Réinventer l’archivage : avec X‑AM, Xelians fait la différence
La pression réglementaire, l’onde de choc post‑Covid et la hausse des coûts de stockage numérique obligent les organisations à revoir leur politique d’archivage. Télétravail, réduction des surfaces, fin des salles d’archives : il faut décider quoi conserver, quoi détruire et sécuriser les données sensibles.
Xelians accompagne ce virage avec Xelians Archives Management (X‑AM), une approche d’archivage électronique hybride pensée pour la conformité, la maîtrise des risques et l’optimisation budgétaire. RGPD, vigilance accrue des DPO, sanctions de la CNIL et réformes métiers ont mis la gouvernance documentaire sous pression.
La pandémie a accéléré la dématérialisation et déclenché des déménagements vers des bureaux plus petits, rendant incontournable l’inventaire des fonds physiques et la définition de durées d’utilité administrative (DUA). « Garder ou détruire ? Seul un audit structuré permet de trancher », indique Damien Verger, Directeur Commercial de Xelians Archivage.
Du papier au vrac numérique: l’infobésité coûte cher
Après le désengorgement des dépôts physiques, les directions découvrent des téraoctets épars : partages réseau, SharePoint, GED multiples, etc.
L’explosion des volumes fait grimper les coûts en licences et stockage cloud. Quant aux doublons et aux données orphelines, ils élargissent la surface de risque et alourdissent les réponses de conformité. « Classifier, éliminer et automatiser les règles de conservation devient dès lors vital », ajoute-t-il.
Transformer la contrainte réglementaire en levier
Le RGPD (anonymisation, limitation des durées de conservation, droit à l’effacement) croise désormais les obligations métier : santé, marchés publics, RH, fiscalité…
Cartographier exigences, risques et preuves de traçabilité protège la réputation et évite les pénalités. « Xelians outille cette convergence gouvernance/risques/coûts pour bâtir des politiques exécutables », poursuit Damien Verger.
X‑AM: bien plus qu’un SAE classique
X‑AM centralise ainsi, dans un même cockpit, archives numériques, stocks physiques internes et externalisés. Basé sur le cœur Vitam pour une interopérabilité élargie et appuyé par la passerelle Xelians Data Hub pour simplifier la collecte de flux hétérogènes depuis différents SI.
X‑AM assure une chaîne de conservation probante, souveraine et opérée en France. Un atout pour les DPO et les métiers.
Souveraineté, sécurité, certifications
Sous la pression de menaces cyber toujours plus sophistiquées, Xelians s’appuie par ailleurs sur des environnements d’hébergement souverains et opère son propre Security Operations Center (SoC), piloté par un SIEM de dernière génération qui supervise 24 h/24 l’intégrité des données et la conformité des accès.
L’entreprise compte également parmi les premières certifiées sur la dernière version d’ISO 27001 et poursuit une démarche continue de contrôle, de traçabilité et d’amélioration.
IA, automatisation & responsabilité
L’unité de R&D Xelians, quant à elle, explore l’IA de préclassement et de détection du vrac numérique pour accélérer tri et application de règles de conservation ; mais aussi des technologies blockchain pour la sécurisation des pistes d’audit ; et l’automatisation des réponses standardisées (ex. traitement de courriers) déjà en production dans une filiale.
En ce qui concerne les métriques ESG empreinte carbone des data centers, critères RSE de notation dans les appels d’offres publics, ils guident nos actions d’optimisation énergétique.
Devenez maître de vos archives
« Face à l’évolution des contraintes réglementaires et aux budgets IT sous tension, l’archivage n’est plus une option, conclut Damien Verger. Avec X‑AM, Xelians transforme l’archivage en actif de confiance, de conformité et de performance durable. Preuve que vos archives peuvent devenir un levier stratégique.
