Comment mener votre projet de dématérialisation de documents ?
Mettre en œuvre la transition numérique dans votre entreprise nécessite d’avancer par étape.
En effet, le travail collaboratif intégré dans une organisation transversale reste un principe théorique.
En réalité, la dématérialisation des documents s’effectue processus par processus, donc par métier, voir même plus finement.
Plusieurs étapes sont nécessaires pour passer à la dématérialisation de vos documents.
1. Définissez vos priorités à partir de votre fonctionnement actuel
Par exemple, les étapes de traitement des factures sortantes sont différentes que pour les factures entrantes, d’ailleurs les équipes en charge des deux flux sont le plus souvent distinctes.
Ainsi, vous devrez examiner en détail le processus de traitement de chaque flux pour identifier de manière exhaustive chacune des tâches actuellement réalisées pour identifier les sources d’optimisation : s’agit-il de réduire les erreurs de saisie ? de faire des économies ? d’optimiser vos délais de traitement ? de paiement ?
L’organisation de la gestion de vos flux documentaires par processus permet de mettre en place une solution réellement sur-mesure :
- Classement dans une structure « logique » pour les collaborateurs
- Utilisation de la terminologie adaptée pour les métadonnées / index qui permettent d’identifier les documents, et donc de les retrouver facilement
- Workflow de traitement et d’automatisation adapté à votre organisation : classement automatique d’un document, transfert vers une personne spécifique ou une équipe, validation intermédiaire, signature…
2. Impliquez vos collaborateurs
Lorsqu’on parle de dématérialisation de documents ou de dématérialisation des processus, la connaissance des collaborateurs directement impliqués est indispensable. Cela permet de bien comprendre en quoi consiste leur métier au quotidien pour concevoir une solution plus performante, source de productivité pour l’entreprise et satisfaisante pour les salariés concernés.
Refondre un processus métier nécessite de le « décortiquer » sous tous les angles afin d’en comprendre les mécanismes, les enjeux et le potentiel de rationalisation.
Voici quelques questions à vous poser :
- Quelles sont les tâches réalisées ?
- Quel est le circuit de validation ? Les personnes impliquées ?
- Quels sont les documents impliqués ? Format, volumétrie, fréquence… sont des critères à prendre en compte.
- Quelles sont les connexions avec les systèmes d’information en place ?
- Où sont les points faibles du dispositif actuel ? Source d’erreurs, délai d’attente, faille de sécurité et de confidentialité…
Impliquer vos collaborateurs dès le début de votre projet et jusqu’à sa concrétisation est le meilleur moyen de les motiver pour construire leur outil de travail de demain et le prendre en mains.
3. Faites-vous accompagner par un expert
Réussir votre projet de dématérialisation de documents implique d’en maitriser les aspects organisationnels, réglementaires, normatifs, documentaires, humains et techniques.
En effet, mettre en œuvre la dématérialisation nécessite de recourir à plusieurs outils de manière totalement intégrée afin de :
- Gérer toute votre chaîne documentaire
- Maîtriser vos risques juridiques
- Offrir une transparence complète à vos utilisateurs.
Plateforme de dématérialisation, gestion électronique des documents, archivage électronique à vocation probatoire ou non selon la nature des documents, numérisation des flux papier entrants ou des fonds historiques… sont des composants nécessaires pour prendre en compte l’intégralité de votre projet.
Le recours à un prestataire de service dont c’est le métier peut vous aider dans la dématérialisation de vos processus. Il vous accompagnera dans le pilotage de votre projet dans le respect de votre planning et de votre budget, tout en intégrant vos spécificités afin de concevoir une solution personnalisée.
4. Accompagnez le changement
Votre projet de dématérialisation des documents est une étape clé dans la transformation digitale de votre entreprise.
C’est pourquoi vous devez communiquer largement sur votre projet afin d’expliquer ses enjeux stratégiques, dès son lancement, pendant toute la phase de conception, et au-delà afin d’accompagner les changements induits par la dématérialisation et les impacts sur tous les intervenants concernés.
Communication, formation, sensibilisation, accompagnement… autant d’actions favorables à une prise en mains efficace et durable.
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