvent détruire ou fortement endommager vos archives. Enfin, une perte des documents fiscaux ou confidentiels peut avoir de graves conséquences sur votre entreprise.

    Externaliser vos archives sur un site sécurisé et certifié, permet de limiter vos risques. En effet, certains sites de conservation sont hautement sécurisés afin de limiter les risques matériels: système de détection, protection incendie, contrôles des accès, alarmes anti-intrusion, systèmes de protection contre toutes autres nuisances.

     

    L’accessibilité des documents

    Retrouver un document peut vite s’avérer difficile. En effet, certaines archives sont parfois entassées les unes sur les autres dans des cartons disposés en sous-sol ou sur des étagères. Or, dans certains sites de conservation, les cartons sont bien identifiés par le personnel grâce à un système de codes-barres.

    Conservation archives

    La fuite de vos documents

    Dans la majorité des entreprises, la pièce dans laquelle les archives sont conservées n’est pas équipée d’un contrôle d’accès ni de caméras de surveillance. Cela permet donc à tous les collaborateurs d’accéder aux archives, même les plus sensibles ! La fuite d’un document confidentiel vers la concurrence par un collaborateur malveillant reste une possibilité.

    Au sein d’un site de conservation, l’anonymisation des cartons rend difficile la possibilité de vol d’un document, Ces sites disposent d’un contrôle d’accès performant. Le personnel est soumis au secret professionnel en signant un engagement de confidentialité.

     

    Un manque de place

    Vous conservez de plus en plus de documents et vous consacrez une ou plusieurs pièces pour vos archives, il est possible qu’au fil du temps vous manquiez de place pour conserver la totalité de vos archives physiques. L’externalisation de vos archives permet de résoudre votre problème d’espace.

    L’externalisation de vos archives possède de nombreux avantages aussi bien en termes de sécurité que d’optimisation de l’espace de travail.

     

    Vous souhaitez en savoir plus sur nos solutions d’archivage physique ? 

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