GEC : les 5 informations essentielles à connaître pour sa bonne mise en place
Aujourd’hui, la gestion du courrier est devenue un enjeu indispensable au bon fonctionnement des organisations. Les multiples canaux de correspondance (mail, courriers…) complexifient cette gestion :
- Le courrier arrive en 3ème position parmi les documents les plus fréquemment numérisés, derrière les factures et les contrats
- 53% des entreprises utilisent le courrier postal comme mode d’acheminement des factures clients
Pour y arriver, la mise en place d’un système de Gestion Electronique de Courrier (GEC) est devenue un des projets prioritaires pour les entreprises.
Mais avant de se lancer il est important de connaître les informations essentielles à sa bonne mise en place.
1. Qu’est-ce qu’un logiciel de Gestion Electronique de Courrier (GEC) ?
La gestion électronique du courrier sert à optimiser de façon numérique le traitement quotidien de vos correspondances. Que ce soit entrant ou sortant, l’objectif principal : 0 papier et un accès en mobilité.
2. Pourquoi une entreprise aurait-elle besoin d’une GEC ?
Le service de gestion du courrier est aujourd’hui indispensable au fonctionnement des organisations privées comme publiques. La montée en puissance du numérique oblige à une réorganisation totale de ce service.
La modernisation des services de gestion électronique du courrier (GEC) facilite les liens entre :
- Une organisation et ses correspondants
- Les directions et les services (surtout lorsqu’elle est composée de plusieurs sites).
3. Quels sont les avantages de la mise en place d’une GEC pour une entreprise ?
Les bénéfices sont multiples, notamment au niveau de l’amélioration de la productivité de vos collaborateurs:
- Gain de temps sur le traitement des courriers (diminution du délai de réponse également)
- Gestion plus fluide de l’Administratif par la mise en place de workflow
- Centralisation de tous vos documents
- Archivage sécurisé sur plusieurs années, en ajoutant l’accès en mobilité
- Mise à disposition d’une signature électronique.
Tous ces éléments permettent une réduction drastique des consommables (machine à affranchir, cartouches d’encre de l’imprimante…).
4. Quels sont les paramètres à prendre en compte pour la mise en place d’un projet de GEC ?
- 1ère étape – Quels types de courriers ou de documents utilisez-vous ?
Pour mettre en place une solution GEC, vous devez d’abord définir les types de courriers/documents qui y seront traités. Cela permettra de définir le périmètre fonctionnel qui vous correspond le mieux. Par ailleurs, il est certes important de prendre en considération les types de courriers et de documents entrants et sortants, mais pas que.
- 2ème étape – Quels sont les éléments ou les données à prendre en compte ?
Interrogez-vous sur les services qui seront impliqués :
- Quels sont-ils ?
- Combien d’utilisateurs cela concerne-t-il ?
- Ont-ils un circuit de traitement défini ?
- Ont-ils un circuit de validation prédéfini ?
- Faut-il intégrer ces circuits dans la solution de gestion électronique de courrier ?
- En fonction de quel document ?
Ces éléments sont indispensables pour une mise en place facile et réussie mais également pour permettre une prise en main rapide par vos équipes, ce qui accéléra leur productivité. Il faut donc y réfléchir et tout définir avant la mise en place effective.
- 3ème étape – Quelles sont les métadonnées récupérées ?
Destinataires, date limite de traitement, liste de diffusion, attribution, droits, tout autant de données qui permettent de faciliter le traitement du courrier grâce aux modèles personnalisés enregistrés dans l’administration.
- 4ème étape – Et après ?
Une fois le circuit « traditionnel » du courrier entièrement défini, il est important de penser « à l’après ».
Par exemple, avez-vous besoin d’une signature électronique ?
Il est possible d’intégrer un parapheur électronique dans votre GEC. L’utilisation d’un parapheur permet d’avoir :
- L’annotation et l’écriture manuscrite : insérer des commentaires, souligner, encadrer comme sur une version papier
- La signature électronique : une fois signer, la signature est complétée par un cachet serveur ou une signature eIDAS avancée
- Environnement opérationnel complet : paramétrage utilisateurs, circuits, notifications, connexion LDAP…
La combinaison d’un logiciel de GEC et d’un logiciel de parapheur électronique fluidifiera vos échanges et améliorera votre productivité
- 5ème étapes – Envoi dématérialisé ou sous format papier ?
Pour finir, il est important de définir le type de courrier que vous souhaitez expédier c’est-à-dire au format papier ou dématérialisé. Cette étape vous permettra de choisir un logiciel adapté à vos critères et vos objectifs.
Pour vous aider dans la mise en place d’une GEC, nos équipes d’experts se tiennent à votre disposition pour vous accompagner et répondre à toutes vos questions.
5. Quels conseils donneriez-vous à des entreprises qui veulent se lancer mais qui n’osent pas ?
La gestion électronique du courrier au sein d’une organisation, quelle que soit sa taille et son domaine, est une activité critique qui nécessite un processus de suivi et de traitement de bout en bout.
Une distribution manuelle du courrier conjuguée à une multiplication des canaux entrants peut être source d’erreur et d’oubli, ne permettant pas un pilotage efficace du traitement.
Aussi, face à ces enjeux il est devenu essentiel de mettre en place une solution de Gestion Electronique de Courrier.
Du conseil à la formation de vos équipes, Xelians et ses équipes vous accompagnent dans la mise en place de votre projet GEC.