GEC : les 5 informations essentielles à connaître pour sa bonne mise en place

Aujourd’hui, la gestion du courrier est devenu un enjeu indispensable au bon fonctionnement des organisations. Pour y arriver, la mise en place d’un système de Gestion électronique de courrier est devenu un des projets prioritaires pour les entreprises. 

Mais avant de se lancer il est important de connaître les informations essentielles à sa bonne mise en place.

A cet effet :

• saviez-vous que le courrier arrive en 3ème position parmi les documents les plus fréquemment numérisés, derrière les factures et les contrats ?
• ou encore que 53% des entreprises utilisent le courrier postal comme mode d’acheminement des factures clients ?

C’est d’ailleurs pour ces principales raison que les entreprises du secteur privé ou public ont comme projet prioritaire la mise en place d’une Gestion Electronique de Courrier pour gérer l’aspect multi-canal de leurs correspondances (24 % des organisations publiques ont déjà passé le pas).

Cependant, avant de se lancer dans ce projet, il est important de connaître les informations essentielles pour sa bonne mise en place.

Victor CHARMOILLE, ingénieur commercial, nous éclaire sur le projet GEC au travers de ces 5 questions.

Qu’est-ce qu’une G.E.C ?

La gestion électronique du courrier c’est optimiser de façon numérique le traitement quotidien de vos correspondances. Que ce soit entrant ou sortant, l’objectif principal : 0 papier et un accès en mobilité.

Pourquoi une entreprise aurait-elle besoin d’une GEC ?

Le service de gestion du courrier est aujourd’hui indispensable au fonctionnement des organisations privées comme publiques. La montée en puissance du numérique oblige à une réorganisation totale de ce service.
La modernisation des services de gestion électronique du courrier (GEC) facilite les liens à la fois entre une organisation et ses correspondants et entre les directions et les services (surtout lorsqu’elle est composée de plusieurs sites).

Quels sont les bénéfices générés pour une entreprise ?

Les bénéfices sont multiples, notamment au niveau de l’amélioration de la productivité de vos collaborateurs:

• gain de temps sur le traitement des courriers (diminution du délai de réponse également)
• gestion plus fluide de l’Administratif par la mise en place de workflow
• centralisation de tous vos documents
• archivage sécurisé sur plusieurs années, en ajoutant l’accès en mobilité
• mise à disposition d’une signature électronique.

Tous ces éléments permettent une réduction drastique des consommables (machine à affranchir, cartouches d’encre de l’imprimante…).

Quelles sont les informations indispensables à prendre en compte pour la mise en place d’un projet de GEC ?

• 1ère étape – Types de courriers ?

Pour mettre en place une solution GEC, vous devez d’abord définir les types de courriers/documents qui y seront traités. Cela permettra de définir le périmètre fonctionnel qui vous correspond le mieux. Par ailleurs, il est certes important de prendre en considération les types de courriers et de documents entrants et sortants, mais pas que.

• 2ème étape – Les services impliqués ?

Interrogez-vous sur les services qui seront impliqués :

• Quels sont-ils ?
• Combien d’utilisateurs cela concerne-t-il ?
• Ont-ils un circuit de traitement défini ?
• Ont-ils un circuit de validation prédéfini ?
• Faut-il intégrer ces circuits dans la solution de gestion électronique de courrier?
• En fonction de quel document ?

Ces éléments sont indispensables pour une mise en place facile, réussie et une prise en main rapide par vos équipes, ce qui accéléra leur productivité. Ils font donc y réfléchir et tout définir avant la mise en place effective.

• 3ème information – Les métadonnées récupérées ?

Autre information indispensable, quelles sont les métadonnées récupérées et générées? Destinataires, date limite de traitement, liste de diffusion, attribution, droits, tout autant de données qui permettent de faciliter le traitement du courrier grâce aux modèles personnalisés enregistrés dans l’administration.

• 4ème information – Et après ?

Une fois le circuit « traditionnel » du courrier repris, il est important de penser « à l’après ». Par exemple, avez-vous besoin d’une signature électronique ou bien une griffe suffit-elle ? Cette réponse impliquera de savoir si, oui ou non, vous devez intégrer un parapheur électronique.

• 5ème information – Envoi dématérialisé ou sous format papier ?

Pour finir, l’envoi du courrier sera t’il dématérialisé ou bien expédié en format papier ?
Si c’est le cas, êtes-vous en capacité d’absorber cette dernière étape et non des moindres ?
Si non, avez-vous pensé à l’externalisation ?

Bien sûr ce sont de nombreuses questions auxquelles nos équipes, commerciales et projets, sont prêtes à répondre lors de leur accompagnement ou bien en amont.

Quels conseils donneriez-vous à des entreprises qui veulent se lancer mais qui n’osent pas ?

La gestion électronique du courrier au sein d’une organisation, quels que soient sa taille et son domaine, est une activité critique qui nécessite un processus de suivi et de traitement de bout en bout. Une distribution manuelle du courrier conjuguée à une multiplication des canaux entrants est source d’erreur, d’oubli et ne permet pas un pilotage efficace du traitement.
Aussi, face à ces enjeux il est devenu essentiel de mettre en place une solution de Gestion Electronique de Courrier. Ce n’est qu’une question de temps avant que cela soit inévitable pour votre organisation. Qu’attendez-vous ? N’hésitez plus !

Du conseil à la formation de vos équipes, Xelians et ses équipes vous accompagnent dans la mise en place de votre projet GEC.
Pour en savoir plus, découvrez nos offres de GEC OU contactez-nous  !